Uno de cada cinco empleados es cuestionado por los gastos que genera a su empresa
Sodexo estima que solo las ineficiencias en la gestión del IVA cuesta a las compañías 1.000 millones de euros al año
La compañía Sodexo Beneficios e Incentivos (BI) ha identificado las dos grandes áreas en las que se producen las principales ineficiencias en la gestión de los gastos de empresa, lo que causa importantes pérdidas a las entidades."Se trata de la ausencia de políticas de gastos estructuradas y la no recuperación del IVA de la mayoría de pequeños gastos, dos aspectos que las empresas podrían solventar mediante una gestión más eficiente", explica Miriam Martín, directora de Marketing y Comunicación de Sodexo BI.
Así, según un estudio elaborado entre 2.000 empleados de empresas españolas, el 14% de los trabajadores no conoce la política de gastos de su empresa y uno de cada cinco menciona que sus gastos han sido cuestionados por un superior e incluso no se los han validado, cifras que demuestran que el 20% de los gastos no respeta las políticas internas de las compañías.
El informe elaborado a partir de esta encuesta concluye que seis son los problemas más corrientes a los que se deben enfrentar las empresas. El primero sería la falta de justificantes de los datos concretos de gastos, el segundo es qué hacer para evitar que se superen los importes de gastos autorizados, el tercero realizar comidas desproporcionadas y el cuarto el uso que hacen algunos empleados del móvil de empresa. Otros dos capítulos delicados son los que hacen referencia a la utilización de gasolina fuera del ámbito profesional y tener un kilometraje que no se corresponde con el real. Estos desvíos de gasto, aunque difíciles de cuantificar, suponen, en opinión de Sodexo, un volumen a tener muy en cuenta, sobre todo considerando que el 39% de los trabajadores incurre mensualmente en gastos profesionales, siendo el promedio de 4.000 euros anuales por empleado.
Las empresas que han participado en el estudio reconocen que parte de las ineficiencias y desvíos del gasto son fruto del desconocimiento y del relajamiento de las normas, ya que su control se ve muchas veces como algo tedioso. Hasta tal punto es así que el 76% del control de este tipo de gastos se realiza a posteriori y manualmente.
A las pérdidas de dinero que se producen por la ineficiente gestión hay que sumar otro dato preocupante: las empresas pierden cada año hasta 1.000 millones de euros de IVA deducible por no recuperar facturas de los tiques de uso común en restaurantes, taxis y aparcamientos, entre otros. De hecho, Sodexo recuerda que el gasto medio anual de un empleado genera un IVA en torno a 200 euros entre restaurantes, aparcamientos y taxis, que mínimamente se recupera ante la dificultad para obtener dichas facturas. Esto es lo que provoca que la insatisfacción de los directivos financieros españoles con la gestión de gastos se eleve al 65,4% frente al 57% de los europeos, según la investigación realizada por Numsight para Sodexo entre altos directivos con responsabilidad en Finanzas de 522 grandes empresas de más de 500 empleados. La insatisfacción de las pymes, también analizada, apenas es un punto inferior, del 64%, frente a la de las grandes compañías.
Sodexo recuerda que existen aplicaciones informáticas y tarjetas que facilitan el control de esta clase de gastos, ya que son capaces de parametrizar el perfil de cada persona, especificando cuándo, dónde y cómo realiza el gasto. Una información que el interesado podrá seguir a través de una app en su móvil.
"Pero esta solución es incompleta si la organización no crea una política de gastos profesionales resultado de las necesidades de la empresa y sustentada en la realidad de cada colectivo según las actividades que realiza. Paralelamente, toda política de gastos ha de implementar un control de desvíos a priori y posteriori, algo que hoy a través de la correcta integración de sistemas de gestión de gastos es más fácil y elimina el descontrol y el tiempo que en el pasado requería y que tantas veces no era posible", insiste Miriam Martín.
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