Cuenta atrás para que pymes y autónomos se adapten a Verifactu: “No es lo más práctico, pero evita sustos”
Pese a la inminente entrada en vigor, apenas una de cada diez ha implantado la facturación electrónica. Un autónomo necesita hasta 300 euros para adaptarse
El próximo 1 de enero entrará en vigor Verifactu para las empresas, el sistema de facturación electrónica de la Agencia Tributaria (AEAT). Pero a poco más de un mes para su imposición, solo un 8% de las pymes y los autónomos –para quienes la fecha límite será el 1 de julio– lo ha implementado, mientras que un 15% está en proceso de hacerlo, según datos del Observatorio TeamSystem: radiografía y diagnóstico de pymes, autónomos y asesorías, realizado por Ipsos.
Marta Pontnou, consultora de imagen y escritora, está entre los que han optado por adelantarse: “Decidimos anticiparnos y no esperar al último momento para evitar posibles contratiempos, dirigiéndonos a nuestro asesor”, cuenta.
El sistema es obligatorio para los negocios que utilicen un sistema informático de facturación (SIF)
Así, detalla que han incorporado una plataforma de facturación “muy intuitiva, práctica y resolutiva” que, no obstante, ha obligado a revisar sus protocolos, teniendo que emitir un borrador al cliente previo al documento final. “No es lo más práctico”, reconoce Pontnou, “pero evita sustos y tener que hacer recibos rectificativos cada semana; además, el cliente se toma más en serio la facturación”.
Asegura que el nuevo sistema aporta una imagen de seriedad y seguridad sin haber asumido apenas ningún coste, declarando haber invertido “un par de mañanas en la formación, y nuestro asesor nos ha incluido el programa en la cuota que ya pagábamos”.
El objetivo es que se comunique de inmediato cada factura a la Agencia Tributaria
Unas ventajas que corrobora Emilio Moreira, responsable de instalaciones VMA Galicia, quien afirma que el envío de recibos con un QR verificable –una de las condiciones de Verifactu– “ha aportado mucha más seriedad y fiabilidad ante nuestros clientes”. En su caso, la experiencia de adaptación resultó algo más complicada, toda vez que la primera opción elegida, a través de una ayuda del Kit Digital, “no se ajustaba a nuestras necesidades”.
Moreira admite que la mayor dificultad fue reconocer que la primera decisión no funcionó: “Perdimos tiempo y dinero en la otra solución antes de explorar otras opciones”, relata. Tras una búsqueda, optaron por otra plataforma de facturación cuya adopción “ha sido bastante sencilla y rápida; después de unos meses usándola, la verdad es que no volveríamos a la facturación en Excel ni de broma”, apunta.
Las sanciones por incumplir la normativa de la AEAT pueden alcanzar los 50.000 euros
En concreto, la aplicación elegida por esta pyme se trata de Billivo, desarrollada por Code10 y lanzada al público el pasado mes de septiembre. Su consejero delegado, Antonio Valladares, indica que los interesados que reciben “llegan desinformados, en muchos casos no conocen ni los requerimientos que les aplican y que les van a entrar en vigor”. Por eso, desde la plataforma asumen una labor informativa con un enfoque práctico para “resolver la nueva normativa de forma sencilla y asequible”, lo que incluye incluso un paquete gratuito.
El ejecutivo advierte, sin embargo, de posibles costes indirectos, dado que “las integraciones con programas ERP [software de operación diaria de una compañía] existentes son variables y pueden requerir desarrollos para aquellas empresas con soluciones de facturación previas”. Valladares destaca también las diferentes necesidades que presenta cada sector empresarial; así, la firma ha lanzado soluciones para hostelería y comercios –“que requieren de TPV [terminales de pago] adaptados a Verifactu”–, así como una opción específica para taxistas, con un dispositivo propio.
Una microempresa requiere entre 300 y 600 euros para su instauración y una pequeña firma, entre 600 y 1.000
A este respecto, Arnau Bonada, director ejecutivo de Fika Economistes i Advocats, señala que los negocios con programas informáticos para la facturación que son de elaboración propia “lo van a pasar mal, porque resulta muy difícil adaptarlos a los estrictos requisitos de la ley antifraude”. Y es que, de acuerdo con Bonada, la principal implicación de Verifactu consiste en que los registros se van a comunicar “prácticamente” en tiempo real a la AEAT; además, no permitirán eliminar ni modificar los recibos emitidos.
