La revolución tecnológica de la pyme
Del bloc de notas al CRM. La sociedad española ha necesitado 20 años para poner fecha de caducidad definitivamente a la dictadura del papel. A mediados de los ochenta, las oficinas de nuestro país estaban sumergidas en documentos y montañas de folios pendientes de archivar. Se acumulaban las facturas, los archivadores estaban desbordados y en las mesas no quedaba ningún espacio libre. En los despachos de gerencia se perdía documentación valiosa porque a última hora no aparecía ese informe imprescindible para cerrar el próximo negocio. Las empresas tenían que destinar grandes inversiones de tiempo y personal a tareas burocráticas y administrativas para poder sobrevivir...
Para tratar la evolución de las pequeñas y medianas empresas en España tenemos que hablar del impacto que las tecnologías de la información (TI) han tenido sobre estas empresas. Herramientas de gestión que fueron pensadas en su origen para ingenieros y grandes corporaciones, tanto públicas como privadas, son sólo dos décadas después claves en el desarrollo e innovación de las 2,8 millones de pymes (más del 99% de las empresas) existentes en nuestro país. Pero ¿somos realmente conscientes de lo que estas dos décadas han supuesto para la empresa? Recordemos que el primer ordenador electrónico de la historia tiene tan sólo 59 años; herramientas como el fax, 25; la comunicación móvil e internet, 22 años en toda su trayectoria, y Windows, el sistema operativo líder en todo el mundo, acaba de cumplir 20 años.
Tomemos un ejemplo con el cual se puedan identificar los lectores más veteranos. Nos remontamos sólo dos décadas atrás en el tiempo, 1985. Un empresario de 30 años crea una consultoría con cinco empleados. En su pequeña oficina dispone de tres máquinas de escribir y un armario repleto de archivos acumulados de cada uno de sus clientes. Hoy en día, el mismo empresario tiene 50 años, apenas ha aprendido de tecnología, pero sabe exactamente en qué le beneficia: ha dotado con un PC a cada empleado, almacena la información de sus clientes en un programa de bases de datos, mantiene segura la información más relevante de su negocio a través de copias de seguridad y almacenamiento remoto, gestiona la contabilidad con un software de gestión y puede acceder a su oficina desde cualquier lugar del mundo y en tiempo real. En consecuencia, ha logrado reducir notablemente los costes de gestión de su empresa, ha reducido hasta un 40% el tiempo que empleaba en trámites administrativos y ha duplicado el número de clientes. Por otra parte, sus empleados más jóvenes, que rondan los 25 años, no pueden concebir un solo día de trabajo en la oficina sin un PC y demandan cada día soluciones más específicas para la máxima rentabilidad de su trabajo. El motivo de los cambios tecnológicos es principalmente la evolución del mercado y las crecientes necesidades de sus clientes más exigentes. Otro motivo de esta evolución tecnológica es que gracias a ella vivimos y trabajamos mejor que hace 20 años.
Con ejemplos como éste, y tras haber sido testigos de la mayor crisis tecnológica mundial en los años noventa, las empresas han vuelto a confiar en la revolución tecnológica en la pyme y pronostican un futuro alentador al maridaje empresa-informatización. Las soluciones de software, lejos de ser un elemento táctico para la empresa a la hora de afrontar una actividad, se han convertido en un elemento estratégico que condiciona la toma de decisiones de negocio impensables hace 20 años. Como consecuencia, España tiene mucho que decir en el desarrollo tecnológico de Europa.
Mientras hace dos décadas la pyme realizaba todos sus procesos de forma manual, dos décadas después los datos son cada vez más relevantes: más de un 92% de las pymes españolas dispone de ordenadores fijos en sus oficinas y un tercio de estas empresas se encuentran disponibles en internet. Pero también tenemos asignaturas pendientes: nuestras pymes tienen que ser más competitivas, hemos de mejorar nuestra productividad en un mercado global y en una UE de 25 países donde nuestros costes laborales ya no son diferenciales. Aquí el valor del software nos puede ayudar igual que durante estos 20 años. El software se ha convertido en el ingrediente que hace más efectivo los componentes de cualquier empresa: su gente, sus procesos de negocio, sus relaciones con clientes y proveedores y su información.
Las pequeñas y medianas empresas, que siguen afianzadas como la base de la economía española, tienen ante sí un futuro empresarial muy prometedor y el software será una pieza clave en su diferenciación. Cumplir con estas expectativas es tan sólo una cuestión de tiempo y, sobre todo, es importante que las empresas dejen de ver la tecnología como algo extraño y lejano. Con este objetivo, tanto las organizaciones públicas como las privadas se encuentran ante uno de sus mayores retos en la historia de la evolución empresarial: hacer entender al empresario en su mismo lenguaje de negocio que la tecnología le ofrece herramientas para que su negocio funcione de manera más productiva, más rentable y más competitiva.