Seis herramientas que ayudarán a ahorrar tiempo a las pymes

Aquí tienes un completo set virtual de herramientas con todo lo necesario para ahorrar tiempo y mantener organizadas las diferentes tareas en la gestión de tu pequeña empresa.

Adaptación del texto original publicado Sherry Gray en Business 2 Community.

Simplificar las búsquedas en la red

La búsqueda online de noticias de interés puede llegar a ser frustrante cuando después de visitar varias fuentes, no logramos encontrar el sitio que aborde con exactitud el tema que nos interesa. Puedes evitar esa pérdida de tiempo utilizando Theneeds, una aplicación diseñada para "descubrir lo mejor de la web a partir de tus intereses".

A diferencia de otros servicios, Theneeds ofrece una característica totalmente nueva. Después de hacer tu selección, el programa la registra y crea parámetros, como por ejemplo sobre los intereses de tus contactos, o sobre lo más popular de las redes sociales. A medida que se van produciendo cambios en tus preferencias, los contenidos también van siendo diferentes, de una forma personalizada. Estos contenidos incluyen noticias, artículos, música, deportes, vídeos, publicaciones en redes sociales, y mucho más. Y todo ello sin tener que ir visitando una a una tus webs favoritas.

Facilidad de acceso a la documentación

Todo el proceso de envío de formularios para recibirlos cumplimentados de vuelta por fax o correo, y después pasar a escanearlos para su archivo,  ya ha pasado a la historia. Canvas es un programa estupendo que permite crear aplicaciones de formularios personalizados para que tanto clientes como empleados puedan descargar, rellenar, firmar y devolver dichos impresos desde cualquier dispositivo.

Genera nuevos planteamientos sobre la marcha, recopila documentos de los empleados, impresos de pedidos a cumplimentar por los clientes, adjunta capturas a los registros, escanea códigos, etc. Canvas pone a tu disposición todo tipo de documentación, con independencia de donde te encuentres. Además, su sistema de almacenaje en nube te permitirá acceder a toda esa información en cualquier momento.

Contabilidad rápida

Minimiza tus problemas contables con FreshBooks, un software de contabilidad fácil e intuitiva. Elaborar presupuestos, enviar y realizar seguimiento de facturas, recibir pagos, realizar un control de los gastos, gestionar informes de antigüedad, y adjuntar capturas de recibos de gastos. Podrás llevar un seguimiento del tiempo de facturación y predicción de gastos de forma automática, sin tener que registrar entradas individuales. Al ir emitiendo facturas sobre la marcha, te va a permitir incluso que te sean abonadas más rápidamente.

También tienes la opción de exportar los datos a QuickBooks, y así cuando lleguen las fechas de realizar la declaración de la renta, no tendrás que tomarte toda una semana para poder hacerlo. Encontrarás perfectamente organizados todos los gastos y facturas.

Gestión de ‘networking’

Las tarjetas de visita suelen ser muy útiles, pero ¿qué hacemos con ellas?. CamCard es una aplicación que permite escanear e introducir los datos de una tarjeta de visita a través de una foto de la misma. A continuación, es posible adjuntar anotaciones o fotos a cada entrada para poner cara a los diferentes nombres.

Intercambiar información con un nuevo contacto nunca ha resultado tan sencillo, una vez que se tienen los datos, podrás llamar o escribir a los nuevos contactos directamente desde la aplicación, como si se tratara de una libreta de direcciones. Olvídate de tener que poner a prueba tu memoria entre cientos de tarjetas, o, lo que es peor, andar anotando toda una lista de detalles en la parte posterior de la tarjeta de algún contacto importante. CamCard te permite buscar a toda la gente que conociste en una conferencia y te pone en contacto al instante.

Y lo mejor de todo, la información se almacena en la nube. Por tanto, todos los datos de tus contactos se irán actualizando cuando se produzcan cambios. Y además se te notificará cuando algún contacto cambie de cargo o de compañía. A través de felicitaciones rápidas podrás ir recordando tu identidad sin ningún tipo de presión sobre tus contactos.

Mejorar la comunicación

Si te resulta irritante tener que redactar correos para el envío masivo a tu base de clientes, o bien desarrollar los textos de promoción para el periódico local, recurre a EngagerLite de Atomic Reach y el programa analizará tu escritura, descubriendo errores, y ofreciéndote sugerencias para perfeccionarla.

Más allá de la ortografía y la gramática, este programa gratuito te ayudará a redactar de una manera más dinámica, informándote cuando tu redacción resulte demasiado académica (o demasiado simple), según el público al que vaya dirigida.

Planes y gestión de horarios laborales

Incluso en una pequeña empresa, la programación del planning de horarios para los empleados puede convertirse en una pesadilla, sobre todo si el trabajo se realiza por turnos. Findmyshift puede ayudarte en la organización al permitir a los empleados conectarse para solicitar asignaciones de horarios, gestionar cambios, intercambiar turnos - todo bajo unos permisos ya configurados por ti. Pueden acceder al programa en cualquier momento y desde cualquier dispositivo, por lo que ya no habrán excusas sobre cualquier tipo de descuido en el horario laboral.

Y para hacer la tarea aún más sencilla, Findmyshift te ofrece la opción de arrastrar y soltar, realizar ajustes dependiendo de los diferentes cargos (de forma personalizada), obtener notificaciones automáticas de aviso de turnos, así como el parte de horarios, que será de gran ayuda a la hora de elaborar las nóminas.