Fondos europeos: qué deben tener en cuenta las empresas

No solo es necesario ejecutar los fondos conforme a la normativa, sino también poder demostrarlo

La aprobación del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia de España por la Comisión Europea en junio y la validación en julio para el uso de los fondos permiten que España pueda disponer de la prefinanciación establecida para los fondos europeos de recuperación Next Generation EU. De los 140.000 millones de euros entre 2021 y 2027, repartidos entre subvenciones y préstamos, que España tiene derecho a solicitar, por el momento se han requerido 69.000 millones de euros en subvenciones.

Tras este visto bueno, el reto no solo es garantizar que estos recursos se utilicen para impulsar inversiones alineadas a los objetivos prioritarios (financiar la transición ecológica y la digital), sino también cumplir con una serie de reformas estructurales comprometidas, como la laboral, la del sistema de pensiones o la fiscal. Por ello, para cumplir con las distintas metas y comprometer los fondos, se ha aprobado el Real Decreto-Ley (RDL) 36/2020, que servirá para agilizar la asignación de los fondos para acometer las reformas y así reducir los tiempos y umbrales de los procesos de adjudicación, trámites administrativos y evaluaciones ambientales. No obstante, podría no contar con suficientes medidas de prevención y control del fraude y conflictos de intereses, además de no cumplir con los principios de publicidad, concurrencia, objetividad, igualdad y no discriminación de acceso.

Será también necesario cumplir con los principios horizontales del Reglamento de Mecanismo de Recuperación y Resiliencia Reglamento (UE) 2021/241, del Parlamento Europeo y del Consejo, por el que se establece el Mecanismo de Recuperación y Resiliencia (RMRR), publicado el 18 de febrero –posterior al RDL–, como el de “no causar perjuicio significativo” a objetivos medioambientales.

La segunda cuestión reside en el control sistemático de las justificaciones intermedias y finales, requisito necesario para recibir nuevas transferencias. Esto comprende tanto aspectos económicos (gastos realizados) como los logros cualitativos (hitos), además de los cuantitativos (objetivos) a los que se contribuye. Estas instancias de rendición de cuentas y de control, si bien son necesarias, pueden generar cuellos de botella significativos.

Para evitar esto, la Comisión Europea se basa en la confianza en los sistemas y normas de gestión nacionales, en el buen historial y funcionamiento del Sistema de Gestión y Control (SGC) y la participación en el marco de la Fiscalía Europea (EPPO), para que el control que la Comisión debe realizar sea, en principio, sobre el trabajo de la autoridad de auditoría. Por ello, la nueva política de cohesión introduce novedades en los sistemas de control y gestión para los fondos programáticos europeos (2021-2027): simplifica y unifica las normas de control de los diferentes fondos, introduce el principio general de auditoría única para evitar duplicidades y verificaciones de gestión de los mismos gastos, además de coordinar los planes de auditoría de la Comisión y los Estados miembros, entre otros.

Teniendo en cuenta esto, las organizaciones que aspiren a beneficiarse de estos recursos deben conocer las normas y procedimientos europeos –a nivel de contratación, gestión, publicidad, etc.– para garantizar su cumplimiento. De esta forma, evitarán incurrir en gastos no elegibles que las autoridades de auditoría exijan reintegrar, o supongan una suspensión de las transferencias a sus proyectos de inversión.

Por otra parte, es necesario tener en cuenta que, en el proceso de firma del acuerdo, o durante la implementación de la ayuda, la Comisión puede solicitar más detalles legales y administrativos no incluidos en la propuesta original. Es posible también que sea necesario ajustar la propuesta en función de sugerencias recibidas y contar con un sistema de reporte de informes técnicos y financieros periódicos al adjudicador.

Los dos controles básicos a las entidades beneficiarias de los fondos son: las verificaciones de gastos y las auditorías de los sistemas de control y gestión. Los primeros determinarán la elegibilidad de los costes subvencionables incluidos, y los segundos abordan los requisitos clave de los sistemas de gestión y control, generando automáticamente planes de control específicos. Por ello, los auditores deben cumplir con los requisitos éticos, y planificar y realizar los procedimientos pertinentes, para obtener una seguridad razonable de que los estados financieros están libres de errores materiales.

Para quienes se beneficien de los recursos, es imprescindible alcanzar los logros y ejecutar el gasto de forma adecuada para que sea elegible. Para evitar riesgos es necesario que las empresas cuenten con un proceso sistemático de recogida de datos para hacer un seguimiento de los insumos, los productos resultados e impactos a lo largo de la ejecución.

Además, también deberán contar con un sistema de gestión y control de auditoría interna y externa apropiados que les permita rastrear e identificar el uso de los recursos y reportarlo de forma clara y transparente. Esto incluye mantener registros de los costes elegibles y las cuentas correspondientes.

El éxito en la ejecución de los proyectos residirá no solo en la capacidad de ejecutarlos técnicamente, sino también en que se disponga de un sistema de gobernanza y gestión que asegure que los fondos se ejecuten conforme a las normas legales y administrativas. Por tanto, previamente a la utilización de los fondos es necesario identificar riesgos y garantizar la adecuación de los procedimientos para la administración y puesta en marcha de los proyectos.
Es decir, en el momento de las auditorías, no solo habrá sido necesario haber ejecutado los fondos conforme a la normativa, sino también poder demostrarlo.

Josefina Piñón, equipo de fondos europeos de Mazars