Cómo evitar las colas en el Registro Mercantil
Cualquier administrador de una sociedad sabe que cada año tiene que legalizar sus libros de llevanza obligatoria y depositar las cuentas anuales aprobadas en el Registro Mercantil. Obligaciones legales que se justifican porque el tráfico societario requiere total transparencia y claridad, tanto respecto de terceros -acreedores, consumidores, clientes, contratantes o la propia Administración- como de las personas vinculadas internamente con la sociedad, como puedan ser miembros del consejo de administración, socios u obligacionistas.
Los libros de contabilidad obligatorios responden al viejo deber de los empresarios, consagrado en el Código de Comercio de 1885, de llevar siempre una contabilidad organizada, adecuada a su actividad y cuya consulta permita hacerse una idea real sobre su exacta situación patrimonial. El fin de la legalización de los libros es preconstituir la prueba de conocimiento de su contenido, de modo que no sea posible añadir o quitar hojas según los coyunturales intereses de la ingeniería contable. El depósito de las cuentas en el Registro Mercantil es un mecanismo adecuado para garantizar que los administradores informarán anualmente a sus socios del resultado contable y que éstos, en su caso, han de aprobar en la junta general.
Si transcurre un año desde el cierre del ejercicio social sin depositarlas, se cierra también el Registro para casi cualquier acto societario posterior y, además, el Ministerio de Justicia, con la información que los registros mercantiles le proporcionan, remitirá la lista de sociedades incumplidoras al Instituto de Auditoría y Contabilidad.
Muy bien. Pero a nadie le gusta hacer cola para cumplir estos trámites. Recientemente terminó el plazo para presentar a legalización los libros. De nuevo, como solemos hacer, muchos esperaron hasta el último día y eso provocó colas interminables. En suma, tiempo y dinero perdido. Y este proceso se repetirá cuando toque presentar las cuentas anuales. Lo que quizá les interese saber a estas personas es que esos trámites podían haberlos hecho por internet, pues la presentación telemática de libros y cuentas es una realidad desde hace años a través del sistema articulado por el Colegio de Registradores. Sistema abierto a cualquier usuario y no restringido a notarios y otros funcionarios, como ocurre en relación con los títulos inscribibles.
La firma reconocida que permite este envío telemático de libros y cuentas la concede el Servicio de Certificación de los Registradores y se recoge en el Registro Mercantil que elija el interesado. El primer paso para usar este servicio es darse de alta como usuario en www.registradores.org -trámite común para ser abonado del servicio de publicidad formal por internet de notas simples del Registro de la Propiedad y del Registro Mercantil. Otro milagro tecnológico que remite la información por correo electrónico, online para la publicidad mercantil, y offline para propiedad, pero en este caso, con plazos medios de expedición de dos horas y 30 minutos-. Una vez rellenados los campos del formulario y remitido éste por fax al Colegio de Registradores, dispondremos de un password de usuario y una clave de acceso.
Solicitaremos entonces una cita a través de la web en el Registro Mercantil para recoger el dispositivo de firma reconocida. Una vez dispongamos del dispositivo, ya podremos enviar los libros y las cuentas, y el sistema generará inmediatamente un acuse de recibo. Sin embargo, hay diferencias. Los libros -en soporte informático- se remiten íntegramente por la red, una vez enviados ya se pueden usar dado que no hay que volver a recogerlos; lo que se archiva en el Registro es su huella digital, de modo que si luego se altera el archivo remitido se alterará la huella.
Sin embargo, en el caso de la presentación de cuentas habrá que completar un segundo paso. En un plazo de 15 días desde la remisión telemática de las cuentas, remitiremos por correo certificado el acuse de recibo impreso acompañado del acuerdo de aprobación de las cuentas por el órgano competente con las firmas notarialmente legitimadas y, en su caso, el informe de auditoría. Con este envío por vía postal habrá concluido el proceso. De este modo nos habremos ahorrado una larga cola, los costes añadidos a la espera y la pérdida de tiempo.
Téngalo en cuenta, al menos si quiere evitarse un par de enfados el año que viene.
José Antonio Miquel Silvestre. Registrador de la Propiedad