Nuevo reto legal para las pymes: implantar el canal de denuncias
El sistema de información interno en 27.000 pequeñas y medianas empresas, obligatorio desde el 1 de diciembre
Desde diciembre, 27.000 pequeñas y medianas empresas, según datos de la última estadística de compañías inscritas en la Seguridad Social, tendrán la obligación de contar con un canal de denuncias a disposición de sus 2,7 millones de empleados y de quien mantenga una relación en el contexto profesional.
La Ley 2/2023 reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y lucha contra la corrupción obliga a las pymes —empresas de 50 a 249 empleados— a proteger a las personas que en un contexto laboral o profesional detecten infracciones penales o administrativas graves o muy graves y las comuniquen mediante el sistema interno de información que deben tener en marcha desde el próximo sábado. La nueva obligación también alcanza a los ayuntamientos de menos de 10.000 habitantes.
La configuración del canal de denuncias interno debe permitir un uso asequible para los empleados, contar con garantías de confidencialidad y llevar a cabo unas prácticas correctas de seguimiento, investigación y protección del informante. Además, es indispensable para la eficacia de este sistema la designación del responsable de su correcto funcionamiento.
Desafíos
Para cumplir con éxito la ley y proteger a los informantes, las pymes se enfrentan a unos costosos retos legales y económicos. Por un lado, establecer el canal de denuncias y nombrar a su responsable y, por otro lado, designar a las personas que lo gestionarán y podrán tener acceso a los datos denunciados.
Carlos Hernández, socio fundador de Silverback Advocacy, reconoce que “en un alto porcentaje, las pymes no están preparadas para adoptar el canal de denuncias, a pesar de que España está bien situada en el conjunto de los países europeos”.
A la falta de conocimiento sobre la importancia de este tipo de mecanismos, se suman las dificultades técnicas para su ejecución con garantías y, sobre todo, el coste de implementación, tanto económico como cultural. “Las empresas con menos medios pueden salir perjudicadas ante una nueva carga legal debido a sus recursos limitados”, asegura Hernández.
Aunque la creación de un canal ético —que incluye la recepción de denuncias y cualquier otro tipo de comunicación— pudiera asumirse económicamente por las pymes otro problema es el coste del mantenimiento de su gestión que supone “un nuevo control propio del programa de compliance de la compañía”, afirma Silvia Steiner, socia de Osborne Clarke España.
Por su parte, Rafael Sánchez-Sevilla, socio de penal y compliance en Fieldfisher, asegura que la solución para las pequeñas y medianas empresas pasa por “recurrir a un asesoramiento especializado de profesionales expertos en la materia que también ayudarán a las pymes a gestionar ese canal ético” ya sea de forma interna, con apoyo, o de forma externa, encargándose de la gestión de esas comunicaciones.
Aparte de la cuestión económica, las pymes se enfrentan a un nuevo reto empresarial con la exigencia legal de contar con un canal de denuncias. El nuevo sistema supone un cambio cultural que se aprecia de primeras en la terminología utilizada por la ley. Al informante ya no se le llama “chivato” (término utilizado en su traducción inglesa, whistleblower, por la directiva de la UE que se ha incorporado al derecho español), sino “alertador”.
Esta exigencia legal, asegura Sánchez-Sevilla, puede transformarse “en una oportunidad de mejora” al transmitir a sus empleados, clientes y proveedores un plus de seguridad, transparencia y tolerancia cero frente a posibles conductas irregulares o incumplimientos.
Para Joaquín Barral, responsable en Aranzadi LA LEY de Complylaw Canal Ético, herramienta que facilita la implantación del canal de denuncias en las organizaciones, además del cumplimiento de una obligación legal, la implementación de un canal de denuncias “predispone a los empleados a informar de posibles irregularidades, lo que promueve la ética y las buenas prácticas en el ámbito corporativo y son una herramienta clave para desalentar cualquier mala praxis”.
Balance
La pymes y pequeños ayuntamientos son los últimos en subirse al carro del canal ético obligatorio. El pasado 13 de junio finalizó el plazo para que las empresas con más de 249 empleados contaran con un canal de denuncias. Una obligación que afecta a 5.528 grandes compañías y que dan ocupación a más de 6,5 millones de trabajadores.
A pesar del corto período que el legislador dio a las grandes empresas para la implementación del sistema de información interno —algo más de tres meses— el “balance es muy positivo”, según Sánchez-Sevilla. No obstante, el experto reconoce que han detectado dificultades para su correcta implantación como “la limitación del uso de estos canales sólo para empleados cuando la ley obliga a que también estén accesibles a terceros como proveedores, clientes o socios de negocio”.
