La eficiencia de las plantillas
Discernir si los recursos humanos con los que cuenta una firma son eficientes es un proceso complejo que requiere un análisis pormenorizado.
El problema
"Soy el fundador de un despacho de abogados que tiene una pequeña división de asesoría para pequeñas y medianas empresas donde realizamos principalmente trabajos de gestión, tales como la cumplimentación de declaraciones, nóminas y contabilidades.
En dicha división o unidad de negocio las rutinas de trabajo no tienen nada que ver con el que se realiza en nuestro despacho de abogados, ni tampoco el tipo de personal que lo integra.
Estoy preocupado pues creo que el personal que tengo en la división de asesoría es poco eficiente. En el despacho de abogados ya existe una cultura de mayor competitividad, pues existe un componente de retribución variable. ¿Qué me puede recomendar?".
La respuesta
Una primera medida que le recomendaría sería evaluar el desempeño de los trabajadores que integran la división de asesoría. La evaluación del desempeño tiene como objeto hacer una estimación cuantitativa y cualitativa del grado de eficacia con que el personal del despacho lleva a cabo las actividades, alcanza los objetivos y asume las responsabilidades de sus puestos de trabajo. Mediante este sistema, el titular puede apreciar la integración de las personas en sus puestos, mejorar su actuación futura y, con ello, los resultados de la firma.
Disponer en su despacho de un procedimiento y soporte técnico para la evaluación del desempeño permite que el proceso sea más objetivo y homogéneo. Para ello, debe actuar de la siguiente manera:
Identificar previamente las actividades y, en su caso, los objetivos en cada puesto de trabajo. Esto nos servirá de base para hacer la posterior evaluación.
Elegir el sistema con el que serán medidos los resultados. La evaluación del desempeño tiene aplicación muy directa en los principales procesos.
Primero, en la selección del personal, pues permite identificar criterios adecuados para la determinación de necesidades de selección de personal interno y externo. Por ejemplo, los resultados de la evaluación pueden poner de relieve que no se está alcanzando el nivel de desempeño adecuado por sobrecarga de trabajo.
Segundo, la retribución, pues permite incorporar en este proceso un factor de gran motivación, como es que se reconozca y contemple en la retribución una componente diferenciadora debida al propio desempeño de cada persona. En definitiva, contribuye a racionalizar la forma de pagar que tiene la firma.
Tercero, la formación. Las necesidades de mejorar de los evaluados son alcanzables, gracias a la formación, por lo que la evaluación del desempeño constituye una base importante para elaborar el plan de formación.
En cuarto lugar, la promoción del personal como sistema de evaluación que ofrece criterios para decidir qué tipos de acciones formativas serán convenientes.
También, el análisis de potencial de las personas que tienen muchas más competencias que las que normalmente emplean en su trabajo.
Y por último, la motivación. En este objetivo, tan perseguido por las firmas, tiene igual incidencia la evaluación del desempeño.