Abogado, el multitarea te hace ineficiente
Acabas de sentarte en tu despacho, enciendes el ordenador, controlas tus e-mails, cuando suena el fijo. Contestas y, mientras tanto, sigues mirando la correspondencia y abriendo el sobre que te han dejado en la mesa. En el móvil llega un mensaje que miras de reojo trasteando en la pantalla. Justo antes de colgar, empiezas a buscar una plantilla para una carta de exclusividad que se tiene que firmar hoy. Has colgado, ya tienes tu documento abierto, empiezas a escribir unas líneas cuando la secretaria te avisa que ha llegado un cliente. Dejas abierto el documento, te levantas, lo recibes y, a los dos minutos que estáis sentados, el móvil vuelve a sonar. En este momento tocan a la puerta por una consulta. Le atiendes, vuelves a retomar el hilo con el cliente. El documento sigue abierto en tu ordenador. Y así pasas el día.
Si trabajas como abogado in house no hay mucha diferencia. Estás mirando las cláusulas de un contrato cuando te llaman desde el departamento de negocios. Le atiendes rápido, consciente de que el trabajo se está acumulando y que tienes pendiente una reunión con intelligence. Mañana deberás presentar tus conclusiones sobre la demanda propuesta por la Asociación de Consumidores, pero todavía cabe atender a la consulta de ayer del departamento de comunicación y marketing.
Lo llamamos entorno multitareas, que equivale a un entorno donde gestionar la organización del trabajo se hace muy complejo debido a las constantes interrupciones o desviaciones de una tarea a otra. Intentamos enfrentarnos con esta complejidad durante todo el día (y puede que la noche), esperando descubrir cómo ser más eficientes y acumulando frustración por no estar en todo con el nivel de atención que nos gustaría.
En este bucle continuo, en el que reaccionamos constantemente a las emergencias, saturado de “si solo me dejasen trabajar 10 minutos seguidos” o “¿dónde estaba?”, quizás haya una verdad que desconocemos. No somos multitareas. Ni los mejores de nosotros. Nuestro celebro no es multitarea. No podemos pensar simultáneamente en dos o más tareas; lo que hacemos es pasar de una tarea a otra (switching), pero haciendo una cosa a la vez.
De la observación de cómo funciona la memoria humana nace el chunking, una técnica que permite ser más eficientes en el trabajo. En los años setenta el psicólogo George Miller, en un artículo muy influyente (The Magical Number Seven, Plus or Minus Two), sugirió que nuestra memoria a corto plazo (MCP) tiene uno span, o sea, una capacidad, de 7+/-2 elementos (elemento es una letra, un número, una foto…). Estudios más recientes han introducido el concepto de chunks o fragmentos de información. El chunking es un proceso de agrupación por significado a través del cual se puede expandir la capacidad de la MCP para poder retener en ella un mayor número de elementos. Es más sencillo recordar un número de teléfono agrupado en tres grupos de dígitos que la serie de nueve números independientes.
Este concepto se ha exportado al entorno profesional, donde hablamos de chunks de tiempo. El chunking de tiempo nos permite romper el día de trabajo en fragmentos o bloques, lo que permite ser más productivos. ¿Cómo? El multitasking provoca significativas ineficiencias, entre ellas el desgaste de energía del cerebro humano en termino de esfuerzo por pasar de un asunto a otro u otros y volver atrás. Son los momentos start-up, cuando necesitamos recalentar el motor. Con cada start-up estamos perdiendo efectividad; de hecho, añadimos complejidad frente a una menor concentración. Por otro lado, cambiar de una tarea a otra y volver atrás requiere más tiempo que centrarse en una tarea a la vez. Más tiempo equivale a más costes. La carta de confidencialidad, que se podía redactar en 30 minutos seguidos en la tarea, si hay interrupciones requiere 60 minutos (netos del tiempo de estas últimas) y el doble del coste.
Por contra, cuanto más somos capaces de trabajar en chunks de tiempo, menos momentos start-up tenemos y, por lo tanto, menos ineficiencias: más calidad, menores tiempos de ejecución, menores costes y más rentabilidad por tarea. Para aplicar el chunking podemos seguir tres pasos: elegir la tarea; calcular el tiempo que se necesita para ejecutarla en ausencia de interrupciones; mirar los intervalos disponibles en agenda y planificar la tarea como si fuese una reunión. De esta forma, la productividad no se hace vulnerable a factores externos, se deja de reaccionar a las falsas emergencias y se apuesta por la calidad del servicio.
Anna Marra es abogada ‘Project Manager & Consultant’. Directora del Programa OnLine de ‘Legal Project Management’ en el IE Law School.