Autónomo, tiene una notificación de la Seguridad Social, descárguela
La entidad ahora solo se comunica por internet. Muchos trabajadores por cuenta propia ignoran la medida y se exponen a multas
Si está dado de alta como autónomo, seguramente habrá recibido más de una vez un email con el siguiente asunto: "Aviso de notificación en Sede Electrónica". La primera vez se habrá quedado con cara de póquer porque, al abrirlo, lo único que habrá encontrado es un mensaje en el que se le informa de que, en aplicación de una ley de 2015, se han puesto a su disposición notificaciones relacionadas con los procedimientos recaudatorios de la Seguridad Social. Pero sin que venga ningún adjunto, enlace, ni nada.
El desconcierto habrá sido mayor al leer en el segundo párrafo que, transcurridos 10 días naturales desde la recepción del mensaje sin que usted acceda a su contenido, la notificación se entenderá por efectuada.
Peor aún, el organismo le pide que, por favor, no responda a ese correo, ya que se lo ha enviado a título meramente informativo. Más bien, lo invita a dirigirse a otros canales de comunicación con él. “Usted debe acceder a ellos para recibir información con los debidos efectos legales”, concluye el email.
¿Cuáles son esos canales? ¿Cómo se accede a ellos? Son dudas que asaltan a los autónomos desde que, en octubre pasado, la Seguridad Social prescindió de manera definitiva de la correspondencia postal para el envío de sus notificaciones a este colectivo.
A partir de entonces, estas se remiten única y exclusivamente por medios electrónicos, lo que ha acarreado más de un problema a los que desconocían este cambio o han hecho caso omiso de los avisos aparentemente vacíos.
“Es habitual que al recibir un mensaje de este tipo los autónomos no sepan cómo actuar. Van a la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) y tampoco los ayudan, simplemente les sugieren que acudan a un profesional para que les descargue la notificación. Hay un desconocimiento importante del procedimiento”, afirma José Antonio Rodrigo, director general de Pentainnova Gestión, firma que presta servicios de asesoramiento fiscal.
Si transcurren 10 días naturales desde la recepción del mensaje
sin que se acceda a su contenido, se da por leído
Aunque los autónomos están obligados a consultar las notificaciones de la Seguridad Social por vía telemática desde octubre, las empresas de todos los tamaños dejaron de recibir cartas de la Administración en 2011, y las asociaciones, fundaciones y comunidades de propietarios, en 2016.
El Gobierno tomó esta medida para ahorrar en papel y gastos de envío, así como para ganar inmediatez en la comunicación con los cotizantes.
Pero mientras que las compañías disponen de más recursos técnicos y humanos para cumplir la orden, los trabajadores por cuenta propia se han visto forzados a vivir pendientes de sus buzones virtuales.
“Si las notificaciones no se descargan en el plazo establecido, se dan por efectuadas y, si se trata de una providencia de apremio o la reclamación de una deuda, pierdes la posibilidad de recurrir o interponer recurso”, advierte Rodrigo.
La Agencia Tributaria y la Dirección General de Tráfico también han prescindido de los carteros para comunicarse con las empresas y lo envían todo a buzones online. En cambio, mantienen abierto el canal postal para los profesionales independientes, aunque se prevé que dentro de poco sigan los pasos de la TGSS.
La modalidad telemática avanza también entre ayuntamientos y consejerías que, de este modo, siguen los preceptos de Bruselas a favor de la Administración electrónica.
ATA defiende que la modalidad telemática evita la pérdida de tiempo en papeleos, pero pide días de cortesía como los de Hacienda
El nuevo sistema no solo obliga a los autónomos a revisar constantemente sus buzones virtuales –“al menos una vez por semana”, aconseja Rodrigo–, sino que plantea una serie de dificultades técnicas.
Para empezar, a la plataforma de la TGSS solo se puede acceder desde un ordenador de mesa (es inaccesible desde móviles) que funcione con determinado sistema operativo (Windows 7 o superior, Linux o ciertas versiones de Mac OSX) y cuente con un decodificador de Java. Así que, a menos que posea conocimientos de informática avanzados, lo mejor es pedir ayuda a un programador.
