Autónomo: casos en los que la Ley también te obliga a guardar el albarán
El albarán es un documento que certifica la entrega de un bien. Aunque de menor valor documental que la factura, en ocasiones también es necesario almacenarlo para evitar problemas legales.
El albarán es el documento que acredita que has entregado de forma correcta un bien o servicio. Los profesionales por cuenta propia no están obligados a entregarlo y en ningún caso puede sustituir a una factura, pero no obstante es muy recomendable que los guardes.
Ya sabemos, pues, que los albaranes permiten que quede constancia de que el comprador ha recibido la mercancía. ¿Pero por qué es tan importante que los guardes?
Guardarlos siempre es recomendable, pero hay casos en los que es obligatorio conservarlos. En concreto, cuando en la factura se haga mención al albarán, apareciendo solo un resumen del mismo y sin entrar en detalles. Así lo informan desde la escuela de formación online Efisco, en su propia página web.
Si bien a efectos fiscales el albarán por sí solo no tiene ningún efecto válido, en este caso sí lo tendrá, ya que irá acompañado de su correspondiente factura.
Cómo hacer correctamente un albarán
Tanto en España como en muchos países, el contenido general que debe contener un albarán es el siguiente:
- Lugar y fecha de emisión del alabarán
- Código o número del documento
- Datos identificativos de emisor y de receptor
- Lugar y fecha de entrega
- Firma y sello
- Cantidad y descripción de productos/servicios
- El domicilio del comprador y vendedor
A diferencia de la factura, en el albarán no se tiene que especificar el precio de los productos, ya que su función es simplemente justificar que el bien ha sido entregado.
Facturas recapitulativas
Son facturas en las que se simplifica los procesos de facturación. Gracias a la emisión de albaranes donde, según los expertos anteriormente mencionados, se puede observar dos situaciones.
- Que en la factura se incluya la información de los albaranes, por lo que éstos pueden ser destruidos, no existe la obligación de conservarlos.
- Que solo se haga una mención en la factura y por tanto no se refleje todo el contenido.
Es en el último caso, en el que tenemos la obligación de conservar todos los documentos, tanto facturas como albaranes.
