¿Se han de pagar impuestos por los gastos derivados del teletrabajo que se abonen a los empleados?
La cuestión es si las compensaciones han de considerarse una retribución dineraria sometida a gravamen o un mero reembolso de gastos
Todos hemos leído recientemente sobre las negociaciones del Gobierno y los agentes sociales en torno al teletrabajo y las cesiones de unos y otros en esta materia, esfuerzos que han culminado en el Real Decreto-Ley 28/2020, de 22 de septiembre, de trabajo a distancia publicado en el BOE el 23 de septiembre.
Quizá sea por esa mente "retorcida" de la que a menudo se nos acusa a los fiscalistas, pero echo en falta una regulación tributaria que discurra en paralelo a la normativa laboral, y que delimite claramente cómo ha de tributar esa compensación de gastos que satisfaga la entidad empleadora a sus empleados, ya sea en aquellos casos en los que se practique el teletrabajo de manera regular o estructural (v. g. 30 % de la jornada), ya como medida de contención sanitaria (v. g. pandemia del covid-19), ya por cualquier otro motivo en el que la entidad se avenga a ello.
Me estoy refiriendo a esos gastos o consumos de suministros varios (WiFi, electricidad, etc.) u otros en los que el trabajador incurre en casa en el desempeño de su trabajo. Al margen del debate que cabe plantear en torno a si tales gastos constituyen en sí mismos un gasto o un medio que ha de sufragar la entidad empleadora en tales supuestos, la cuestión que se plantea en este caso es si las referidas compensaciones han de considerarse una retribución (dineraria) sometida a gravamen (IRPF) o un mero reembolso de gastos satisfechos por el trabajador por cuenta de su empleador.
La cuestión no es baladí; así, si dichas compensaciones se consideran mayor retribución por el trabajo desempeñado, deberán someterse a retención a cuenta del IRPF, a practicar por parte de la entidad pagadora/empleadora, al tiempo que el trabajador vendrá obligado a declarar tales conceptos como mayor renta en su declaración del IRPF correspondiente; por el contrario, si aquéllas se entendieran como un mero reembolso de gastos incurridos por cuenta de la entidad, tales cantidades no quedarían sometidos a gravamen.
Sobre esta materia, merece recordar que la doctrina y jurisprudencia administrativa dictada al efecto viene reiterando que los gastos satisfechos por el empleado por cuenta de la empresa (ej. en viajes de empresa, gastos tales como gastos de aparcamiento, autopistas, etc.), han de justificarse como tales por el propio empleado, que es quien los habría satisfecho en primera instancia y constan a su nombre los justificantes, y, en definitiva, a quien favorece que se clarifique la naturaleza de esas compensaciones para que no se le imputen como renta gravable, todo ello sin perjuicio de que también la empresa haya de justificar la vinculación de esos gastos con su actividad económica con el fin de poder deducirse los mismos a efectos de su imposición (Impuesto sobre Sociedades).
De esta manera, el empleado podrá aportar con relativa facilidad la factura de los referidos suministros o gastos; más difícil será acreditar que porción del consumo de dichos suministros es atribuible a la empresa empleadora pues, al tratarse de suministros de la vivienda habitual, es difícil sostener que toda su cuantía es atribuible al teletrabajo; la dificultad de imputación se incrementa en los supuestos de contratos de tarifa plana, donde el consumo dentro de los márgenes acordados con el suministrador no conlleva, como regla general, un mayor coste para el contratante.
Difícil será igualmente justificar que se trata de un reembolso de gastos cuando la compensación se articule en forma de pago único y universal para todos los empleados/teletrabajadores por igual, pues por su naturaleza, tales gastos tendrán un origen e importe dispar, en función de la modalidad y extensión temporal del teletrabajo.
Nos encontramos en una situación en la que la prueba del gasto incurrido por el empleado por cuenta de su empresa mientras desempeña su trabajo desde casa se antoja harto complicado, dificultando así la posibilidad de que la compensación que la empresa le abone se considere un mero reembolso de gastos no sometido a gravamen.
Quizá la solución pase por establecer unas cuantías mínimas por día de teletrabajo o trabajo a distancia y/o cuantías máximas a determinar en función de determinados parámetros, exentas de gravamen en determinadas circunstancias (como ocurre con las dietas o tickets restaurante) sin necesidad de acreditar el importe efectivo del gasto que se pretende compensar.
En resumen, hay soluciones a esta nueva situación; se trata de plantearlas con sosiego y mesura y regularlas con rigor, preferiblemente antes de que se generalicen y cunda el desconcierto cuando nadie sepa el tratamiento fiscal a otorgar a esas cantidades o, lo que es peor, cuando se extienda un tratamiento consensuado y ulteriormente la Administración Tributaria regularice dicho tratamiento en sentido contrario, provocando esa inseguridad jurídica tan reprochable en un Estado de Derecho.
Montserrat Turrado, socia de Bird & Bird.