Para avanzar seguro, mirar por el retrovisor
La nueva regulación de la e-factura permite la digitalización de los archivos históricos y la posterior destrucción de los tradicionales en papel, lo que supone, sin duda, un importante ahorro, una mejor gestión y evita la incertidumbre jurídica y el riesgo derivado de su extravío. La entrada en vigor, el 1 de enero de 2004, del Real Decreto 1496/2003 del Reglamento de facturación tiene, a la postre, efectos sorprendentes en relación con el posible el tratamiento aplicable sobre los archivos históricos de contabilidad.
Todo arranca de que en el citado decreto se regula la creación, envío y conservación de las facturas por medios electrónicos o telemáticos, la e-factura. En esencia consiste en un archivo digitalizado que sustituye al documento tradicional en papel y que contiene el texto de la factura de acuerdo con las especificaciones mínimas legales, más una firma digital aplicada sobre el mismo y el certificado de firma que lo acompaña, que debe ser emitido por una autoridad de certificación homologada por la Agencia Tributaria.
Está claro que estos artículos están pensados por el legislador para el futuro (a partir de su entrada en vigor) pero, y aquí radica la esencia del derecho, ¿sería posible que también permitieran la sustitución de los documentos papel de nuestros archivos históricos por documentos digitalizados? Y en caso afirmativo ¿qué requisitos debería cumplir el proceso de digitalización?.
Abogado y economista, socio director del departamento de Nuevas Tecnologías de Piqué Abogados Asociados
Todos recibimos el nuevo Reglamento de facturación como una ley hacia adelante. Resulta obvio que, al tratar de la creación y el envío de facturas, el decreto se refiere a las facturas que se confeccionen a partir de su entrada en vigor y en consecuencia todos entendíamos que al referirse a la conservación también la norma miraba hacia el futuro. ¿Todos? Casi todos, por cuanto una empresa que se dedica a la generación de software para gestión documental digitalizada (Eprom), a finales de 2003 dirigió a la Dirección General de Tributos una pregunta vinculante en los siguientes términos:
'La entidad consultante tiene la intención de sustituir la conservación de las facturas y documentos sustitutivos en papel por su conservación por medios electrónicos, ajustando dicha conservación a los requisitos establecidos en el Reglamento de facturación, aprobado por el Real Decreto 1496/2003.'
La Respuesta de 6 de febrero es contundente: 'De acuerdo con todo lo anterior, en el supuesto de que la entidad consultante cumpla con todos los requisitos para sustituir la conservación en formato papel de las facturas y sus documentos sustitutivos por su conservación por medios electrónicos, una vez efectuada la conversión de formato papel a formato electrónico podrá proceder a la destrucción de los citados documentos en papel, todo ello sin perjuicio, en su caso, el cumplimiento de las obligaciones que en otras materias (mercantil, etcétera) afecten a la conservación de los mismos, bien sea en formato papel o por medios electrónicos.'
El legislador esta vez ha sido muy sabio. No existe ni una sola posible interpretación del artículo 21 del citado Reglamento de facturación que impida la aplicación retroactiva de la norma. La posición de Hacienda ante el vacío legal resulta perfectamente coincidente con sus propios intereses. En efecto, lo que más interesa a la autoridad tributaria es que sus contribuyentes adopten con la mayor premura los sistemas de organización que le resulten más útiles, rápidos y eficaces desde la perspectiva de sus propios intereses, y para Hacienda también resulta más eficaz, rápido y barato, trabajar sobre archivos históricos digitalizados.
Una vez instalados cómodamente en la versión más favorable de la norma cuestionada, deberemos preguntarnos por los requisitos que deben cumplir los archivos digitales sustitutivos de la factura papel: asegurar la legitimidad de las e-facturas, así como el resto de documentos contables y la gestión y conservación sistemática de los documentos de modo que se garantice un acceso online completo y rápido.
Un estudio realizado hace años (1997) por la extinta Arthur Andersen, hoy Accenture, pone de manifiesto que el tiempo en la gestión de correspondencia en una empresa utilizando sistemas de gestión documental se reducía a una cuarta parte; que el ahorro por almacenamiento electrónico de documentos frente al almacenamiento tradicional es infinito.
Lo que nadie hasta la fecha ha sido capaz de calcular, por su dificultad, es el coste de no encontrar un documento archivado, por cuanto es función directa del tiempo aplicado en su búsqueda hasta la proclamación oficial de documento perdido, con la consiguiente carga de responsabilidades: ¿quién lo tuvo por última vez?, ¿quién lo archivó? y en definitiva ¿quién es el culpable de la pérdida de tiempo y dinero?