El IVA electrónico aboca a las pymes a conectarse con Hacienda en tiempo real

El SII reducirá drásticamente el plazo entre la contabilización de las facturas y su declaración a Hacienda A menos de dos meses para la activación del sistema, el 90% de las pymes no están preparadas, según DevoluIVa

El Gobierno quiere que las empresas estén más conectadas... a la Agencia Tributaria. Esto no va a ser por las buenas, claro. A partir del 1 de julio, el IVA dejará de declararse de manera periódica por medio de impresos oficiales. En su lugar, los contribuyentes proporcionarán en tiempo casi real los datos de las facturas cobradas y pagadas a través de un nuevo sistema telemático, el SII (Suministro Inmediato de Información).

Para cumplir con esta obligación, las compañías deberán conectar sus softwares de gestión financiera y contable con la web de la Agencia Tributaria, de manera que sean capaces de transmitir de manera online y continua la información registrada en los libros del IVA.

Actualmente, cuando una empresa vende o compra un bien o servicio, tiene entre uno y tres meses –según el periodo de liquidación que le corresponda– para declarar a Hacienda el IVA repercutido (al cliente) o pagado (al proveedor) por dicha operación. Con el SII, ese margen de tiempo se perderá, porque el plazo entre que se contabiliza la transacción y se declara se reducirá inicialmente a ocho días y, a partir de 2018, a cuatro.

“Es un cambio de paradigma en la forma de relacionarse con la Agencia Tributaria”, dice Alfonso Díez, principal ejecutivo del fabricante de software B2T Concept. “El ciclo de declaración fiscal será ahora mucho más corto. Las empresas tendrán que ser más estrictas y exigentes consigo mismas en el registro de sus facturas para evitar cometer errores que les puedan generar problemas con Hacienda”, explica.

El uso del sistema será obligatorio para compañías que facturen más de seis millones de euros (es decir, grandes empresas), las que estén inscritas en el régimen de devolución mensual (conocido como Redeme) y los grupos societarios. Se estima que alrededor de 62.000 empresas cumplen estos criterios. Del Redeme son beneficiarias unas 36.000 empresas, aunque no se dispone de datos oficiales sobre cuántas de ellas son pequeñas o medianas.

Pero incluso si no están obligadas, la puesta en marcha del SII las forzará a ser más transparentes en el manejo de sus cuentas, pues muchas de ellas son proveedoras de grandes compañías.

“En toda operación hay una parte y una contraparte. Hacienda va a disponer de la versión parcial de una transacción y eso le facilitará la detección de fraudes. Si una pyme no está haciendo las cosas bien, el SII la delatará”, advierte Alberto Redondo, director de marketing de Seres, compañía especializada en factura electrónica que está participando en las pruebas piloto realizadas por Hacienda.

Dado que el fin último del sistema es combatir el fraude fiscal, se da por descontado que dentro de algunos años el requisito de facturación se rebajará y el SII terminará por generalizarse. “La lupa de Hacienda se irá haciendo cada vez más grande y estará más cerca de los procesos fiscales de las compañías”, afirma Díez, de B2T.

La Agencia empezó a hablar del sistema en octubre de 2014, pero la falta de Gobierno retrasó su puesta en marcha. La medida se aprobó finalmente en diciembre del año pasado. El plazo para adecuarse a la norma empezó a correr ese día. Ahora, a menos de dos meses para su aplicación, el 90% de las pymes comprometidas no están preparadas, según un estudio de DevoluIVA, firma que ha desarrollado una tecnología que facilita la deducción automática del impuesto. Solo el 5% tiene una solución implementada y otro tanto no está siquiera al corriente de la obligación.

Datisa, fabricante de software empresarial para pymes, discrepa de estas cifras. “En general, las pequeñas empresas afectadas están informadas. Solo hemos encontrado desconocimiento en el 5% de los casos, en gran parte porque la norma se viene anunciando desde hace tiempo”, sostiene Isabel Pomar, directora comercial y de marketing de la compañía.