Para poder acceder al servicio hace falta también un certificado de firma digital, una especie de DNI electrónico que permite la identificación del usuario. Este documento puede obtenerse en la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) o en alguno de los 20 organismos privados autorizados para ese fin, entre ellos, colegios de notarios y registradores. El trámite en la FNMT cuesta 24 euros más el IVA para las empresas y es gratuito para los autónomos... por ahora (los emisores privados se quejan de competencia desleal).
Las cifras
250 euros es la multa a la que puede hacerse acreedora la empresa que no se comunique con Hacienda por vía telemática.
30 días de cortesía al año da la Agencia Tributaria a las compañías para no recibir avisos en su buzón electrónico. Son de libre elección.
7.000 Administraciones públicas en España, incluyendo municipios y consejerías, han abrazado los canales de tramitación online.
En 2011, cuando España se convirtió en uno de los primeros países en adaptar su legislación al nuevo Mercado Único Digital Europeo y la Agencia Tributaria empezó a comunicarse por vía telemática, el emprendedor Fernando Sánchez-Terán vio en lo engorroso del procedimiento una oportunidad de negocio y desarrolló un sistema que vigila y gestiona las notificaciones electrónicas de manera automática.
DEH Online, nombre de su empresa, tramita los certificados, vigila de manera permanente los buzones virtuales, emite una alerta cada vez que llega una notificación y, si el usuario lo autoriza, la descarga por él y se la envía en PDF o email certificado dentro de los plazos fijados por la Administración, de modo que pueda consultarla en su móvil, por ejemplo, y tomar las medidas pertinentes.
Otra ventaja del servicio de DEH Online es que sube la información a la nube, de modo que el acceso a los comunicados no dependa de un ordenador que se puede estropear o perder en un robo.
“La mayoría de nuestros 50.000 clientes son gestores fiscales y administradores de fincas”, dice Sánchez-Terán. “Así ya no tienen que tener a gente de su equipo dedicada a este tema, una carga de trabajo y riesgo que se elevará de manera exponencial cuando Hacienda o los ayuntamientos rompan de manera definitiva con la correspondencia postal”, añade.
El paquete completo de DEH cuesta 100 euros al año para empresas y 80 para autónomos.
A través de esta plataforma, los gestores pueden descargarse los comunicados de las 7.000 Administraciones que se han adherido al punto de acceso único, un servicio creado por el Gobierno para concentrar en un solo sitio web todos los trámites online. Las entidades tenían un plazo de dos años, que venció en octubre pasado, para integrarse a este punto, pero Pedro Sánchez ha ampliado esta moratoria por un periodo de dos años más.
Pese a las dificultades apuntadas, ATA, la federación nacional de autónomos, respalda la medida, argumentando que sus representados pierden 11 días al año en trámites. “Con este sistema esperamos que se reduzca en mucho esa cifra”, indican. “Además, se está trabajando para perfeccionarlo y se ha solicitado que se habiliten días de cortesía para no ser notificado –procedimiento que permite la Agencia Tributaria– o la posibilidad de instaurar un teléfono de información especializado”.
Factura electrónica
• Una obligación contable que con el tiempo las pymes solo podrán cumplir digitalmente es la expedición de facturas. Ya desde mediados del año pasado, las empresas que tienen contratos con el Estado deben registrar de manera electrónica los recibos que superen los 5.000 euros de cuantía.
• Aunque se espera que la declaración telemática del IVA, en vigor desde julio de 2017, impulse el uso de la factura digital entre las pymes, entre 2016 y 2017, el porcentaje de pequeños negocios que emiten recibos de manera online se redujo del 25,76% al 22,97%, según el último estudio de Seres. La recepción, en cambio, subió del 24,82% al 31,25%.
• Entre las firmas de menos de 10 empleados, la emisión subió del 5,81% al 6,74% y la recepción, del 8,06% al 9,17%.
