'Tempus fugit' en las reuniones de los directivos
Los altos ejecutivos pueden pasar más de dos tercios de su jornada laboral en encuentros. La clave es una gestión eficaz del tiempo
Atención, aquí y ahora", repetían sin cesar los pájaros de la novela La Isla del escritor Aldous Huxley. Su intención era traer al presente a los incautos no conscientes del implacable devenir del tiempo. Una cuestión particularmente palpable en el caso de las apretadas agendas de los altos ejecutivos: la mayoría dedica el 70% a reuniones, según ha recogido recientemente Profesionalia, empresa que imparte formación a profesionales a través de internet.
¿Más de dos tercios? "Excesivo"; "una proporción desmesurada". Son algunas de las respuestas de los directivos consultados cuando se les da a conocer este dato. El consiguiente arqueo de cejas es generalizado, pero cuando se les pide relatar su día a día, la cifra cobra realismo. "El dato es cierto. Y aquel que asegure que controla la mitad o más de su tiempo, en realidad no tiene ni idea de cómo gestionarlo", dice tajante José Medina, presidente del headhunter Odgers Berndtson. Pero, en su opinión, este aparente derroche está justificado: "Es necesario. Una de las características del ejecutivo es que habla con muchas personas. El objetivo es influir y ser influido. Así que la gestión eficaz del tiempo disponible es la característica más importante que diferencia al bueno del mediocre".
"Fácilmente la mitad o incluso más", confirma Miguel Ángel Ferrer, director general de Arrabe Asesores. "Tal vez dos terceras partes es mucho, pero sí un porcentaje muy importante, tanto internas como comerciales", remacha Rafael Martín, consejero delegado de la empresa de gestión de activos inmobiliarios Alteba. "Mi experiencia en el mundo de la multinacional es que sí se dedica tanto tiempo a reuniones. La mayor parte muy improductivas", añade Nacho de Pinedo, consejero delegado del Instituto Superior para el Desarrollo de Internet (ISDI).
La mayor parte de las citas en las grandes empresas son improductivas
Y de cómo y si gestionan bien el tiempo los directivos, los grandes teóricos llevan reflexionando hace décadas. El 70% es un dato que se repite en muchos análisis: "La cifra viene de un estudio realizado en 1973 por el gurú entre los gurús, Henry Mintzberg, que establece que se dedica un 59% a reuniones concertadas y un 10% a no concertadas", señala Caros Losada, profesor del departamento de Política de Empresa de Esade y con 35 años de experiencia como directivo a sus espaldas. Aunque esa proporción dependerá también en parte de variables "como del sector y del momento que se trate: si te mueves en el ámbito de la investigación, la gestión de un nuevo proyecto requiere una cantidad de reuniones enorme. En cambio, si estás en una empresa farmacéutica las funciones están muy delimitadas, el porcentaje es mucho menor", acaba el académico.
El tiempo vuela junto a otras personas
Existe una relación directa entre una administración eficaz del tiempo de los directivos y el resultado empresarial, en opinión de los consultados. "Una parte importante del trabajo es método y orden", añade en ese sentido Martín. Efectivamente, las reuniones, si no son bien gestionadas y planificadas, pueden suponer una importante pérdida de tiempo, concluyen los expertos. "Es verdad que el que mucho abarca poco aprieta. Cuando era joven pretendía más de lo que podía y eso me hacía perder el tiempo", sigue Martín. Algo que cree haber suplido con experiencia. Tras varios años en grandes compañías, Pinedo asegura dedicar ahora solo un 30% a reuniones gracias al entorno digital y trabajar en una empresa más pequeña y eficiente.
Losada apunta otro dato importante: los directivos pasan con otras personas hasta el 90% del tiempo. "De ahí surge una crítica muy fuerte al método del caso: meditar durante alrededor de hora y media sobre un asunto y luego reunirse para debatirlo. Lo que ocurre es que al final el ejecutivo nunca encuentra ese tiempo para pensar". Una conclusión a la que llegó en su día otra teórica, Rosemary Stewartt. "Estudiando a ingenieros de la industria inglesa se dio cuenta de que estos solo tenían 30 minutos sin interrupciones una vez cada dos días. Un dato importante, ya que eso supone estar mucho con otros y poca reflexión. Si no eres consciente de que necesitas ese tiempo no harás por encontrarlo", termina el profesor. "Es muy importante gestionar bien las interrupciones: establecer periodos de concentración que permitan ejecutar los objetivos y las tareas prioritarias y, a la vez, estar accesible para no paralizar a la organización y atender las demandas de terceros", refuerza la tesis Emma Fernández, directora general de Indra.