Las grandes empresas que contaban con canales internos de denuncia han tenido que adaptar en tiempo récord sus políticas y procesos a la nueva normativa. Las organizaciones con filiales ubicadas en distintos países europeos, en los que también se ha transpuesto la Directiva Whistleblowing, han tenido dificultades añadidas de adaptar sus sistemas de información.
Silvia Steiner reconoce que las empresas matrices, además de coordinar la adaptación de sus canales existentes a la nueva ley han tenido que “adecuar su estructura global de gestión del sistema de denuncias, centralizada en la mayoría de los casos, a una organización mixta”. De esta forma se siguen manteniendo unas directrices de gestión global, pero con nombramientos de responsables a nivel local del canal de comunicación “dando así cumplimiento a los requisitos de proximidad y facilidad exigidos por la ley”.
Infracciones
La falta de creación por el Gobierno de la Autoridad Independiente de Protección del Informante, uno de los ejes de la ley, está generando, según Carlos Hernández, “no pocas dudas de aplicación de la norma” por ser el instrumento principal para garantizar la eficacia y correcta ejecución de la ley así como la coherencia de su implementación con otras entidades autonómicas con competencias sectoriales en esta materia.
La situación de interinidad que ha afectado al Gobierno hasta la semana pasada ha impedido que se avanzara rápido en la creación de este órgano supervisor y ha “lastrado una aplicación óptima de la norma”, según este abogado.
La ausencia de nombramiento es una de las grandes carencias de la Ley de Protección del Informante, pero como recuerda Steiner “no hay que olvidarse que la falta de creación de dicho organismo no exime del cumplimiento de la ley a las empresas de menos de 250 trabajadores”.
Sánchez-Sevilla afirma que determinadas Administraciones Públicas territoriales, como Cataluña, Comunidad Valenciana, Comunidad Foral de Navarra y Andalucía, han decidido otorgar las competencias de control conferidas por la ley a sus oficinas antifraude hasta tanto no se constituya la autoridad independiente “por lo que, a efectos prácticos, sí que podrían iniciarse expedientes sancionadores contra empresas por incumplir tal normativa”.
Por otro lado, el retraso en la obligación establecida por la ley de implementar un canal externo de denuncias cuya llevanza corresponde a la autoridad independiente supone un freno para que los empleados, proveedores o socios de la empresa puedan tramitar sus avisos de infracciones por un sistema de información diferente al canal interno establecido por las compañías.
La necesaria protección a las personas que detecten infracciones dentro de la empresa queda desdibujada hasta la puesta en marcha del canal externo de denuncias, excepto en las comunidades que ya lo tienen implantado, y la creación de la autoridad independiente por el Gobierno.
Claves
Nombramiento. El presidente de la Autoridad Independiente de Protección del Informante tendrá rango de subsecretario y será nombrado a propuesta del ministro de Justicia por un período de cinco años no renovable entre personas de reconocido prestigio y competencia profesional. Previamente deberá comparecer ante la comisión correspondiente del Congreso de los Diputados que, por acuerdo adoptado por mayoría absoluta, deberá ratificar el nombramiento en el plazo de un mes. En ningún caso su mandato podrá ser objeto de prórroga.
Informantes. La ley protege a quienes trabajen en el sector privado o público y hayan obtenido información sobre infracciones en un contexto laboral o profesional. Son informantes los empleados públicos o trabajadores por cuenta ajena, los autónomos, los accionistas y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de una empresa. Se protege a cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores; los representantes legales de los trabajadores en el ejercicio de sus funciones de asesoramiento y apoyo al informante y también a quienes tengan una relación laboral o estatutaria ya finalizada, voluntarios, becarios, trabajadores en periodos de formación con independencia de que perciban o no una remuneración. La ley amplia la protección a los compañeros de trabajo o familiares del informante.
Resolución. El informante por el hecho de comunicar la existencia de una infracción penal o administrativa no tiene la condición de interesado, sino de colaborador con la Administración. La resolución sobre la denuncia que adopte la Autoridad Independiente de Protección del Informante no podrá ser objeto de recurso alguno, ni administrativo ni jurisdiccional, sin perjuicio de su posible impugnación que ponga fin al procedimiento sancionador que se pudiera incoar a raíz de las investigaciones realizadas.
Sanciones. Las sanciones por incumplimiento de la ley van desde leves, hasta graves y muy graves. Son impuestas por la autoridad independiente o los órganos competentes de las comunidades autónomas. Las empresas podrán ser multadas con hasta un millón de euros por infracciones muy graves que correspondan a actuaciones como obstaculizar mediante contrato laboral o colectivo la comunicación de una denuncia, adoptar represalias contra los informantes, vulnerar el secreto de la información o carecer de un canal ético.Además, se podrá acordar la prohibición al sancionado de contratar con el sector público durante un plazo máximo de tres años.
