Pautas para gestionar de forma eficiente el email y no morir en el intento

Es clave eliminar notificaciones y fijar una hora de consulta

Pautas para gestionar de forma eficiente el email y no morir en el intento
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En la era del más por menos la eficiencia es clave para elevar la productividad. Minimizar el tiempo invertido en tareas de poco valor, eliminar distracciones u optimizar la organización son objetivos irrenunciables para ser competitivos en la abogacía, pero también para conciliar trabajo y vida personal. “Los abogados a la fuerza, van a tener que cambiar porque su forma de trabajar no es sostenible”, advierte Agustín Peralt, experto en productividad y colaborador académico de Esade.

Una de las grandes quejas que manifiestan todos los profesionales de despachos y asesorías jurídicas (abogados y no abogados) es la gran cantidad de tiempo que les consume atender al correo electrónico. Con relativa facilidad, son varios centenares los emails que reciben a lo largo del día. Para evitar que este goteo de mensajes se convierta en una distracción permanente o que quede sin atender lo urgente o lo importante, existen pautas para gestionar esta herramienta.

Según Peralt, una de las primeras normas a interiorizar es la diferencia entre la eficiencia (la capacidad de no perder tiempo y de minimizar todo aquello que se lo quita) y la eficacia (la dedicación de ese tiempo a los temas más determinantes). Tras ello, hay que eliminar las notificaciones del correo electrónico. Si no es así, advierte, los abogados serán sus esclavos: “Ante sonidos o vibraciones, el sistema límbico (que salta ante la novedad y la emoción) gana al córtex prefrontal (que toma las decisiones)”, explica. Los avisos rompen inevitablemente la concentración.

Fijar hora de consulta

La segunda medida consiste en fijar una regla de consulta del email. Por ejemplo, a cada hora en punto dos veces por la mañana y por la tarde. Por ejemplo: a las 9 y a las 12. Así se evita tener la mente pendiente de novedades o de la respuesta de un cliente. ¿Y si es algo urgente? Para Peralt es un error común confundir inmediatez en la contestación con dar un servicio de calidad: “La percepción de un buen servi­cio siempre se da por la comparación de expectativas con resultados en la mente de nuestro cliente”.

Comunicar la regla

Para que la regla sea efectiva, resulta vital comunicársela a clientes y colegas para que sepan que, si sucede algo realmente urgente, deben acudir a otros mecanismos como la llamada telefónica. Según Peralt, hay una tendencia a malacostumbrar con la inmediatez. “No hay que usar el mail para urgencias porque, si no, estamos condenados a ello”, reflexiona.

Esta forma de actuar debe extenderse al resto del equipo de colaboradores del abogado (compañeros o jefes) para que sean conocedores de la sistemática y gestionen sus expectativas. Este protocolo de actuación compartido, según el experto, evita “la compulsividad” en la contestación y las interrupciones.

Por último, recuerda que lo más importante es que el objetivo del letrado no sea tener la bandeja de entrada con todos los correos contestados al acabar el día, sino tener el suficiente orden como para controlar lo pendiente y llevar una gestión coherente. En este punto, es vital saber cuándo es oportuno responder. “Deben existir momentos de procesar los menos complejos y más rápidos. Y, por último, momentos para responder aquellos que requieren más tiempo”, aclara Peralt.

Qué hacen los despachos

Conocedores de la importancia de rendir para obtener buenos resultados, los grandes despachos aúnan sus consejos teóricos con una tecnología que sume. Muchos de ellos, nada más llegar, instruyen a sus abogados en la correcta gestión del email. Además, es común contar con herramientas tecnológicas para organizar por ficheros la información de los asuntos en los que están trabajando y su documentación, permitiendo su posterior consulta de manera rápida y sencilla.

Una de las consecuencias de ser un abogado caótico es, precisamente, alargar la jornada, y esto, a su vez, repercute en ser menos productivo. Este “conflicto sano” que traen los mileniales de aprovechar lo máximo posible la jornada laboral es algo que Peralt asegura que tienen más que interiorizado en el resto de Europa, donde estar más tiempo en el sitio de trabajo no significa ser mejor profesional, sino ser sospechoso de no hacer correctamente su labor. “En Europa es impensable no conciliar, y en puestos directivos de todo tipo y en socios de despachos de firmas multinacionales llevan mejor horario que los de España”, concluye.

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