La ventaja de distinguir la prioridad de la urgencia
La correcta planificación y la delegación eficaz son las claves de una buena gestión del tiempo
La productividad bien entendida empieza por uno mismo. æpermil;sta es la esencia de la gestión del tiempo, una habilidad que cada vez más directivos quieren dominar, a tenor de la enorme oferta de cursos que existen sobre esta disciplina en un país que sigue estando entre los europeos con una menor productividad por hora trabajada.
'La gestión del tiempo no es tanto una cuestión de herramientas como de carácter, voluntad y prioridades', explica Marta Fuertes Blitz, consultora de Infova. Definir bien los objetivos que hay que cumplir, sobre todo a largo plazo, ayuda a los directivos a diferenciar lo prioritario de lo urgente, una de las claves del aprovechamiento de la jornada laboral. 'Las urgencias son un síntoma de que se está descuidando lo importante', señala la experta. Si se trabaja de forma planificada y se sabe delegar en los colaboradores, las urgencias no impiden ver el bosque de las prioridades.
Autoanálisis
Begoña Puente, profesora del Departamento de Dirección de Recursos Humanos de Esade, asegura que no hay 'adictos al trabajo' sino personas que no saben o no han podido centrarse en sus prioridades. Sin embargo, para conseguirlo sólo hay que ponerse delante de una hoja en blanco y analizar qué se hace durante una jornada laboral y, sobre todo, para qué se hacen las cosas.
Si un directivo no es capaz de realizar esta labor por sí sólo, siempre puede recurrir al coaching. 'El profesional tiene que saber por qué forma parte de la organización, cuáles son las dos o tres tareas que le diferencian de los demás. Hay gente que entiende su puesto y sus funciones, pero no es capaz de hacer este análisis', añade. La mayoría de los directivos que escriben ese cuaderno de bitácora se sorprenden de que no siempre la culpa de su falta de productividad la tienen otros. Según la profesora de Esade, 'a veces uno elige libremente hacer cosas que no debe', sobre todo porque son más fáciles o resultan más cómodas que lo realmente prioritario.
Trabajo para otros
Aprender a delegar también es fundamental para distinguir lo importante de lo urgente. Qué tareas conviene encargar a otros es un aspecto que no debe faltar en ese autoanálisis de los objetivos y prioridades. 'La delegación ayuda, pero hay que prepararla en los momentos de calma, y no en los de tempestad', dice Puente. Desde su punto de vista, de poco sirve traspasar un trabajo a otra persona si no se le ha preparado para cuando llegue la necesidad.
Y es que cuando no se realiza bien esta tarea, la gestión del tiempo del directivo se hace cada vez más difícil. 'Uno de los principales problemas de los directivos son las interrupciones, que pueden dar lugar a que la jornada laboral se prolongue un 50%', argumenta la consultora de Infova. En su opinión, cuando un colaborador entra una vez tras otra en el despacho es porque no hay una buena delegación de funciones -el empleado necesita consultar cada decisión porque no cree tener la confianza de su superior- y porque tampoco se han creado momentos fijos en los que se va a realizar una supervisión del trabajo de los demás.
Reuniones sin objetivos y sin resultados
Entre los enemigos de una buena gestión del tiempo destacan especialmente las reuniones de trabajo. 'Muchas veces se celebran sin tener claro cuáles son sus objetivos', señala Marta Fuertes Blitz, de Infova. Existen alternativas a este método de trabajo.'Antes de organizar una reunión conviene tener en cuenta si es realmente necesario contar con un grupo de personas para tratar un determinado asunto', explica la profesora de Esade Begoña Puente, firme defensora de que mitad de las reuniones que se llevan a cabo en las empresas 'no se tendrían que celebrar'.A su juicio, es fundamental darse cuenta de que un encuentro de este tipo supone 'sacar a la gente de su puesto de trabajo' y robarle un tiempo en el que no va a ser productivo, es decir, se trata de una acción que 'tiene un coste muy elevado' para la organización. Si un asunto se puede tratar en una conversación cara a cara, un encuentro de más personas puede ser contraproducente para el conjunto del equipo.Si al final se decide que es el mejor instrumento para tratar un asunto, Fuertes recomienda hacer un orden del día sin más puntos que los realmente imprescindibles. También aconseja invertir la dinámica habitual de las reuniones: aclarar cuáles son las decisiones que hay que tomar en un primer momento, tratar de tomarlas y celebrar luego un debate en el que se pueden matizar algunos de los puntos que se han abordado anteriormente. Por supuesto, ese debate y la reunión misma han de tener limitada su duración. Puente también aconseja repasar estos encuentros -tarea sencilla si existen actas- para comprobar si han sido realmente útiles y se han logrado los objetivos propuestos.