Abogados cansados del Zoom: consejos para evitar la fatiga digital
Los expertos recomiendan pausas y cambiar de actividad
El uso de Zoom y otros servicios similares (Skype, TeamHangouts o WhatsApp) se disparó en todo el mundo con el inicio de la pandemia. Las videollamadas han permitido a los abogados seguir teniendo un trato personal con los clientes y colegas del despacho, respetando, al mismo tiempo, las recomendaciones sanitarias y el distanciamiento social. Sin embargo, el uso intensivo de estas plataformas para entrevistas, reuniones, juicios, cursos, etc., ha terminado por fatigar a los letrados. El pasado mes, el medio estadounidense Law.com se hacía eco del problema en un artículo en el que socios de distintos bufetes anglosajones manifestaban sentirse más cansados por las inacabables rondas de videoconferencias (alguna de ellas evitable) que por las llamadas telefónicas. De hecho, alguna de las firmas había decidido dejar de usar Zoom porque los clientes preferían volver a la conversación tradicional.
Los abogados reconocen, no obstante, que estas reuniones virtuales han supuesto una ventaja durante la pandemia y que siguen siendo necesarias dada la situación. Lo cierto es que, en poco tiempo, los bufetes han abrazado las nuevas tecnologías como un elemento esencial para su supervivencia, y parece que no hay vuelta atrás. El reto al que se enfrentan es el de saber aprovechar su potencial gestionando de forma adecuada su uso para minimizar los riesgos en la salud de los profesionales.
Pros y contras
“El ahorro de gastos y tiempo es uno de los principales beneficios de estas plataformas para los letrados”, señala Lidia Zommer, socia directora de Mirada 360º. Si bien no es el medio ideal para una primera toma de contacto con el cliente, reflexiona, “ante distancias geográficas o barreras sanitarias, la videollamada es un canal de comunicación que genera más confianza que el teléfono”. Además, apunta, las grabaciones pueden servir para llevar “un registro de los acuerdos logrados”. En resumen, agrega Sara Molina, consultora y coach de Nize Partners y vicepresidenta del Instituto de Salud Mental de la Abogacía (ISMA), estas herramientas son una “ventaja competitiva para aquellos abogados con habilidades de dirección de proyectos y empatía digital”.
Sin embargo, desenvolverse en un entorno virtual también tiene inconvenientes. Además de los problemas técnicos, “que pueden poner en peligro una reunión”, y los riesgos para la confidencialidad si no se cuenta con un entorno adecuado, Zommer apunta a otras dificultades que tienen que ver con la propia dinámica de las videollamadas y el desgaste personal de los letrados. “El éxito de la gestión con clientes reside en crear vínculos fuertes”, explica la experta en comunicación, y este canal no genera el mismo grado de confianza que una reunión personal. Uno de los motivos es que en las conversaciones a través de la pantalla se pierde mucho del lenguaje no verbal “que da contexto y riqueza a las interacciones espontáneas”. Por otro lado, al desaparecer el valor añadido del espacio en que se desarrolla la conversación (oficina, edificio, etc.), coincide Molina, “todo el peso recae sobre las relaciones humanas, mucho más difíciles de cultivar en la distancia”.
Equilibrio
Los profesionales tienen que neutralizar estas desventajas haciendo un mayor esfuerzo de concentración (con mayor fatiga visual), lo que supone “un consumo extra de energía”. Si a esto sumamos que se está trabajando más horas netas (debido, en parte, a la preocupación por el futuro), el tiempo de ocio utilizado en estas mismas plataformas, y que no hay desplazamientos que espacien las reuniones, los letrados pueden acabar “encadenados a una pantalla”, afirma Zommer.
No obstante, apunta Marisa Méndez, psicóloga y coach especializada en bienestar y crecimiento personal, hay fórmulas para conseguir un equilibrio óptimo entre la productividad y la salud de los abogados. En primer lugar, señala, la falta de contacto visual con el interlocutor dificulta la comunicación y hacen necesario un entrenamiento. En este sentido, Méndez recomienda acostumbrarse a hablar más despacio y a comprobar si el mensaje ha llegado de forma adecuada. De esta forma, el tiempo invertido es más productivo.
Por otro lado, añade, “es importante reconocer cuándo se está cansado para parar”. Ese es el momento en el que hay que descansar y cambiar de actividad, “pasando a un canal totalmente distinto al cognitivo”. Es decir, en vez de ponerse a repasar el informe “hay que dedicar un tiempo a dar un paseo (canal físico) o a hacer una llamada a alguien importante (canal emocional)”. Si se tienen en cuenta los “ritmos ultradianos” (un tipo de ritmos biológicos), la proporción debería ser de 90 minutos por 15 o 20 de pausa. De la misma opinión es Molina, que da mucha importancia a una gestión eficiente del tiempo, eliminando interrupciones, “en favor del bienestar y el rendimiento”.
Productividad
Continuar trabajando cuando se está cansado es, señala Méndez, “improductivo y, a la larga, genera problemas de salud”. La psicóloga está convencida de que bienestar y rendimiento pueden ir juntos y, para ello, hay que “aprender a observarse para mantener el equilibrio y la energía óptima”. Las claves, para Méndez, de un buen uso de las tecnologías, más aún durante la pandemia, son: el descanso digital, mantener un sueño reparador, y “recargar las pilas” celebrando los pequeños o grandes logros conseguidos en vez de “ir a por la siguiente tarea”. Por último, Méndez hace hincapié en prevenir el llamado tecnoestrés, “que aparece a causa de la falta de competencia para utilizar las nuevas tecnologías de una manera saludable”. Por eso, subraya, “es importante explicar y formar a los equipos y no confiar en la intuición o la suerte”.
Distintos canales según el mensaje
Reunión personal. Para Sara Molina, “son, sin duda, la forma de generar empatía y sintonizar con nuestros interlocutores de forma más cercana”. Por lo tanto, sería la mejor opción para la primera visita de un cliente. Sin embargo, apunta, “la situación sanitaria actual resta naturalidad a estas reuniones, generando situaciones que no siempre son idóneas para empatizar”.
Videollamada. Han sustituido a muchas reuniones presenciales para evitar el riesgo de contagio del coronavirus. Para conseguir que sean eficientes, apunta Molina, y dado que suelen estar planificadas, deberían de marcarse unos objetivos a cumplir en un tiempo determinado.
Teléfono. De entre todos los canales de comunicación, el telefónico es el medio más inmediato, “por lo que debe emplearse para aquellas cuestiones que requieran de una respuesta rápida por su urgencia e importancia”, señala la experta. Además, puesto que una llamada entrante interrumpe la concentración, es recomendable silenciar el móvil en ciertos momentos “a no ser que nuestras responsabilidades dentro de la firma no lo permitan”.
Mensajería instantánea. El WhatsApp o Telegram podrían utilizarse como “medio para para recordar una reunión, dar información de carácter general sobre la firma (números de teléfono, horarios..), u otro tipo de avisos, “pero nunca para el intercambio de información o documentos sensibles relativos a los expedientes”, advierte.
E-mail. Normalmente, explica Molina, este canal se utiliza para enviar documentación o mensajes que no requieran de una respuesta inmediata. “Uno de los errores más comunes ha sido, durante mucho tiempo, asimilar el e-mail a un canal instantáneo de comunicación”. Las interrupciones continuas merman la productividad del abogado, asevera.
