El registro horario, una ocasión para la flexibilidad

La primera reflexión es que será un esfuerzo, y algo de ello hay, pero también una oportunidad para reorganizar el trabajo

El registro horario, una ocasión para la flexibilidad

El registro horario, en vigor desde este 12 de mayo, se ha convertido en una cuestión de gran interés para las empresas desde su aprobación, el pasado mes de marzo, a través del Real Decreto Ley 8/2019. La norma es clara, es obligado para todas ellas disponer de un sistema de registro horario de la jornada laboral de todos sus empleados. Pero el reto es llevarla a la práctica y elegir el mejor medio para implantarla.

Las opciones para dar cumplimiento a esta nueva obligación legal son múltiples y variadas, pero existen una serie de cuestiones que debemos tener en cuenta antes de tomar la decisión de cómo afrontar el registro horario en nuestra compañía y que nos ofrecen una oportunidad para mejorar nuestra organización y orientarla a modelos más flexibles y conciliadores.

La primera de estas cuestiones está relacionada con el perfil de los empleados: ¿Trabajan todos siempre en el centro de trabajo? ¿Tenemos empleados que realizan parte de su trabajo fuera del centro? ¿Los hay que realizan teletrabajo? Todas estas preguntas son necesarias para decidir qué tipo de sistema de registro horario es el idóneo para nuestra compañía, entre los que podemos encontrar las tarjetas, la huella dactilar, aplicaciones móviles, fichaje a través de una página web, etc. Y es probable que en una misma compañía optemos por utilizar varios de ellos en función de las necesidades a cubrir y de las características de los puestos que en ella existen.

La segunda de las cuestiones que nos debemos plantear ante la aplicación de la normativa guarda relación con el tipo de horario establecido en la empresa: ¿Todos los empleados hacen el mismo horario? ¿Tenemos un sistema de horarios claro y definido? ¿Aplicamos medidas de flexibilidad horaria? La realidad en nuestros días dista mucho de la de años atrás, en que la rigidez horaria y el control eran una máxima en la gestión de los negocios. Esto puede seguir siendo así especialmente en aquellos trabajos en que por su naturaleza así lo requieran pero, cada vez más, se observa una tendencia a la adecuación de la jornada a las necesidades particulares de las personas con el objetivo de conciliar el entorno de trabajo con el personal y familiar y flexibilizar las jornadas. Esto provoca que en las compañías hayamos pasado de un único horario para la mayor parte de la plantilla a la existencia de multitud de horarios y situaciones peculiares. Es ante esta situación cuando la elección del sistema de registro horario también cobra importancia. El primer reto pasa por la identificación de los diferentes horarios que existen en la empresa, y el segundo por la compatibilidad de su realización sin perjuicio de la flexibilidad horaria, tal como establece la normativa.

Por último, la tercera de las cuestiones que debemos tener en cuenta es qué impacto va a tener esta nueva obligación legal en la gestión diaria de nuestro negocio. La primera reflexión que nos puede pasar por la cabeza es que va a provocar una mayor carga de trabajo, y algo de cierto hay, en parte, en esta afirmación por los cambios que, como casi toda nueva regulación, acarrea en los procesos de las empresas. Pero, para atenuarla, apoyarnos en la tecnología es la mejor decisión que podemos tomar, pues nos va a permitir automatizar los procesos y aprovechar la información resultante para mejorar algunos de los indicadores del negocio. Entre estos indicadores podemos destacar la reducción del absentismo y retrasos, el cumplimiento de las pausas, que incide de forma directa en la salud de las personas trabajadoras, y el control directo de la actividad laboral que se genera, disponiendo claramente de más y mejor información y, en consecuencia, mejorando la toma de decisiones y en la gestión del negocio. El impacto más obvio de este último punto es el control de los excesos de jornada y, en consecuencia, su compensación y cotización en base a la normativa existente en este sentido. Pero preguntémonos también: ¿Tenemos constancia de los incumplimientos y del impacto que ello provoca en nuestro negocio?

En definitiva, se trataría de aprovechar la nueva obligación legal para plantearnos como empresa ir más allá de su mero cumplimiento y asumir una gestión del tiempo que, además del registro horario al que obliga la norma, pueda aportar otras ventajas, tanto para la compañía como para sus trabajadores, como la racionalización de horarios, la flexibilidad horaria, la conciliación laboral y familiar, el control real de las horas extraordinarias y el cumplimiento de otras obligaciones de seguridad y salud como el descanso entre jornadas.

 Victoria Miravall es Payroll & HCM Product Manager de Wolters Kluwer

Normas