El deber de estar al día en la unificación de pagos
Uno de los hitos financieros del presente año 2014 ha sido la consolidación de la unificación de los sistemas de pagos a nivel europeo, que establece un único formato de cuenta bancaria dentro de la Zona Única de Pagos en Euros, conocida como SEPA.
Esta importante iniciativa de la Comisión Europea rompe una importante barrera para las transacciones entre los países de la Unión Europea, pero no ha estado exenta de dificultades, ya que las demoras generalizadas en la transición por parte de las entidades financieras y las compañías han alargado el proceso. Una situación que pone de manifiesto una vez más las dificultades que siguen existiendo a la hora de implantar con éxito un sistema unificado como este.
Las condiciones de este nuevo escenario son estrictas: los instrumentos nacionales de cada país para realizar transferencias bancarias ya no son válidos, y solo se aceptará el formato SEPA. Las organizaciones que no hayan completado la migración hacia el nuevo sistema tendrán problemas para asegurar el cobro a través de transferencia o domiciliación, lo que puede afectar al flujo de caja.
El objetivo del sistema unificado SEPA es que ciudadanos, compañías y otros agentes económicos puedan operar en euros bajo las mismas condiciones básicas, derechos y obligaciones, con independencia de su ubicación y de que el pago sea o no transfronterizo. Esto se sustenta básicamente en tres ejes: la transferencia bancaria (realizar traspasos de capital en menos de un día), el adeudo domiciliado (domiciliar recibos en bancos extranjeros) y las tarjetas de pago (hacer pagos y retirar efectivo en euros con idénticas condiciones que en el país de origen).
Los beneficios derivados del formato SEPA son una mayor integración económica y monetaria en Europa, unos movimientos de capital más ágiles y un aumento de la seguridad en las operaciones gracias a las normativas comunes internacionales. Pero sobre todo, cabe subrayar el aumento de competitividad que aporta a las compañías, que pueden trabajar en otros mercados de forma más fácil, sin necesidad de abrir cuentas bancarias en el extranjero desde su cuenta de origen ni de formalizar una razón social en los países en los que quieran operar. Así pues, la rapidez y eficacia de la adopción del nuevo sistema puede determinar el futuro de una compañía, especialmente en el caso de las pymes.
Para ellas, y también para el resto de organizaciones involucradas, uno de los aspectos clave es la buena gestión de los mandatos, puesto que de esta forma las compañías pueden evitar en gran medida el riesgo de sufrir la devolución de recibos del cliente deudor hasta los trece meses en caso de pagos no autorizados.
En los casos en los que el usuario, o la empresa deudora en el caso B2B, no accedan por un sistema seguro a la aceptación electrónica del mandato, es donde cobra fuerza la externalización de esta gestión a manos de un partner que garantice el control integral del ciclo de vida del mandato. Con ello, la entidad confía este aspecto clave a una organización experimentada, y puede centrar sus esfuerzos en completar una transición que será vital para asegurar su competitividad en el futuro.
Desde la recepción, composición, firma y envío del mandato a través del canal más adecuado, hasta la gestión de su respuesta –obviamente incluyendo el control y seguimiento del mandato y también su custodia tanto en formato físico como digital–, la garantía de eficacia en todo el ciclo es una prioridad. Todo ello, para fortalecer la seguridad de las operaciones y minimizar así los riesgos financieros.
Además, para el resto de procesos, el ritmo de desmaterialización de las comunicaciones con clientes en el sector financiero tiene que estar sujeto al cumplimiento estricto de las obligaciones de información y de conservación de la evidencia de aceptación por parte de los clientes.
Todo ello supone un importante reto para algunas organizaciones, pero estas deben saber que cuentan con socios que les pueden allanar el camino y acompañarles hacia el éxito. Una vez más, un duro reto puede convertirse en una gran oportunidad de crecimiento.
José Manuel Bilbao es director del mercado vertical de banca y seguros de RICOH España.