Trabajar en la oficina del siglo XXI
La distancia ya no supone una barrera para trabajar. Con la infinidad de dispositivos de los que hoy disponemos para enviar o recibir llamadas y correo electrónico, dondequiera que estemos, hemos sido testigos del advenimiento de una cultura empresarial basada en estar conectados de forma permanente, día y noche, laborables y festivos. Ahora mismo, ¿qué es nuestra oficina?, ¿y dónde está?
Hoy día, existe un gran desajuste entre la disposición física de las oficinas y las necesidades de quienes trabajan en ellas. Muchos llevan mal la falta de intimidad o los niveles de ruido de los entornos tradicionales.
Cada cual tolera el ruido a su manera. Uno de mis compañeros no se siente nada cómodo trabajando en completo silencio; necesita estímulos para poner a funcionar el cerebro, y un ambiente silencioso le provoca un sueño atroz. Sin embargo, a otro compañero le ocurre todo lo contrario: no puede rendir si oye el más mínimo ruido, aunque proceda de una radio de la otra punta de la oficina.
Para rendir al máximo, necesitamos movernos en ambientes variados. Así que quizá sea cuestión de ofrecer alternativas diferentes dentro la oficina tradicional.
El lugar de trabajo podría incluir, por ejemplo:
l Una zona apartada que permita el aislamiento mental.
l Lugares que inspiren y estimulen la agilidad mental.
l Espacios para reunirse.
l Cambios de emplazamiento que favorezcan el dinamismo y se adapten a nuestro estado de ánimo.
La gestión del sonido es uno de los aspectos más interesantes de nuevas zonas de trabajo como el Hubworking Centre (THC) de Londres o los clubes privados para escritores y creativos que están surgiendo en Nueva York.
Entonces, ¿es que ya no necesitamos oficinas? Hasta cierto punto, no. Cada vez con mayor frecuencia, el trabajo puede hacerse fuera de ellas: de viaje, en los hoteles, en una estación de tren o un aeropuerto, en una cafetería... Sin embargo, para ello es preciso contar con un equipamiento adecuado: por ejemplo, si se dispone de unos auriculares, es fácil aislarse en un entorno ruidoso o mantener una cómoda conversación telefónica sin que moleste el ruido de fondo.
No obstante, también es necesario disponer de una estructura central para trabajar en común. Los seres humanos no podemos vivir sin la interacción con los demás, que nos estimula y nos ayuda a ser más creativos y capaces a la hora de solventar los problemas. Si nuestras oficinas no ofrecen espacios alternativos para necesidades diferentes, acabará resintiéndose el trabajo, en calidad y en cantidad.
Quizá la solución no consista en reemplazar la oficina por otro espacio, sino en lograr un equilibrio que favorezca más las demandas individuales. Igual que sucedió cuando llegó la moda de las oficinas diáfanas, un nuevo estándar de entorno de trabajo no se implanta de la noche a la mañana. ¿Qué puede hacerse mientras tanto? Cuando surja la necesidad de buscar un medio más tranquilo que permita concentrarse sin interrupciones, cabe considerar estas posibilidades:
l Irse a una cafetería: si se evitan las horas del desayuno y la comida, es fácil encontrar un rincón tranquilo para trabajar.
l Buscar un despacho vacío dentro del edificio. ¿Está fuera el jefe? ¿Se puede utilizar su despacho?
l Quizá otra opción sea llegar a la oficina un par de horas más tarde. Sin la distracción de las conversaciones de los compañeros, el zumbido de los teléfonos o el correo electrónico, es muy probable que se consiga rendir lo mismo en la mitad de tiempo. Otra interesante posibilidad es conseguir la autorización del jefe para trabajar una mañana en casa.
l Si el ambiente de la oficina es estimulante, pero sigue siendo demasiado ruidoso, pueden usarse unos auriculares. Y, así, aislarse de las perturbaciones acústicas escuchando música mientras se trabaja.
l Agrupar las tareas de la semana que requieran concentración y hacerlas todas en un día fuera de la oficina: en casa, de viaje o alquilando un espacio de trabajo que ofrezca el ambiente adecuado.
Philip Vanhoutte. Director general de Plantronics para Europa, Oriente Medio y África