Un camino de dos
De los beneficios de la factura electrónica, quien más y quien menos hemos oído hablar. Otra cosa es decidirse a dar el paso. Los proveedores, en general, desearían enviar solo facturas electrónicas a sus clientes por razones que tienen que ver con la economía, la eficiencia, la ecología, etc. Pero algunos clientes no lo ven tan fácil. En muchos casos, no es de su agrado plegarse a la voluntad de sus proveedores. En otros, simplemente no están preparados para utilizar el formato electrónico. Me refiero a pymes, autónomos y empresas de ciertos sectores.
La factura electrónica no se puede imponer. La legislación española establece que el cliente tiene que dar su conformidad, y además le asiste el derecho de echarse atrás en cualquier momento. Y no están los tiempos como para forzar la relación con el cliente. La solución pasa por ofrecerle una evolución progresiva, que no altere su ritmo, pero que proporcione beneficios visibles desde el primer momento.
El papel y la e-factura van a estar obligados, en un principio, a coexistir. La cuestión es que, gradualmente, el papel vaya reduciendo su presencia en beneficio del formato electrónico. Se trata de gestionar y automatizar el envío de facturas a clientes, compatibilizando el medio físico y el medio electrónico, pero creando las bases para una transición satisfactoria y nada traumática.
Dicho proceso incluye además la comunicación al cliente. Enviarle e-mails de presentación del nuevo sistema, incluir comunicación sobre la e-factura en la documentación que se remita en papel, por ejemplo en el reverso de las facturas que se envían por correo postal. También se le puede solicitar una reunión, o aprovechar las visitas de los comerciales. En cualquier caso, resulta muy oportuno ofrecerle información permanente a través de una intranet para clientes, con recursos, enlaces y la posibilidad de suscribirse a la e-factura.
También se le pueden ofrecer incentivos, como el archivo gratuito de sus facturas durante cinco o seis años, o ventajas comerciales, puntos acumulables, sorteos, etc. Y mantenerles al tanto de los beneficios medioambientales de eliminar el papel, mucho mejor si es a través de herramientas que les permitan comprobarlo.
En definitiva, convencer al 100% de los clientes de que adopten la factura electrónica es una utopía a corto plazo. Pero gradualmente sí es factible, a través de soluciones que permitan automatizar el envío de las facturas en cualquier formato e informarles bien y ponérselo fácil. Todos saldrán beneficiados, pero uno -el proveedor- tiene que ayudar al otro -el cliente- a dar el paso. Al final, no dejará de ser una forma de reforzar y afianzar la relación.
Jesús Midón Pablo. Director general de Esker Ibérica