Las técnicas más eficaces para aprender a gestionar el tiempo

Una buena administración de las tareas es una de las claves para obtener mejores resultados para la empresa y lograr que los empleados estén más motivados

Las técnicas más eficaces para aprender a gestionar el tiempo

Exceso de reuniones largas y poco resolutivas, interrupciones constantes por llamadas, correos electrónicos o mensajes instantáneos. Al final del día, estos y otros obstáculos reducen de forma significativa el tiempo real de trabajo y, sobre todo, afectan negativamente a los resultados que obtiene la empresa y al estado de ánimo de sus empleados.

De hecho, según los datos del último estudio anual sobre la gestión del tiempo en el trabajo realizado entre marzo y mayo de este año por WorkMeter, una empresa especializada en la creación de software de gestión de recursos humanos, en España sólo se es productivo 6,47 horas de media en una jornada laboral superior a las 8 horas. La pregunta que surge inmediatamente es ¿qué ha pasado con el resto del tiempo?

“La gestión del tiempo en la empresa es la gran asignatura pendiente”, afirma Ana Fernández, socia directora de la consultora Barna Consulting Group y quien liderará el webinar '¿Gestionas tu tiempo o te gestionan? El aquí y el ahora’. Y añade que: “A pesar de trabajar muchas horas, España es uno de los países menos productivos”. En opinión de esta experta, se prima equivocadamente la ejecución a costa de la planificación, llenando la agenda. La empresa también olvida que la organización debe trabajar con unos objetivos para todos. Esto significa crear hábitos, es decir, maneras de actuar comunes en la misma.

Es fundamental hacer una planificación y establecer unos objetivos comunes que impliquen a los trabajadores

Apúntate al webinar ‘¿Gestionas tu tiempo o te gestionan? El aquí y el ahora’, con Ana Fernández, socia directora de Barna Consulting Group. Organizado a través de HUB Empresa de Banco Sabadell. Cuándo: 22 de septiembre, a las 16 h. 

Es la vía por la que apuesta Joan Pons, CEO de WorkMeter y EffiWork: “Optimizar la gestión del tiempo no es un objetivo, sino un camino. Se trata de empezar por impulsar en la organización una cultura de gestión y de mejora continua”.

La formación es un aspecto clave para adaptarse a los cambios que ha traído el teletrabajo y la digitalización

Hacerlo bien conlleva importantes beneficios tanto para la compañía como a todos los trabajadores. “Para la empresa, supone un ahorro de costes. Para el personal, también, ya que se centra en las funciones que realmente son de aportación de valor para los clientes y los proveedores”, expone Alberto Gavilán, director de Talento de Adecco Group. Pons añade a lo anterior una “mejor conciliación, menos estrés y más calidad de vida laboral”.

Por contra, una mala organización supone, para Fernández, un aumento de gastos, de recursos y peores resultados para la empresa, además de tener repercusiones sobre los empleados como estrés, descenso de la motivación y afectaciones psicológicas. Gavilán amplía estos daños con la rotación de trabajadores y la fuga de talento.

Técnicas para mejorar la planificación y la gestión del tiempo en el trabajo:

Los expertos coinciden en poner en práctica una serie de técnicas que redundan en un aumento de la productividad. Son estas:

  1. Distinguir lo importante de lo urgente. Lo segundo absorbe tiempo y aleja de lo primero, que, según Fernández, “conducirá el 80% de los resultados y que, además, se puede planificar porque no es para mañana”. Por ejemplo, si el objetivo de la empresa es captar clientes para facturar más, hay que dedicar tiempo a lo importante, y reducir las reuniones, las llamadas y las interrupciones.
  2. Planificar de manera inteligente. Para saber cómo gestionar bien el tiempo, hay que identificar antes en qué se está ocupando. “Se puede hacer un registro de todas las tareas que se hacen y al final del día valorar las que han sido productivas y las que no”, aconseja esta experta.
  3. Establecer objetivos y acciones clave. Hay que contar con un listado de objetivos clave que habrá que detallar para obtener esos fines. Estos deben ser “específicos, medibles, alcanzables, retadores y temporalizables”.
  4. Hacer listas y horarios. Las primeras sirven para organizar lo que hay que hacer durante el día, la semana o el mes. Luego hay que repasar lo que se ha hecho al final de cada una de ellas. Los segundos se aplican tanto al trabajo en la oficina como en el hogar.
  5. Trabajar por parcelas de actividad. Agrupar las llamadas, las visitas, las videoconferencias y la gestión del correo en las franjas horarias y dejar siempre un tiempo para imprevistos.
  6. Medir la gestión del tiempo. Para saber si la gestión mejora, hay que hacer una valoración de la misma. “Las evaluaciones de desempeño son herramientas que permiten observar si los empleados están cumpliendo con las tareas asignadas, si lo están haciendo optimizando su tiempo y maximizando los resultados”, expone Gavilán.
  7. Evitar los ladrones de tiempo. El estudio de WorkMeter calcula en 67 segundos el tiempo que se pasa en el correo electrónico cada vez que el empleado se conecta, asociándolo a un “comportamiento casi compulsivo”. Las micropausas que se producen en el trabajo suman un total de 72 minutos. Para evitar que esto suceda, Fernández recomienda no consultar el correo electrónico recurrentemente, hacer un listado de distracciones, cumplir con el horario y aprender a decir “no”.

