Vida profesional

¿Cuánto dinero le cuesta a su bufete facturar por horas?

El tiempo invertido en la gestión equivale a 12.400 euros por abogado y año.

Siempre he sido un desastre metiendo horas y siempre me ha parecido una pesadilla". El abogado que habla -un asociado sénior de un despacho madrileño- confiesa haber luchado durante años con olvidos e inexactitudes a la hora de computar horas de trabajo, una guerra de la que no siempre salió victorioso. "Tienes que tirar de agenda y correos y a veces no lo tienes todo anotado, hay huecos". Aunque todavía recuerda el agobio de tener que sentarse a registrar un océano de horas atrasadas, hace tiempo que encontró la solución al problema. "Ahora lo hace una secretaria; es mucho más eficiente que yo".

Al margen de la resistencia de los profesionales al trabajo rutinario que supone el cómputo de horas de trabajo, no es ningún secreto que la crisis ha dado un golpe de timón a los modelos de facturación de los bufetes de negocios. El ajuste presupuestario en los clientes se ha traducido en una exigencia de fórmulas de pago menos onerosas: presupuestos cerrados, tarifas por éxito, caps, etc. Pese a ello, hay algo que hasta ahora no se había analizado: el coste que las ineficiencias del sistema de horas provoca a las cuentas del despacho.

La consultora estadounidense del sector legal Adam Smith en colaboración con la compañía SmartwebParts ha hecho ese ejercicio con un resultado sorprendente: los abogados pierden de media tres horas y media al mes en gestionar sus horas, lo que equivale a un coste medio de 12.400 euros por persona y año.

El cálculo utiliza un valor de 330 euros por hora y se basa en los datos aportados por socios, abogados séniors, júniors y resto de personal encargado de la gestión del tiempo de trabajo en firmas cuyo precio por 60 minutos de trabajo oscila entre 190 y 570 euros.

La cifra de pérdidas crece hasta una horquilla de 15.250 a 30.500 euros por año y abogado cuando se tienen en cuenta las fugas, lagunas e ineficiencias a la hora de contabilizar efectivamente las horas. ¿Consiguen ser exactos los abogados al pasar los datos al sistema? Según la información recabada por Adam Smith, un 47% afirma que sí lo son "porque compensan unos tiempos con otros"; mientras un 18% reconoce ser "algo inexacto" y un 2% "muy inexacto". Hay un tercio impecable que dice llevar sus cuentas al día con la exactitud de un reloj.

27.000 euros por socio

¿Cuánto tiempo de trabajo semanal se olvida usted de registrar en su ordenador como horas facturadas? Los abogados de las firmas estadounidenses entrevistadas por la consultora Adam Smith responden de media unos 85 minutos. Los resultados de la encuesta incluyen respuestas que oscilan entre 0 y seis horas semanales. Hubo un 6% de letrados que se confesaron demasiado "inseguros" como para dar una respuesta concreta.

Si se proyectan estas respuestas al trabajo de todo un año dejan de ser anecdóticas para convertirse en un problema. Los despachos pierden una media de 50 a 70 horas al año por abogado gracias a estas lagunas.

Las respuestas de los socios que facturan por encima d 400 euros la hora no difieren significativamente del resto. Otra cosa es el impacto que sus olvidos tienen en la economía del bufete. La extrapolación anual de sus datos arroja un saldo de hasta 27.000 euros por socio.

El caramelo envenenado del abogado que infla las cifras

Los resultados del estudio elaborado por los expertos de Adam Smith reflejan los hábitos del mercado anglosajón. ¿Son iguales que en España? "Cuando los abogados comienzan a trabajar caen en la tendencia de inflar las horas. Lo hacen porque creen que eso demuestra su capacidad de trabajo en la firma, cuando lo que revela realmente es una productividad muy baja y un escaso ritmo de trabajo", señala un abogado español, quien asegura revisar los cómputos de los jóvenes profesionales de su equipo para recortar excesos.

"Es una idea muy española, la de pensar que cuanto más tiempo calientes la silla mejor profesional eres", apunta. Entre los pasillos de muchas firmas se reconoce que, al igual que ocurre en otros sectores en España, alargar los horarios es una práctica arraigada entre algunos profesionales, aunque no se trate de horas computadas al cliente. "Tengo un compañero que estuvo trabajando varios años en una firma anglosajona en Londres. Cuando llegó aquí hizo lo que estaba acostumbrado hacer: terminar el trabajo e irse a su casa. Hasta que comenzó a darse cuenta de que los demás le preguntaban adónde iba a esas horas", concluye el abogado.

Seis de cada diez letrados 'reconstruyen' su tiempo

Llevar al día las horas es un objetivo que no todos los profesionales logran alcanzar. Seis de cada diez abogados confiesan "reconstruir" su tiempo de trabajo. Ello significa que deben echar mano a posteriori de correos electrónicos, llamadas telefónicas y agenda para cumplir con sus obligaciones de cómputo de horas de trabajo.

Casi cuatro de cada diez, por el contrario, aseguran introducir en el programa de gestión de su despacho el tiempo trabajado de forma inmediata. No todos realizan esa tarea de forma individual: hay un 2% que lo hace con la ayuda de asistentes o secretarias. Si se tienen en cuenta los distintos modelos culturales que existen entre las firmas anglosajonas y las españolas, se puede presumir de que esa cifra en España es probablemente bastante más alta.

No todos los bufetes recaban los datos de facturación con idéntica frecuencia. Un tercio de los profesionales entrevistados declara que su despacho exige el registro del tiempo diariamente, mientras un 44% lo hace una o dos veces por semana y el resto -un 21%- una o dos veces al mes.

La mayoría de los abogados pierden tres horas al mes en esta tarea, aunque hay un 37% que supera las cinco.