¿Quiere que su empresa se parezca algo a Google?

Los espacios de trabajo se deben adaptar a cada modelo de organización para fomentar la innovación

Oficinas de AF Steelcase.

El modelo de oficinas de Google se ha instalado en muchas oficinas españolas. Surgen los espacios abiertos, zonas dedicadas al descanso o a charlar con los compañeros, o incluso lugares pensados para la diversión, con sofás y minimalismo blanco mezclado con colores chillones. Ha sido (y es) la moda durante los últimos años. Estos diseños dan la sensación de estar dentro de una compañía moderna e innovadora. Pero ¿realmente el modelo Google se puede trasladar? ¿Ha pensado en alguna ocasión cómo el espacio puede fomentar la innovación de los empleados? ¿Es igual para un firma tecnológica que para un despacho de abogados?

“En alguna ocasión nos han solicitado unas oficinas como las de Google. Nosotros les pedimos entonces que hagan una reflexión sobre lo que necesitan, que profundicen un poco más y no se queden en los aspectos superficiales. El espacio de trabajo debe ser una herramienta más para fomentar la innovación”, explica Alejandro Pociña, presidente de AF Steelcase. Esta compañía asesora sobre el diseño y el equipamiento tecnológico de las áreas de trabajo. “Hay que hacer un estudio de campo y saber qué se necesita y cómo integrar tecnología y personas para mejorar”, añade.

Las claves para crear espacios de innovación

Estos son algunos consejos de Steelcase para crear espacios que fomenten la innovación.

1. Flexibilizar el espacio. Crear áreas con elementos fijos y móviles, como paredes semipermanentes. Utilizar mobiliario configurable y desplazable y conseguir la privacidad necesaria para realizar videoconferencias.

2. Un lugar inspirador. Debe tener abundante luz natural y buenas vistas, a ser posible. Utilizar el color en función de la necesidad de estimular o relajar. Montar espacios confortables para relaciones informales. Incluso instalar un futbolín, ya que se debe “permitir la utilización de objetos y complementos que no vayan en contra de la cultura de la empresa”.

3. Zonas de colaboración. Crear áreas de grupo para reuniones de brainstorming. Planificar contenidos digitales y reuniones virtuales para empleados que se encuentren fuera. Facilitar la posibilidad de mostrar información en pizarras o lugares donde se pueda proyectar.

4. Una herramienta más. El espacio es un instrumento. ¿Por qué no utilizar las paredes para exponer información? Cuidar detalles como un almacenaje accesible a todo el mundo y, sobre todo, proveer la infraestructura necesaria para acceder a las tecnologías desde cualquier punto.

5. Cultura de la marca. Crear zonas donde mostrar productos y logros colectivos para fomentar el orgullo de pertenencia. Permitir la personalización por equipos y reforzar la cultura de la marca en todo el espacio.

6. Áreas sociales. Instalar zonas de colaboración más casual cerca de las zonas de trabajo para favorecer descansos. Disponer de sillones y lugares para el café, comidas y bebidas. Destinar áreas agradables de bienvenida para los visitantes.

“Para que una empresa sea más innovadora, lo primero es ofrecer libertad a los empleados, no tenerles sentados en una mesa. Las buenas ideas no llegan frente al ordenador, sino en la ducha o dando un paseo. Por tanto, mi primera receta es ofrecer libertad en tiempo, espacio y estructuras”, aclara Iñaki Lozano, director general de BICG (Business Innovation Consulting Group). “Es muy común mantener la reminiscencia del pasado de anclar al empleado al escritorio. Es algo de cuando apareció el trabajo de cuello blanco, donde el papel pasaba de unos a otros como en una cadena fabril. Luego nos ancló el teléfono y después el ordenador. Pero las nuevas tecnologías nos han liberado de la servidumbre respecto al espacio. Aprovechemos esa oportunidad para trabajar de una forma más libre y colaborativa”, añade Lozano.

“Hay que crear un engranaje para que la innovación ocurra, con sistemas de trabajo atractivos para que a la gente le apetezca ir a la empresa. E intentar unir equipos diferentes, por ejemplo, ingenieros de desarrollo junto a comerciales”, apunta el responsable de BICG. Esas zonas pueden ser salas de reuniones, pero sobre todo lugares donde socializar. “Son zonas de reunión informal, donde tomarse un café, donde haya sofás y acceso para usar la tecnología. Antes se hacía en la sala de vending, un lugar poco agradable”, cuenta el directivo de Steelcase. Se pasa así de tomar algo rápido y hacer una broma con el compañero, como en la serie Camera Café, a lugares más sofisticados donde se fomente el intercambio de ideas de forma grata.