Desde Adecco Group relacionan estas técnicas en un alto porcentaje, con la responsabilidad del empleado. Por tanto, “es este el que tiene la capacidad de actuar para corregir su conducta en futuras ocasiones”. Pons cree que se resuelve midiéndolas y luego elaborando un plan de mejora que tenga como objetivo pequeños logros a corto plazo, y resultados más significativos a medio y largo plazo.

La importancia de la formación

Para poner en marcha todo esto, es necesario acometer, como señala Gavilán, una labor para “complementar con formación y capacitación que permita a los empleados aprender a optimizar los tiempos y las tareas”.

Es a lo que se dedican en YUcoach, una plataforma de coaching online para empresas, en la que, entre otras cosas, dan cursos personalizados a directivos y a empleados sobre cómo gestionar bien el tiempo.

“Lo primero es concretar la realidad de la persona, es decir, sus circunstancias: qué hace, con quién trabaja, cómo se organiza, qué papel juega la familia”, expone Mayte Tortosa, directora general de la plataforma. Después viene la parte creativa en la que se crea una estructura, añade. Por último, “se aterriza todo lo anterior en un plan de acción”.

Tortosa resume los dos principales problemas a los que se enfrentan las empresas como "la gestión eficiente y personalizada del tiempo y la comunicación, algo que se empieza a entender ahora. El segundo tiene que ver con la comunicación en sus diferentes ámbitos”.

La gestión del tiempo en tiempos de transformación digital y de teletrabajo

Estos dos conceptos han entrado a formar parte de esta ecuación en los últimos años. Respecto al teletrabajo, Mila Pérez, profesora del área de Dirección de Personas de Deusto Business School, cree que “no tiene por qué influir, es una cuestión de confianza de la organización con su personal, haciéndole responsable de su trabajo”. Esto se consigue “participando en la definición de los objetivos y estableciendo los sistemas de flexibilización necesarios para conseguirlos”.

Fernández, por su parte, destaca las ventajas del teletrabajo en la gestión del tiempo, pero recuerda que “hay más ladrones del tiempo en el teletrabajo que en la oficina”. Frente a todos estos cambios es donde “deben intervenir los managers con planificación y trabajo en equipo”.

En cuanto a la digitalización, Gavilán subraya la ayuda que la tecnología supone al descargar a los empleados de tareas de bajo valor o repetitivas, permitiendo a estos y a las empresas concentrarse en lo realmente importante y evitando malgastar tiempo.

Pérez advierte de los riesgos que conlleva: “Hay que establecer pautas para un trabajo digital saludable, ya que estamos en un mundo de conexión durante las 24 horas del día y muy exigente, que parece demandar respuestas inmediatas”. Pons coincide, pero concluye con esta reflexión: “Casi siempre, la propia tecnología ha acabado ofreciendo más ventajas que desventajas".

Tecnología y cambio de hábitos, éxito garantizado

Aunque la tecnología es, sin duda, una potente herramienta para mejorar la administración del tiempo en una empresa, hay que prestar atención a la paradoja que señala Ana Fernández, socia directora de Barna Consulting Group: “Se ha dedicado más tiempo a crear herramientas para gestionar el tiempo que a crear hábitos que ayuden a mejorar esta gestión”.

O lo que es lo mismo, la tecnología por sí sola no va a obrar el milagro de que una empresa logre un uso óptimo. “Si no se está dispuesto a cambiar, no se logrará resultados”, añade.

Teniendo en cuenta esta advertencia a continuación se destacan las plataformas, las aplicaciones y otros instrumentos que pueden colaborar en este proceso:

Plataformas colaborativas. Muy necesarias, debido a la transformación digital que experimentan las compañías. Algunas de ellas son Microsoft Teams, Slack, Zoom o Google Hangouts.

Herramientas para planificar tareas. Con Microsoft Outlook y Google Calendar se puede organizar el trabajo diario, semanal, mensual e incluso anual. Se guarda en la nube, aunque la recomendación se extiende a que esta lista esté también en offline y a la vista en un panel.

Aplicaciones para organizar proyectos. Kanban, Trello o Asana son sistemas de gestión que facilitan el orden de las tareas y de las prioridades.

Plataformas para crear listas. Todoist hace un seguimiento de las tareas pendientes; Toggl mantiene la jornada organizada y estructura el tiempo. Evernote permite organizar las ideas. Todas estas herramientas permiten crear listas, pero no hay que olvidar las tradicionales de papel.

Sistemas para aumentar la productividad. Algunas de estas herramientas son Connecteam, especial para empresas con muchos trabajadores en remoto; EffiWork, para autogestionar el tiempo e identificar los ladrones de este o WorkflowMax, que sirve para empresas y autónomos que ofrecen un servicio y una factura en función del tiempo.

Temporizador. Este elemento es la esencia de la técnica Pomodoro, que ayuda a regular los intervalos de descanso necesarios en cualquier jornada laboral. Ya que lo importante es disponer de un buen instrumento para poner orden en las prioridades.

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