La creción de empresas podrá hacerse íntegramente ‘online’
Los notarios firmarán la escritura por videoconferencia
Más facilidades para quien quiera emprender. La posibilidad de crear una empresa sin salir de casa mediante un proceso íntegramente online deberá ser una realidad en España antes de agosto de 2021. Así lo impone la nueva Directiva comunitaria sobre el uso de herramientas y procesos digitales en el ámbito empresarial, que fue aprobada por el Parlamento Europeo el pasado mes de junio y deberá ser adaptada al nuestro ordenamiento en menos de dos años.
A día de hoy, constituir una sociedad a través de Internet es posible solo hasta cierto punto. La digitalización de este proceso avanzó de forma significativa tras la aprobación en 2015 de la Ley del Procedimiento Administrativo Común, que obligó a las administraciones públicas a llevar a cabo varios de los trámites burocráticos a través de Internet. No obstante, uno de los pasos siguió requiriendo, de forma ineludible, la presencia física del interesado: la firma de la escritura ante notario.
Para adaptarse a las exigencias de la nueva Directiva, el Consejo General del Notariado (CGN) ha anunciado que habilitará un nuevo servicio: la firma del documento público a través de videoconferencia. A pesar de ser un trámite telemático, desde el organismo aseguran que los fedatarios deberán cumplir con las mismas funciones y obligaciones, que consisten en prestar asesoramiento y verificar la identidad del firmante y su capacidad jurídica.
El hecho de que en lugar de ser presencial se haga desde una pantalla, aseveran desde el CGN, no va a restar seguridad al procedimiento.
Empresas ‘online’
El primer paso para constituir una sociedad desde el ordenador consiste en la redacción de los estatutos. Estos deben incluir el objeto social (la actividad económica que desarrollará la empresa), el domicilio, la forma de administración y el capital social (la cantidad que deben aportar los interesados para constituir la empresa). En el caso de las sociedades de responsabilidad limitada, el capital social mínimo requerido son 3.000 euros, que deberán ser depositados en una cuenta bancaria a nombre de la compañía.
Tras ello, el futuro fundador debe enviar una solicitud de denominación social al Registro Mercantil Central. Este órgano coteja que no exista otra compañía con el nombre escogido y remite al interesado un certificado que así lo acredita, que tiene un plazo de caducidad de tres meses.
Tras este visto bueno, llega el turno de la escritura. El futuro empresario podrá ponerse en contacto con el notario de su libre elección a través de una videoconferencia, quien, durante la misma, verificará su identidad comparando la imagen del socio fundador con la foto del DNI electrónico (que puede solicitarse en las oficinas de Policía Nacional habilitadas para ello).
En ese encuentro telemático, el fedatario también revisa que se ha aportado toda la documentación necesaria para la constitución de la sociedad (el certificado que acredita el nombre de la empresa y el del pago bancario, entre otros) y confirma que el contenido de los estatutos cumple con la legalidad. Asimismo, constata digitalmente que se ha hecho el correspondiente pago bancario por el capital de la futura empresa.
Si todo es correcto, el notario lee la escritura, asegurándose de que el futuro empresario entiende claramente todo su contenido. Después, por fin, se procede a la firma electrónica de la escritura y el ya casi empresario recibe instantáneamente una copia digital en su correo.
Últimos trámites
Otros de los trámites que se pueden realizar de manera online desde las notarías, si así lo solicita el interesado, es pedir a Hacienda el número de identificación fiscal (NIF) de la futura sociedad, que es el equivalente al DNI de las empresas a efectos fiscales.
Por último, el notario reúne todos los documentos y los remite al Registro Mercantil. Una vez este último comprueba que todo está correcto, procede a la inscripción de la nueva empresa, dando por finalizado el proceso de constitución.
¿Qué dice la Directiva?
Modelos ‘online’. Más allá de la posibilidad de crear sociedades de manera telemática, la directiva incluye otras novedades significativas. Entre ellas, destaca la obligación a los estados a facilitar modelos de escrituras a los emprendedores, que deberán estar disponibles en la red. Los solicitantes tendrán la posibilidad de escoger entre ese prototipo o una escritura de constitución personalizada.
‘Sólo una vez’. La directiva introduce el principio de “solo una vez”, que implica que las empresas no tengan que presentar la misma información más de una vez ante la Administración Pública. Así, cuando una sociedad quiera constituir una sucursal de su empresa en otro país de la Unión Europea, podrá utilizar los documentos que presentó al registrar la empresa por primera vez.
Presencia física. Como salvaguardia para evitar el fraude, la normativa permite a los Estados miembros exigir la presencia física de los futuros empresarios ante una autoridad competente. No obstante, esto solo puede tener lugar cuando exista una auténtica sospecha de falsificación de identidad.