La reunión perfecta
¿Cómo es la reunión perfecta? ¿Qué herramientas existen para liberar tiempo y que el directivo pueda dedicarse a otras actividades como planificar y ejecutar? "Para nosotros es esencial que el orden del día esté acotado", asegura Martín. En su opinión, la eficiencia está relacionada con la duración: "Las reuniones largas son en general poco productivas. Para que estén muy focalizadas en el trabajo el tiempo tiene que estar tasado. Es fundamental tener un orden del día preestablecido. La reunión es mucho más efectiva cuando has preparado bien la agenda". Y, en ese sentido, otros miembros del equipo pueden jugar un papel esencial. Es el caso de las secretarias, apuntan desde Profesionalia: "Contamos con un máster online para que estas adquieran las herramientas para una planificación de las reuniones de los ejecutivos más eficientes. Un 70% nos parece excesivo, resta eficacia a la empresa", afirma su directora de marketing, Elisabeth Álvarez.
El uso del tiempo no es una cuestión baladí. Los expertos indican que depende incluso del factor cultural: "Va mucho con el carácter latino. En el mundo sajón la agenda está más estructurada. Aquí comentas el partido o cualquier otra cosa", anota Ferrer. "En las empresas con presencia de nórdicos, el porcentaje dedicado al trabajo en las reuniones es altísima. Los latinos somos más tendentes a la socialización y eso lleva a perder mucho el tiempo, aunque no es necesariamente negativo", apunta Losada.
También es importante el con quién se realizan las reuniones: "En las multinacionales las personas se reúnen al final siempre con los mismos y acaban pareciéndose todos. Si te ves abocado a pasar la mayor parte de tu tiempo con la misma gente al final te conviertes en una persona infeliz", expone Pineda. "Y alguien infeliz es alguien ineficiente".
Rafael Martín. Consejero delegado de Alteba. "A veces las citas son improductivas"
"Paso mi jornada reunido cerca del 50%", señala el consejero delegado de Alteba, Rafael Martín. Este especialista en gestión de activos inmobiliarios recuerda que el concepto cambia en función de algunas variables: la actividad del directivo, el sector y tamaño de la empresa y qué se catalogue como reunión. "Depende de a qué se dedique el ejecutivo. Como consejero delegado tengo una visión de conjunto. Es cierto que a veces las reuniones son improductivas, pero otras la reflexión puede darse en ellas generándose de manera colectiva".Para Martín es importante distinguir también entre áreas y tamaño: "Depende del volumen. No es lo mismo gestionar una compañía presente en 20 países que una local. Por otro lado, "somos una empresa de servicios, por lo que debemos tener un contacto intenso con los clientes. En una actividad fabril supongo que te llevará menos reuniones". Martín subraya también que es importante lo que se conceptúe como reunión: "Si incluyes lo que despachas con tu equipo por videoconferencia o teléfono, entonces ese porcentaje se dispara".
Emma Fernández. Directora general de Indra. "æpermil;xito y gestión eficiente del tiempo van unidos"
En un mundo donde las comunicaciones y las fuentes de información se han incrementado significativamente, cada vez dedicamos más tiempo a gestionar información", asevera Emma Fernández, directora general de Indra. Fernández admite que en el día a día de un alto ejecutivo surgen imprevistos que deben también gestionarse y que, si tienen la suficiente relevancia, deben incorporarse a la agenda. El tiempo se convierte así en un bien escaso: "La mayor dificultad surge cuando no se otorga la prioridad a los objetivos adecuadamente y se dedica más de lo necesario a tareas de poco valor. El tiempo es limitado para todos. Hay que aprender a valorar cuáles son las tareas a las que no debemos dedicar minutos. Saber delegar y rodearse de buenos colaboradores también influye en una administración eficiente", remacha. Y, en este sentido, Fernández opina que existe una relación directa entre eficiencia y resultados empresariales: "Una administración eficiente implica saber establecer objetivos y prioridades y llevarlos a cabo en los plazos adecuados. æpermil;xito y una gestión eficiente van unidos".
Nacho de Pineda. Consejero delegado de ISDI. "Las empresas deben escuchar más al cliente"
Los altos directivos de las grandes empresas dedican "demasiado tiempo a hablar y poco a ejecutar", opina Nacho de Pinedo, empresario independiente e inversor y actual consejero delegado del Instituto Superior para el Desarrollo de Internet (ISDI). "Al final se pasa mucho tiempo en reuniones internas y poco tiempo tomando un café con personas externas. Algo que creo que es fundamental". Pinedo sitúa el foco sobre el objetivo final de la empresa: "Si estas empresas escucharan más al consumidor o al proveedor, a los que en el fondo son los que influyen en la compañía, esta sabría mejor lo que ocurre y podría tomar decisiones. En vez de eso, en las reuniones se escucha siempre a la misma gente que lleva toda la vida en la empresa, en base, además, a criterios jerárquicos". Una cuestión que, a su juicio, acaba diluyendo la responsabilidad y consigue homogeneizar la forma de pensar de los altos ejecutivos: "Se busca la decisión en la que todos estén contentos. De esta forma, se mata el riesgo y la creatividad, y termina por premiarse la mediocridad".