Aunque algún responsable de recursos humanos piense que los empleados se pueden distraer. “Se debe trabajar por objetivos y con plazos claros”, rebate Pociña. “El error que cometen la mayor parte de las empresas españolas es dedicar demasiados metros cuadrados a la zona de mesas de trabajo”, explica Lozano. Este experto señala que, según sus encuestas, el 70% de los empleados acuden a la sede porque pueden avanzar mejor trabajando en equipo y además ganan en sentimiento de pertenencia. “Sin embargo, solo el 20% de los espacios se dedican a zonas para colaborar. Se debería apuntar más hacia el 50% de áreas sociales”. El experto de Steelcase coincide: “Hay que instalar salas más sociales donde conectarse a tabletas y portátiles”.

Según un estudio de Steelcase y CoreNet Global, más de la mitad de los directivos encuestados (55%) convienen en señalar en que lo idóneo para innovar es juntar equipos formados por personas de distintas disciplinas para trabajar en proyectos conjuntos y, sin embargo, el 65% de las empresas no dispone de zonas colaborativas.

“El modelo Google no es imitable. Cada compañía debe buscar el ADN de su cultura empresarial y adaptar su espacios”, cree Lozano. Explica algún caso de éxito como el de la aseguradora holandesa Interpolis, donde se combina un atractivo diseño y arquitectura junto a espacios que invitan al trabajo flexible. También hay casos de fracaso, como el de la agencia de publicidad Chiat Day en EE UU, donde la rotación obligatoria, en lo que se suponía áreas libres, no funcionó.

Steelcase ha descubierto ocho modelos organizativos de innovación según el tipo de empresas, para los que propone espacios acordes. Aquí se los explicamos.

En casa

Cada equipo y cada persona son responsables de la innovación. Es el típico modelo de empresas de internet. Dispone de espacios abiertos de trabajo, salas más sociales o paredes para escribir.

Compartido en casa

Diferentes grupos altamente especializados se reúnen cuando es necesario. Se debe fomentar la cultura de compartir entre equipos, con salas para lluvia de ideas y zonas específicas por proyectos, que puedan desmantelarse rápidamente. Típico de las operadoras de telecomunicaciones o empresas industriales.

Centrado en casa

Un departamento se encarga de la innovación. Funciona por ejemplo en la industria del automóvil. El equipo necesita un oasis donde trabajar, relajarse y charlar. Debe haber espacios de proyectos para compartir con otros responsables.

Modelo ‘off-site’

El desarrollo de la innovación se hace en otro edificio, fundamentalmente por falta de espacio. Por ejemplo, en el caso de Boeing donde probar prototipos necesita de grandes naves. Estar en contacto con la central es fundamental para un equipo externo, así que las videoconferencias son esencialmente importantes.

Socios

En ocasiones, se necesitan alianzas con otras empresas para alcanzar algún producto. Es lo que Apple y Nike hicieron para crear un zapatilla con un sensor que funciona con el iPod. Cada socio tiene su propio lugar de trabajo. Lo ideal, buscar espacios virtuales y espacios de proyectos para compartir ideas, para luego volver a los laboratorios propios y avanzar en los acuerdos.

Con ayuda de la consultoría

Expertos que van a una organización cuando se les necesita. Normalmente se reúnen en la firma externa; ahí es donde se comparten las ideas y se hacen pruebas con los prototipos. Debe contar con zonas de proyecto y lugares sociales.

En red

Se invita a instituciones, empresas o expertos. La página web de Lego, Lego’s Design by Me, sigue este modelo, y es de donde obtiene algunas de sus mejores ideas. Deben crearse sitios virtuales y físicos donde permitir juntarse para escuchar propuestas, que luego se recopilan para analizar en profundidad.

En comunidad

Las sugerencias llegan de cualquier persona externa, buscando resultados rápidos. La ventaja es la cantidad de perspectivas que se obtienen, que son independientes a la organización. Es fundamental la tecnología y los espacios de coworking.