Pautas para digitalizar las facturas de tu negocio
La digitalización de las facturas soluciona problemas de organización y gestión del tiempo al empresario
El control de la contabilidad es fundamental en cualquier empresa. La digitalización de tickets y de facturas puede simplificar mucho la tarea al empresario. De hecho, expertos de Getquipu aseguran que la digitalización de las facturas soluciona problemas como la organización y la gestión del tiempo.
A nivel de organización, indican, para un autónomo y una pyme es “ muy complicado tener el control de todos y cada uno de los documentos que hacemos y recibimos”. Además, si existe mucho volumen de facturación, dicen, eso a la larga puede suponer un problema de tiempo para el empresario.
Para ello recomiendan usar la tecnología OCR, ya que así se permite ahorrar mucho tiempo. Según detallan, en vez de tener que introducir uno a uno los datos, esta tecnología lo que hace es procesar por el propio usuario la información. Tan solo se debe realizar una fotografía al documento que se quiere procesar y el OCR detectará todos aquellos datos del documento y los registrará en el ordenador.
Ya no es necesario tener los documentos en papel. Los empresarios pueden almacenar las facturas en formato digital, aunque sí que hay que tener presente que éstas se deben almacenar durante un mínimo de 4 años para cumplir con Hacienda o hasta 10 años por si surgiera algún problema penal.
Almacenamiento en la nube
La tecnología existente permite que las facturas se almacenen en la nube y que el empresario pueda acceder a ellas en cualquier momento. Esto hace posible que el empresario esté más preparado de cara a posibles inspecciones y ayuda a tener toda la información sobre clientes que deban algún pago o la existencia de deudas pendientes.
Entre las ventajas de esto figura el poder tener un registro automático de los gastos de la actividad profesional, controlar el ciclo de vida del documento en cuestión, se reduce el espacio destinado al almacenamiento y el tiempo que se necesita para recuperar documentos. Además, se suma en seguridad al tener toda la información digitalizada y centralizada y el empresario puede conocer mucho mejor sus gatos y ahorrar en consumos innecesarios.
