Cerrar la oficina: un paso para asegurar el éxito

Analizamos el caso de Webempresa, una corporación basada en un modelo de teletrabajo, en funcionamiento desde hace 20 años.

Cerrar tu oficina puede ser sinónimo de que las cosas no van del todo bien. Una acción que puede tener como objetivo reducir costes. O venir derivada de una reducción de persona que no haga necesario un espacio fisico en el que desarrollar una actividad. No es el caso de Webempresa, un proveedor de hosting español con 21 años de trayectoria. En 2010 echaron el cierre a su oficina. Todos a teletrabajar no por necesidad, sino porque era más eficiente y tenía más sentido empresarialmente para socios, empleados y clientes.

En Territorio Pyme entrevistamos a Gerard Martinez, co-fundador y responsable de desarrollo de negocio de Webempresa.com para que nos cuente cómo han llegado a este modelo de negocio, así como las principales ventajas en el día a día.

¿Por qué apuestan por el teletrabajo?

El teletrabajo ha formado parte siempre de lo que hacemos, en el campo de la informática desde hace mucho que se hacen trabajos en casa y es un sector donde suele ser una necesidad estratégica.

En 1997 ofrecíamos servicios 24/7/365; nos dedicábamos al desarrollo de páginas web, visitábamos a nuestros clientes y hacíamos parte de nuestra actividad laboral en una oficina pero, mucho de nuestro trabajo, se desarrollaba en casa programando o con trabajos de Administración de Sistemas.

Para dar un servicio completo de calidad debíamos estar las 24 horas disponibles para atender a nuestros clientes, así que cubríamos los turnos desde casa sin tener que acudir en determinado horario a la oficina.

Nuestra actividad nos permitía teletrabajar así que, con la llegada del ADSL, y teniendo en casa las mismas conexiones que podíamos tener en la oficina, hicimos cada vez más trabajo en remoto. A partir del 2010, echamos el cerrojo en la oficina y nos convertimos en una empresa 100% teletrabajo.

Después de 21 años, esta forma de trabajar nos ha facilitado ser uno de los proveedores de hosting de habla hispana más valorados del momento.

¿Qué ventajas les ofrece frente a la fórmula tradicional?

Para empezar, nos permite dar un servicio que no duerme y tener una altísima disponibilidad para el cliente.

Durante 24 horas al día, podemos garantizar el buen funcionamiento del servicio y responder inmediatamente ante cualquier incidencia; trabajamos distribuidos en más de 7 países evitando cualquier punto de fallo por trabajar en un mismo lugar. En caso de necesidad, en minutos podemos tener personal de guardia online para gestionar cualquier contratiempo.

También supone eliminar importantes inconvenientes que pueden afectar en una oficina normal: cortes de luz, agua, fallos de conexión a internet o situaciones extremas como desastres naturales (terremotos, incendios, inundaciones) en una región.

Si alguno de nuestros trabajadores tiene un percance como éstos, podemos cubrir su trabajo desde otra parte del mundo sin que se vea afectado el soporte que realizamos. Las necesidades de nuestros clientes están totalmente cubiertas.

Además, nos ha permitido contratar a especialistas cualificados de cualquier parte del globo y nos ha ayudado a conciliar mejor vida laboral y personal, algo que nos ha motivado y nos hace implicarnos en cuerpo y alma en nuestro trabajo.

¿Y cómo esquivan los posibles inconvenientes de no trabajar físicamente en equipo?

Hemos ido detectando posibles carencias para anticiparnos y ponerles solución. Una de las cosas que se preguntan los nuevos trabajadores es si no se sentirán aislados pero nos suelen decir que se sienten más unidos y en contacto que en anteriores empleos presenciales. En Webempresa no dormimos, siempre hay gente trabajando durante las 24/7/365, estamos a un clic de distancia.

Puede ser difícil detectar a través del ordenador si un compañero está pasando una mala racha pero cuando sentimos un indicio de esto, le llamamos y le hacemos sentir que estamos a su lado. Usamos herramientas y aplicaciones para estar en contacto continuamente: chat de empresa, correo electrónico, sesiones de videollamada, teléfono o nuestra Intranet.

Tenemos cientos de máquinas, servidores, scripts que realizan tareas automáticas y uno de nuestros lemas es el de ser “más humanos que los humanos”, parodiando a los replicantes de Blade Runner, así que ese trato humano pesa mucho en nuestra cultura de la empresa.

Hacemos varias quedadas físicas anuales por departamento o pequeños grupos y cada dos años nos reunimos toda la empresa para vernos y trabajar juntos. El año pasado nos fuimos a Madrid e hicimos además sesiones de formación, coaching... ¡Nos divertimos mucho creando nuevos lazos!

¿El modelo del teletrabajo es extrapolable a cualquier tipo de emprendimiento?

Depende del tipo de negocio que tengas. A nosotros, debido al área en la que realizamos nuestra actividad, nos ha resultado fácil funcionar a través del teletrabajo. Al ser 100% virtuales, desde el punto de vista de espacio físico donde trabajamos, da igual que estemos en Madrid, Sevilla, Tokio o New York.

Empezamos a teletrabajar progresivamente, con unos pocos trabajadores hasta llegar al 100% de la plantilla y ya hace años que la mayoría del equipo trabaja desde su incorporación de forma remota.

No podría asegurarte que cualquier empresa pudiese optar por esta forma de trabajo ya que influyen muchos factores, pero lo que te recomendaría es que hagas una “prueba y error” y lo implementes en tu empresa durante unos días a la semana y con unos pocos empleados para saber cómo repercute en tu negocio.

¿Cómo fomentan y cultivan la cultura de empresa?

La comunicación entre nosotros es vital para fomentar nuestra cultura de empresa. Ponemos a disposición del equipo infinidad de documentación (guías, tutoriales, sesiones de coaching) para que lleguen profesionalmente hasta donde quieran y les animamos a dar lo mejor de sí mismos y crecer en un entorno seguro.

Revisamos y valoramos el trabajo de todos, ayudándonos a corregir y prevenir posibles errores en el futuro. Por ejemplo, vemos las comunicaciones que nuestros trabajadores tienen con los clientes y podemos hacer valoraciones del trabajo realizado. Esto nos sirve para formarnos y mejorar.

A través de la Intranet de empresa y del chat proponemos también mejoras y comunicamos los errores, cambios o nuevas casuísticas para transmitir el conocimiento entre nosotros. Esto nos lleva a estar unidos y en constante autoformación y adaptación.

Si continúan creciendo, ¿seguirán apostando por este modelo? ¿O creen que a partir de cierto volumen ya no es factible apostar por él en su mayoría?

Es posible que si nuestro ritmo de crecimiento continúa como hasta ahora acabemos haciendo más quedadas y haya temporadas en los que determinadas personas o equipos trabajen físicamente juntos en algún proyecto puntual o en el desarrollo de un nuevo servicio, formando a nuevo personal, etc.

Podríamos incluso reunirnos en otros países y llevar a una pequeña parte del equipo para conocernos mejor y más rápido fuera de nuestra zona de confort, ¡nos gusta superar cualquier barrera!

Creemos que la filosofía seguirá siendo teletrabajo al 100% porque para nosotros, no es una opción, es una necesidad que nos ayuda a evitar el punto de fallo y nos permite ofrecer un servicio 24/7/365 de calidad.