Multas
Las empresas afectadas “se verán obligadas a modificar su operativa o arriesgarse a elevadas sanciones por incumplimiento”. No obstante, y aunque –en su experiencia– “existe todavía un gran desconocimiento acerca de las nuevas obligaciones”, aclara que el sistema es, en realidad, optativo. “La obligación consiste en que si facturamos a través de un programa informático, este debe cumplir con los requisitos de la Ley Antifraude; a partir de ahí, Verifactu –el envío automático de los registros a la AEAT– es totalmente opcional”, puntualiza. Aún así, pide prudencia a quien utiliza una hoja de cálculo para sus facturas “porque hay mucha incertidumbre y las sanciones pueden ser elevadísimas”.
Lo relativo a las sanciones es, para Rubén Gimeno, secretario técnico del Registro de Economistas Asesores Fiscales, uno de los aspectos que más deberían preocupar a quienes aún no han iniciado su adaptación. En sus palabras, “no hacerlo puede generar problemas para emitir recibos válidos e imposición de sanciones que pueden alcanzar los 50.000 euros”. Además del riesgo económico, recalca que quedarse fuera del sistema afectará a “la operativa diaria y la relación con clientes o proveedores”. En este sentido, Gimeno avisa de que la situación será cada vez más difícil de evitar, ya que “hacia 2027 o, a muy tardar, 2028, la facturación electrónica será una obligación generalizada”.
Retos
Hasta entonces, Verifactu supone un “paso importante” hacia la digitalización y la transparencia fiscal, e “impulsará una gestión más eficiente, reforzará la confianza en el sistema fiscal y equilibrará la competencia entre empresas”, afirma.
Frente a esto, Gimeno apunta como los principales obstáculos la falta de recursos tecnológicos, el desconocimiento del nuevo sistema y la propia la resistencia al cambio. En cuanto a costes se refiriere, destaca que un autónomo necesitará entre 100 y 300 euros para adaptarse, una microempresa entre 300 y 600 euros, y una pequeña entre 600 y 1.000 euros.
Para asumir este gasto, “lo ideal es que se hubiera utilizado el Kit Digital y los fondos europeos para que fuera nulo, y aprovechar para digitalizar la gestión del negocio”, considera Celia Ferrero, vicepresidenta de la Asociación de Trabajadores Autónomos (ATA), quien señala la herramienta gratuita de la AEAT –lanzada en octubre– como alternativa. “Para aquellos que no pueden pagar un software que dé soporte a la facturación es un aspecto positivo”, asegura, aunque lamenta que el colectivo no haya sido consultado sobre su diseño y duda de su usabilidad para casos tan heterogéneos como el de los profesionales que lo componen.
Según Ferrero, el principal problema es la “mucha desinformación” provocada por la complejidad en su puesta en marcha y la superposición de normas de distintos organismos. La portavoz de ATA insiste en que la adopción de Verifactu resulta “absolutamente precipitada, y creemos que ni pymes ni autónomos están preparados para ello”.
Por eso, Ferrero reclama la coordinación de calendarios para las diferentes normativas previstas y posponer su obligatoriedad hasta 2027, evitando “volver locos a los profesionales y a quienes les asesoran”.
Aspectos esenciales para comprender la medida
Leyes. Verifactu nace del Real Decreto 1007/2023, que desarrolla la ley antifraude y establece los requisitos técnicos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación (SIF). Su objetivo es garantizar que los registros sean inalterables, trazables e interoperables con la Agencia Tributaria. En paralelo, el futuro Reglamento de Facturación Electrónica Obligatoria –derivado de la Ley Crea y Crece– aún está pendiente de aprobación.
Plazos. El calendario de implantación es progresivo y ya ha sufrido aplazamientos. Los fabricantes y desarrolladores de software debieron adaptar sus sistemas antes del pasado 29 de julio, mientras que la entrada en vigor obligatoria se ha fijado para el próximo 1 de enero de 2026, en el caso de las sociedades, y el 1 de julio de ese mismo año para la mayoría de los autónomos.
Obligación. El sistema afecta a tres perfiles distintos. En primer lugar, los fabricantes de software, responsables de certificar que sus SIF cumplen con los requisitos de la AEAT. En segundo lugar, las empresas y autónomos que utilizan uno de estos programas, debiendo emplear uno adaptado y conforme a Verifactu. Por último, quienes elaboran sus facturas manualmente (por ejemplo, con Word o Excel, sin conexión con otros sistemas) no están –de momento– obligados, aunque esta situación podría cambiar con la llegada de la facturación electrónica.
Riesgos. Contar con sistemas informáticos que no cumplan los requisitos establecidos por la AEAT se considera una infracción severa. En concreto, disponer de programas no certificados, alterados o modificados sin autorización puede acarrear multas de hasta 50.000 euros por cada ejercicio económico afectado.
Herramientas. Existen alternativas comerciales ya adaptadas a Verifactu, y la Agencia Tributaria ha puesto a disposición de los contribuyentes una herramienta gratuita a través de su sede electrónica VERI*FACTU. Algunos sectores requerirán soluciones para generar tiques con QR.