La experiencia como participante en las pruebas piloto le indica a Alberto Redondo, de Seres, que “algunas empresas llegarán con la lengua fuera; otras, holgadas, y otras tendrán que correr”. Pero en el caso específico de las pymes, estima que por tratarse de negocios que manejan volúmenes de información más pequeños que los de una gran compañía, adecuar los sistemas puede tardar entre uno y dos meses. “Las que no han hecho nada deben tomar una decisión urgente”, recomienda.

Los expertos coinciden en que la complejidad del proceso de adecuación dependerá de la forma en que el negocio tiene informatizadas sus cuentas. Por ejemplo, si el ERP (software de gestión de contabilidad, finanzas y recursos humanos) genera la información desde un único punto radicado en España o si esta proviene de varios ERP que pueden estar ubicados en diferentes lugares, incluso fuera del país. “La mayor dificultad es extraer de los ERP todos los datos requeridos por la Agencia Tributaria y catalogarlos de la manera correcta”, precisa Ángel Garrido, director general de DevoluIVA.

Cómo se encuentra la información dentro del sistema también influye en el proceso. Redondo recuerda que el DUA (número de identificación de Aduanas) es un código que normalmente no está informatizado o, si lo está, figura en el ERP de logística y no en el de contabilidad. Corregir defectos como este y que los ficheros se envíen de forma continua e inmediata a través de un canal seguro son parte de la tarea.

Alfonso Díez, de B2T Concept, aconseja a las empresas aprovechar que la Agencia Tributaria dará la posibilidad de conectarse al SII desde un mes antes del inicio de la obligación para rodar el sistema e ir corrigiendo errores.

Las que llegado el día no cumplan con suministrar la información en tiempo y forma se expondrán a multas que pueden oscilar entre los 300 y los 6.000 euros por trimestre, aunque Hacienda asegura que será flexible al principio.

Guía para el contribuyente

Expertos responden algunas dudas frecuentes en relación al alcance del SII.

• Qué cambia y qué no. Isabel Pomar, de Datisa, aclara que desde el punto de vista contable no cambiará nada, salvo que resulta no solo recomendable, sino necesario, llevar los registros de las facturas al día. Lo que sí cambia, puntualiza, es el proceso administrativo que lleva aparejada la gestión contable, porque el SII obliga a introducir nuevos campos en las facturas y a declararlas en el plazo de ocho días este año y cuatro el próximo.

• Ventajas. María del Carmen Cámara, profesora del departamento de Economía y Administración de la Universidad a Distancia de Madrid, destaca que el SII reducirá los papeleos, al suprimir la obligación de presentar los modelos 347 (declaración anual de operaciones con terceros), 340 (información del contenido de los libros) y 390 (resumen de las declaraciones del IVA presentadas a lo largo del año). Pomar, de Datisa, añade que el hecho de que Hacienda disponga de más información y más actualizada, permitirá también subsanar los errores que puedan cometerse de manera más rápida.

• ¿Es inevitable? No, al menos por ahora. A las pymes que se han visto obligadas a conectarse al SII por haberse inscrito en el Redeme, Miguel Arias, socio del área de tax de KPMG Abogados y responsable del proyecto Impulsa de la consultora, avisa de que está previsto que Hacienda abra un plazo extraordinario para poder darse de baja de este régimen durante junio próximo, evitando así la aplicación del SII. Pero como parece que la intención es que este sistema sea de aplicación general en el futuro, “deberán estar atentas a cualquier noticia al respecto”, señala.

• Cuánto cuesta. El coste de adecuación varía dependiendo del número de empresas declarantes y el volumen de transacciones y libros a declarar. En el caso de DevoluIVA, el software cuesta 1.500 euros y la implementación desde 3.000 euros. A esto hay que añadir un coste de mantenimiento, que empieza en 350 euros y depende también de la cantidad de información transmitida.