Gestión eficaz del conocimiento, un remedio ante la crisis

La crisis ha llevado a muchas empresas a cambiar sus estrategias para afrontar la reducción en la demanda de sus productos y servicios en estos últimos cinco años. Bastantes compañías han establecido planes de acción para ser más competitivas y lograr disminuir sus pérdidas. Sin embargo han olvidado un aspecto fundamental, desarrollar medidas para potenciar el conocimiento dentro de su organización. La utilización de técnicas de gestión eficaz del conocimiento posibilitaría aumentar la productividad y mejorar notablemente los resultados de las empresas a través de tres vías. La primera de ellas, es incrementando la agilidad y eficiencia en las actividades que se realizan. La segunda de ellas es fomentando la innovación en sus diferentes áreas. La tercera y no por ello menos importante, desarrollando la capacidad y el talento de los profesionales que trabajan en ella.

Respecto a la primera, la elaboración por ejemplo de un mapa de conocimiento, cuya finalidad es representarlo de forma gráfica y sencilla para que sea comprendido por todas las personas, permitiría identificar los procesos de la organización que tienen mayor valor. Posibilitaría además localizar dónde se encuentran los gaps de conocimiento que impiden que dichos procesos se lleven a cabo de forma más adecuada, determinar sus consecuencias y establecer las medidas más óptimas para subsanar los problemas de importancia.

Los equipos de trabajo exponen los casos de éxito y aquellos en los que este no se alcanza

Si además se pusieran en marcha las prácticas de lecciones aprendidas, basadas en el aprendizaje de experiencias anteriores, se evitaría un porcentaje de errores muy grande que habitualmente se producen cuando no se ponen en marcha estas enseñanzas. Muchos de los fallos que se cometen en la fabricación de un producto o en la prestación de un servicio vuelven a repetirse posteriormente si no se incide en ellos y si los empleados no conocen bien las causas que los originan o el procedimiento para impedir que se produzcan. Cuando en una empresa, los equipos de trabajo exponen los casos de éxito y aquellos en los que este no se alcanza, explicando claramente los motivos, contribuyen a dar una información fundamental al resto de trabajadores. Los casos de éxito les permiten extrapolar esas experiencias positivas a sus actividades, consiguiendo mejores resultados incluso, aunque en ocasiones, la actividad que lleve a cabo sea muy diferente a las que se han expuesto. El éxito de estas innovadoras técnicas reside en que enseña a cada individuo a valorar cada experiencia y analizar la utilidad que para su actividad diaria puede tener, con el fin de aprovecharla eficazmente.

En relación a las iniciativas que no logran los resultados esperados, se describen a través de métodos constructivos, las circunstancias y los hechos acontecidos, para que entre todos se aprenda de los errores que se han cometido y puedan tomarse en las siguientes ocasiones, decisiones mucho mejores.

Además de la mayor agilidad y eficiencia operativa, a través de estas técnicas se consigue también impulsar fuertemente la innovación. Uno de los principios de la gestión eficaz del conocimiento se basa en desarrollar ideas de valor a través de las aportaciones elaboradas y difundidas de forma colectiva. Uno de los ejemplos más claros que puede encontrarse al respecto, son las denominadas comunidades de práctica. En ellas sus miembros se organizan para compartir propuestas ingeniosas, configurando una base de conocimiento que se retroalimenta sucesivamente. Las personas que participan aprenden a detectar oportunidades y a introducir cambios y novedades, creando servicios y productos más atractivos y útiles. Potencian su creatividad y desarrollan una oferta con mayor aceptación en el mercado, asegurando el liderazgo de la empresa y generando beneficios que les permiten disponer de mayores recursos para enfrentarse a cualquier situación de dificultad.

Finalmente la utilización de estas técnicas ejerce un estímulo muy positivo en cada trabajador. Las personas desarrollan la facultad de observar y contrastar cada una de las circunstancias y aspectos que acontecen en el desarrollo de su actividad profesional, buscando nuevas formas de mejorar e innovar en su trabajo. Desarrollan su talento, aportando ideas constructivas que posibiliten conseguir este objetivo. La competitividad entre ellos se reduce para dar paso a una interacción mucho más colaborativa. Se consolida el sentimiento de grupo y el de pertenencia a la propia organización porque se aprende la utilidad de aprovechar el conocimiento colectivo frente al individual.

La utilización de estas técnicas ejerce un estímulo muy positivo en cada trabajador

Muchas empresas en España no son conscientes todavía de las ventajas que la gestión eficaz del conocimiento tiene. En algunas ocasiones porque realmente no las conocen. Otras veces porque no saben cómo aplicarlas dentro de sus diferentes departamentos. Existen casos en los que se piensa que su incorporación es muy compleja, no dándose cuenta de que la mayoría de ellas son muy sencillas de emplear. A través de fáciles enseñanzas cualquier trabajador podría utilizarlas mejorando su actividad sin necesidad de llevar a cabo ninguna implantación tecnológica. Bastaría solo con un papel, un bolígrafo y una buena actitud para colaborar.

Hasta el momento actual, es fácil observar que bastantes compañías siguen sin integrar en su operativa diaria procesos para crear, organizar o retener el conocimiento. Focalizando sus estrategias en reducir los costes, desaprovechan el activo fundamental que puede hacer que una empresa que se encuentra en una posición complicada pueda salir a flote consiguiendo mejores resultados. Ese activo no es otro que el conocimiento de todos sus empleados. Un activo que al contrario del resto, nunca podría decirse que puede devaluarse. Esperemos que empiecen a dar ya los primeros pasos y no sea demasiado tarde, para que logren aprovechar estas técnicas y hagan frente con éxito a la difícil situación económica que aún perdura.

Ángel de Mora-Losana es director de área de Gestión del conocimiento. Iclaves