Preguntas y respuestas sobre la regulación del trabajo a distancia
Los cambios organizativos provocados por la covid han enfrentado a las empresas a importantes retos legales
Recientemente se ha publicado la Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia, que viene a fijar la regulación definitiva en esta materia tras la publicación en septiembre de 2020 del Real Decreto-Ley 28/2020, de trabajo a distancia.
La publicación de esta norma se produce en un momento en que un gran número de empresas están definiendo su estrategia en relación con el trabajo a distancia y la vuelta al centro de trabajo tras los meses de verano.
Esta tarea no es en absoluto sencilla. Los cambios organizativos provocados por la Covid-19 y la (irreversible) extensión del trabajo a distancia a raíz del confinamiento han enfrentado a las empresas a importantes retos tanto desde el punto de vista legal como del de la gestión de recursos humanos.
En este contexto, si bien el Real Decreto-Ley 28/2020 establecía el marco normativo a tener en cuenta a la hora de regular el trabajo a distancia, dejaba sin resolver dudas importantes sobre las cuestiones más relevantes del tema. Lamentablemente, la Ley 10/2021 no ha contribuido a aclararlas.
Sin duda, una de las dudas más frecuentes es la de cómo deben compensarse al empleado los gastos derivados del trabajo a distancia en aquellos casos en que esta cuestión no está regulada en convenio colectivo. Ante la falta de reglas claras, muchas empresas están abonando una cantidad mensual, que puede prorratearse en función de si el empleado trabaja a distancia de manera exclusiva o si lo hace solo algunos días a la semana.
Pero no es este el único interrogante que tienen que plantearse las empresas a la hora de regular el trabajo a distancia en sus organizaciones.
Así, por ejemplo, cabe preguntarse si se va a permitir trabajar a distancia a toda la plantilla con independencia del puesto que ocupen, incluso cuando se trate de puestos de trabajo que requieran de una estrecha supervisión, o si se va a limitar a puestos con cierto nivel de autonomía y responsabilidad.
Antigüedad
En línea con lo anterior, habrá que cuestionarse si conviene exigir al trabajador una antigüedad mínima en la empresa para poder acceder al trabajo a distancia. No parece muy conveniente, a mi modo de ver, que un trabajador que acaba de incorporarse a una empresa y que, en mayor o menor medida necesariamente tendrá que trabajar dentro de un equipo, no “conviva” previamente con los miembros de ese equipo.
¿Y cómo se va a regular una eventual vuelta al trabajo presencial? Según la norma vigente, el trabajo a distancia es una situación reversible que puede eliminarse sin necesidad de justificar el motivo de la solicitud de reversión y sin que sea necesario dar un preaviso determinado. Esta cuestión, que inicialmente puede parecer menor, es de gran importancia si nos paramos a pensar qué pasaría si un gran número de empleados ejercitan su derecho de reversión y vuelven al centro de trabajo simultáneamente. ¿Qué ocurre si la empresa ha aprovechado la ocasión para reducir las oficinas y ahorrarse el alquiler de metros cuadrados que no suelen ser baratos? Una posible solución para paliar estos inconvenientes es establecer un preaviso largo que permita disponer de un cierto margen para organizar la actividad.
Otro asunto que conviene plantearse es el relativo al lugar de trabajo: ¿se va a permitir a los empleados que trabajen desde cualquier sitio o solo desde el domicilio habitual? Desde luego, esta última sería la opción más aconsejable si la empresa quiere asegurarse de que el empleado podrá estar en el centro de trabajo rápidamente si surge alguna cuestión que así lo requiera (aspecto, por cierto, que también conviene recoger en el acuerdo de trabajo a distancia).
Ciberataques
Esta cuestión nos lleva a pensar en otra de gran importancia: si el empleado va a poder trabajar desde un sitio público utilizando la red de wifi de ese establecimiento, ¿va a poder la empresa protegerse adecuadamente frente a posibles ciberataques?
Debe tenerse en cuenta, además, que si el dispositivo es del empleado, la empresa no va a poder exigirle que instale ningún programa o aplicación (por ejemplo, un antivirus), circunstancia que nos lleva a plantearnos si no será mejor, a pesar del coste que supone, que el empresario facilite al empleado los medios necesarios para hacerlo.
En otro orden de cosas, la empresa tendrá que revisar los sistemas de registro de la jornada (que también es exigible, por supuesto, en el trabajo a distancia), la forma en que se va a valorar el rendimiento del empleado (y si es adecuado o no continuar con el trabajo a distancia), etc.
En definitiva, son muchas las cuestiones que deben plantearse las empresas a la hora de abordar el trabajo a distancia. Ahora es el momento de hacerlo. Las nuevas formas de organización del trabajo han llegado para quedarse y de hecho pueden ser una herramienta muy útil para incentivar a las plantillas y retener talento a través de medidas de flexibilidad. Sin embargo, para ello es esencial anticiparse a los problemas que pueden surgir y regularlos adecuadamente en el acuerdo de trabajo a distancia para que esta sea realmente una opción atractiva tanto para empresas como para empleados.
Paz de la Iglesia, socia de Laboral de DLA Piper.