Diez normas básicas para no desentonar en eventos
Un buen protocolo puede marcar la diferencia en un acto de empresa Del primer al último empleado traslada la imagen de empresa
La imagen y las formas mostradas por los anfitriones de un evento nunca pasan inadvertidas para los asistentes. Todo el trabajo que conlleva un acto promocional o institucional habrá sido en vano si el invitado se marcha con mal sabor de boca. “Mensajes como eficacia, profesionalidad, calidad, trabajo bien hecho o competitividad se transmiten mucho mejor si se utilizan técnicas de organización en los eventos de empresa”, opina Gerardo Correas, consejero delegado de la Escuela Internacional de Protocolo. Pare este experto en protocolo empresarial, un evento nunca será un éxito si no se presta especial atención a diez cuestiones clave.
La imagen del directivo. La primera impresión es la que cuenta, y el directivo es el verdadero representante de la empresa. “Lo que los clientes, proveedores, empleados, y todos los públicos piensen del directivo, será lo que piensen de la empresa”, asegura Correas. Esto incluye desde su forma de vestir hasta sus gestos o su actitud: “todos los factores que hacen que una persona sea más o menos agradable”.
La empresa es la anfitriona. Del primer al último empleado traslada la imagen de empresa. “Desde el conserje que está en la puerta, haciendo bien su trabajo y atendiendo con la profesionalidad correspondiente, hasta el presidente de la empresa que acude a un acto social, todo ello, pasando por la persona responsable de la atención telefónica hasta el ingeniero informático que no tiene trato con el público”, enfatiza el experto.
Relación social profesional. “Un directivo, por excelente que sea en su campo de responsabilidad, no lo es del todo si no sabe relacionarse con sus públicos, si no es capaz de trasladar la excelencia de su trabajo a los demás”, explica Correas. Es importante dedicarle tiempo a este aspecto si es necesario. “El que sabe o hace algo y no lo cuenta es como si no lo supiera o no lo hiciera”.
Funcionamiento protocolario. Las normas protocolarias de la empresa, preferiblemente estructuradas en torno a un manual interno de protocolo, deben basarse en la imagen, proyección, comunicación, procedimiento y rentabilidad y prestigio de la compañía.
Trascendencia. “Todo el sistema protocolario de la empresa debe estar basado en la trascendencia planificada de cada acción enmarcada en la política general de comunicación de la empresa”, subraya Correas.
Definición de los mensajes. Resulta imprescindible cuando se planifica un evento concretar los mensajes a transmitir. La disposición de las mesas y otros elementos pueden reforzarlos.
Escenarios sencillos. Correas recomienda no recargar el ambiente, para que toda la atención del auditorio recaiga en el mensaje.
Identidad corporativa. La propia identidad de la marca no puede quedar en último término, independientemente del asunto que ya haya propiciado el evento.
Actos breves, pero con contenido. Es tan importante no aburrir a los invitados como lograr que estos consideren que ha merecido la pena asistir al acto.
Poco discurso, mucho mensaje. Solo hay algo peor que un discurso demasiado largo, y es que encima sea leído. Correas aconseja hacerlos lo más breves posible y potenciar el mensaje audiovisual.
Ceremonial corporativo, la asignatura pendiente
El protocolo empresarial afecta a una amplia variedad de comportamientos que afectan al ámbito de la presencia pública: el llamado ceremonial corporativo. “Se denomina así porque no solo se aplica a las empresas, sino a otras entidades, como fundaciones, partidos políticos o asociaciones”, apunta María Teresa Otero, presidenta de la Organización Internacional de Ceremonial y Protocolo (OICP).
Dicho ceremonial, explica Otero, afecta desde al comportamiento básico en sociedad (saludar al entrar en una habitación o dejar hablar a otros en una conversación) al vestido, la ornamentación y la gestualidad (las normas de etiqueta).
También se debe tener presente (o, en su defecto, confeccionarlo) los sistemas de ordenación de precedencias: quién debe destacar sobre quién. “Aunque no se sea consciente, en todas las organizaciones existe un ordenamiento de precedencias implícito, normalmente basado en las jerarquías”, subraya Otero.
La simbología corporativa, que identifica e individualiza la organización; la comunicación ceremonial (invitaciones, agradecimientos o felicitaciones) y los honores corporativos que la entidad ofrece a sus miembros (tamaño de los despachos, coches de empresa, tarjeta vip, etcétera) son solo otros de los asuntos que se deben tener en cuenta a la hora de diseñar una buena política protocolaria.
“Tenemos que ser conscientes de que no existe ningún principio universal que se pueda aplicar a todos los públicos, culturas y épocas”, sentencia Otero. “La única recomendación es realizar siempre un importante esfuerzo para conocer previamente las normas locales y adaptarse a ellas todo lo posible si se quiere triunfar”.