Cómo hacer que una reunión sea productiva

Pocas empiezan puntuales y con un objetivo claro, lo que acaba generando frustración entre los asistentes

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Las reuniones son necesarias, pero deben estar bien gestionadas. Consumen cantidades ingentes de tiempo individual y colectivo. Solo en Estados Unidos, detalla el consultor Steven G. Rogelberg, se celebran al día alrededor de 55 millones de reuniones. Ya en 1976, Antony Jay publicó en Harvard Business Review que se celebraban en torno a 11 millones de reuniones diarias. La cifra ha ido, por tanto, en aumento. Los costes anuales de este tiempo, si se pondera con el salario medio de los asistentes alcanza los 1,4 billones de dólares (1.260 millones de euros), según un análisis realizado por la cofundadora de la empresa de software Lucid Meetings, Elise Keith, procedente de las bases de datos sobre reuniones de multinacionales como Verizon, Microsoft o Fuze. Además, esta inversión de tiempo acaba generando modestos rendimientos, afirma Rogelberg, autor de La sorprendente ciencia de las reuniones (Editorial Tébar Flores). También los empleados creen, al menos el 47%, como se recoge en un estudio elaborado por Salary.com en el que han participado 3.164 trabajadores, que este exceso de reuniones genera demasiadas molestias en las organizaciones, que se quejan de la pérdida de tiempo en el trabajo, de la frustración que ocasionan. Según el análisis de Keith, el personal no directivo asiste a una media de ocho reuniones semanales, mientras que los gerentes acuden a unos 12 encuentros. “Lamentablemente, la mayoría de las empresas y líderes consideran que las malas reuniones son inevitables, porque o bien desconocen mejores maneras de actuación, o bien implantan nuevos métodos que no se mantienen en el tiempo, puesto que no se basan en evidencias científicas”, señala Rogelberg.

Porque existe la ciencia de las reuniones, que trata sobre el estudio de las mismas, incluyendo la preparación, el desarrollo, el cierre y, por supuesto, su seguimiento. De hecho, las analiza no solo como un fenómeno crítico del entorno laboral que afecta a los empleados, líderes y organizaciones, sino también como un contexto o marco utilizado para estudiar equipos y procesos. Para que una reunión sea eficaz, quien la convoca debe tener definidas sus habilidades reales de liderazgo. El autor del citado tratado propone que las reuniones formen parte del feedback de 360 grados para líderes, además de añadir una sección sobre reuniones en la encuesta anual de compromiso de empleados. Esto implica adoptar un liderazgo de servicio y una mentalidad de servidor para maximizar el valor del talento colectivo en una reunión.

En cuanto a la duración de este tipo de encuentros, está establecido como norma, aunque todo esto depende del propósito, alcance, historia, modalidad de comunicación y número de asistentes, que el tiempo empleado sea de una hora de duración. Tal es así que cuando se desarrollaron los programas de calendario como Microsoft Outlook, la duración predeterminada de las reuniones era de 60 minutos. Y este tiempo puede llegar a ser contraproducente, en opinión de Rogelberg, que cree que las compañías pueden tener reuniones superrápidas sin sacrificar la efectividad. “Reducir el tiempo no solo ahorra tiempo, también crea una presión positiva para los asistentes, lo que a su vez ayuda a aumentar la concentración y el interés”. Y aconseja que, una vez se estime el tiempo idóneo, para desarrollar los temas a tratar, se debería rebajar entre un 5 y un 10% la duración, ya que esto genera cierto estrés saludable y repercute en el rendimiento, además de promover la concentración y el compromiso con el trabajo. Si la reunión normalmente tiene una duración de 60 minutos conviene reducirla a 50.

Para un directivo es habitual tener reuniones consecutivas, esto significa que si no existe margen de transición entre cita y cita aumenta la impuntualidad. De hecho, diferentes estudios señalan que el 50% de las reuniones suele comenzar tarde. Y este hecho genera frustración entre la gente que suele ser puntual, pero lo que es peor puede afectar a la dinámica de la propia reunión.

Los encuentros de 10 o 15 minutos son otra herramienta a tener en cuenta. Son comunes en los trabajos de alto riesgo, como el ejército, los servicios de emergencia y hospitales. Esta fórmula cada vez se extiende más entre las empresas. Por ejemplo, Marissa Mayer, ex consejera delegada de Yahoo y fundadora de Lumi Labs, es conocida por sus reuniones breves, por programar grandes bloques de temas concentrados en este espacio de tiempo, lo que implicaba tener hasta 70 reuniones semanales. Con esta fórmula, los empleados llegaban con una agenda ajustada y muy centrada, lo que las hacía muy exitosas. Eso sí, deben empezar y terminar de manera puntual.