La gestión documental, un salvavidas en plena crisis
La externalización de los archivos y procesos permite rebajar los costes de esta partida hasta en un 50%, lo que asegura la supervivencia de muchas empresas
Las empresas, instituciones y organismos públicos acumulan cada vez un mayor número de documentos. Bien por los cambios de la legislación, que les obligan a conservar más documentos y facturas por más tiempo, o bien por el aumento de los servicios contratados, las compañías amasan cantidades ingentes de información. Un correcto almacenamiento de estos archivos y una distribución ordenada para poder disponer de ellos cuando sea necesario es vital para la operatividad y la productividad de una firma.
A esta problemática se unen los factores relacionados con el espacio que ocupan estos archivos, que con el alto precio del suelo encarece el almacenaje en las oficinas, así como el riesgo de deterioro o destrucción del papel, como en caso de incendios. Finalmente, la Ley de Protección de Datos obliga a la contratación de servicios de destrucción confidencial de documentos para asegurar que no se trafica con datos personales, por lo que tienen que externalizar este proceso.
El entramado de necesidades y obligaciones al que se enfrentan las empresas hace muy costoso todo el proceso de guardia y custodia de textos, así que lo más efectivo y rentable es contratar a compañías dedicadas a la gestión documental. Este sector está formado por sociedades especializadas en el almacenamiento y conservación de documentos, además de su clasificación y catalogación para facilitar su recuperación. La demanda de estos servicios ha provocado la proliferación de este tipo de negocios. "En España, el sector está muy atomizado", explica Pablo Divasson, director de relación con inversores de Service Point, uno de los líderes en Europa.
Existen "multitud de pequeños negocios de reprografía que se dedican a la gestión documental a pequeña escala", afirma Divasson; no obstante, la llegada de la crisis asestó un duro golpe a estas pymes, "muchas de las cuales han desaparecido por la caída de la demanda".
Al mismo tiempo, hay numerosas compañías de mediano tamaño que "han tenido que reinventarse", ofreciendo nuevos servicios y ampliando el abanico de campos a los que se dedican. El caso de Service Point es un claro ejemplo, ya que centraba su actividad en el sector inmobiliario, pero con el pinchazo de la burbuja de la construcción se vieron obligados a apostar por otros sectores, como el financiero o el sanitario.
Un nuevo marco
Esta actividad está viviendo un proceso de transformación en el que la innovación tecnológica es el nuevo vehículo. La digitalización de los documentos es un gran paso que facilita los procesos internos de las empresas y que supone un ahorro importante. "El sector de la gestión documental es ahora mucho más que el archivo y conservación de información", explica Jesús Usar, presidente de la firma Docout; "desde hace tres o cuatro años incluye servicios de BPO (business process outsourcing)", que consisten en externalizar toda una serie de procesos internos de las empresas que suponen un elevado gasto no productivo. Las compañías del sector gestionan "todo el ciclo de vida de la información en la empresa", indica Marta Gutiérrez, directora de operaciones de CSC en España, una de las mayores firmas del ramo a nivel europeo.
Por ejemplo, la gestión de facturas o contratos puede subcontratarse en empresas especializadas, que digitalizan y almacenan los archivos al tiempo que administran toda la información que contienen. "En Docout tenemos muchos clientes que ya no reciben sus papeles, sino que llegan a nuestras oficinas y somos nosotros quienes gestionamos toda esa documentación", apunta Usar.
Al mismo tiempo, las nuevas tecnologías juegan un papel fundamental en este proceso. La digitalización de documentos es solo el primer paso para rebajar los gastos. Las nuevas tecnologías permiten almacenar la información con diferentes formatos y contenidos, y puede clasificarse con mayor facilidad y estar siempre disponible desde cualquier parte del mundo.
La llegada de la crisis ha dinamizado el sector y multiplicado la demanda. La caída de los ingresos se intenta compensar con un control del gasto no productivo para cuadrar los balances. Dentro de los gastos corrientes, la gestión documental ocupa una buena porción y, además, adolece de eficiencia, debido a que este no es el ámbito de actuación propio de las compañías, de modo que externalizar todos estos procesos supone una reducción de costes de hasta el 50%. Un auténtico salvavidas para las empresas.
La búsqueda continua de mecanismos que permitan recortar los gastos no productivos sitúa al sector del outsourcing documental y de procesos en el centro de la diana. "Las entidades necesitan reducir gastos innecesarios y nosotros les damos lo que están buscando", afirma José Luis de la Rosa, director general de Yerbabuena Software, una empresa fundada por estudiantes de la Universidad de Málaga que, con solo seis años de vida, está pisando fuerte en el sector. "Ofrecemos un producto cuya inversión se recupera en poco tiempo gracias a los drásticos ahorros en tiempo y esfuerzos que genera", lo que garantiza la buena acogida del mercado. "Buscamos soluciones imaginativas que eviten al cliente realizar una fuerte inversión inicial, y cambiarlo por un pago menor que se prolongue en el tiempo", explica Gutiérrez.
Innovación
Diseñar un producto diferente, creativo e innovador es la única manera de prosperar en un mercado tan competitivo como el actual. Para las empresas, "cambiar de un sistema de gestión a otro implica grandes costes, no solo monetarios", advierte Verónica Meza, responsable de comunicación de Yerbabuena, por lo que es necesario "aportar soluciones de verdadero valor para el cliente". El producto estrella de la compañía es Athento, una plataforma de gestión documental para centros sanitarios que facilita el acceso del personal al consentimiento informado de los pacientes y disponer del mismo en todo momento, lo que agiliza los trámites internos de los hospitales.
Los clientes también reclaman que el precio se ajuste al volumen de la demanda, de modo que el pago sea variable cada mes en función del número de documentos procesados, apunta Usar. Docout fue la empresa pionera en España en incorporar costes variables.
Tecnología española de primer nivel
Un buen puñado de empresas españolas está apostando fuerte por el sector de la gestión documental con inversiones importantes en I+D+i. Estas compañías desarrollan productos muy competitivos en el mercado internacional con tecnología 100% española.Casos como el de Yerbabuena Software, una spin-off nacida de la Universidad de Málaga y con sede actualmente en Silicon Valley, ilustran el potencial de las firmas nacionales. Por su parte, Docout es una de las mayores empresas del sector en España y tiene presencia internacional, en Reino Unido, México y, próximamente, en Brasil. Además, cuenta con el mayor centro de logística documental de España, de 26.000 metros cuadrados.