El coste de errar en la mudanza de oficina

Altos alquileres fruto de contratos mal negociados, falta de espacio, instalaciones inadecuadas o envejecidas, ahorro de costes o mejora de la imagen corporativa. O incluso, y coinciden en las consultoras inmobiliarias The Property Company y Richard Ellis, en algunos casos el motivo del cambio es que el presidente o el consejero delegado quiere tener la oficina más cerca de su casa. 'En Madrid, la Nacional VI es un caso atípico, pues muchas empresas la eligen por la razón de que sus altos directivos viven por la zona', declara Dolores Pérez, directora de operaciones de The Property Company.

Muchos son los problemas que puede acarrear equivocarse en la elección de la nueva sede. Las consultoras inmobiliarias, por razones obvias, defienden la conveniencia de que en el proceso intermedien profesionales.

Dolores Pérez ha establecido el coste de equivocarse en la elección. Al margen de las molestias derivadas de una inadecuada instalación para ejercer correctamente la actividad de la empresa, Pérez ha cuantificado el coste económico. Poniéndose en el caso extremo, un edificio puede suponer un sobrecoste de un 20% por la menor superficie útil. En un edificio moderno, la superficie común, no útil para la empresa, es de un 12-15%, en uno de 10 años del 20% y en uno antiguo hasta del 30%.

En segundo lugar, se produce un exceso por instalaciones técnicas inadecuadas y en los costes de mantenimiento. El propietario prorratea el mantenimiento incluyendo las zonas comunes. Eso significa que no sólo se paga de más en el alquiler, también en el mantenimiento. Pero además, hay que controlar los gastos de la instalación, seguridad, luz, agua, aire acondicionado. Puede suponer pagar hasta un 30% de más. Según Pérez, por el mantenimiento no se debe abonar más de 3 euros por metro cuadrado, pero no menos de 2,5 euros o se tendrá un servicio inadecuado. Por último, se produce un sobrecoste a la hora de aprovechar el espacio útil de hasta otro 30%.

En Richard Ellis insisten en este punto. Javier Lampreave, arquitecto de esta consultora inmobiliaria, matiza que en las oficinas actuales se utilizan 12 metros cuadrados por persona de media, frente a los 22 de hace una década. Por tanto, una buena organización ahorra dinero. 'En muchas ocasiones, vienen a nosotros diciendo que quieren mudarse para ganar más espacio, cuando con una reubicación del mobiliario y del personal se libera suficiente espacio para continuar en el mismo edificio' aclaran en Richard Ellis.

Y eso pasa, con toda seguridad, por lo que los arquitectos e interioristas llaman open space, espacios diáfanos donde se ubican los trabajadores. 'En España a la gente le cuesta aceptar estas zonas donde ni siquiera hay separación entre departamentos', dice Carolina Muñoz, jefe de marketing de Richard Ellis. En el fondo está la lucha por continuar con el despacho y por mantener sitios privilegiados con luz natural y ventilación. Es vital la ubicación. Las consultoras coinciden en que las empresas no tienen claras sus necesidades. Se deben valorar cosas como de dónde es el personal, dónde están los clientes y la competencia, si se quiere que se vea el logotipo corporativo, si tiene parking y, por qué no, dónde vive el presidente.

Premisas para acertar

PlantillaIncorporaciones. Antes de plantearse cualquier cambio, todo empieza por un estudio de necesidades de plantilla a corto y medio plazo. No se saben con exactitud, pero sí con un error aceptable de un más/menos 5%.ContratosLo más delicado. Muchos son los aspectos a negociar además del precio. La duración del contrato, la revisión de la renta y -muy importante- la salida, para ver los costes de volver a dejar la oficina como se encontró. O incluso, el posible subarriendo total o parcial a un tercero.TecnologíaHay gente que piensa que la tecnología con la que cuentan en su actual sede les vale. Gran error. Hoy en día se exige doble techo para contar con un aire acondicionado adecuado y doble suelo para las conexiones de voz, audio, informática, etc. Y no sólo para las exigencias actuales, sobre todo, para las futuras.LicenciasEn ocasiones, cuando se va a ocupar el nuevo edificio, tras las obras de acondicionamiento, se descubre que no está legalmente autorizado para albergar nuestra actividad.

Ahorros

Incluso un 30% en el correcto diseño del espacio que se va a usarHasta un 30% en la gestión y el mantenimiento de la instalaciónAlcanza el 20% en la elección de edificio por la superficie útil

Motivos para el cambio

l Depende quién decida. Dolores Pérez, The Property Company dice: 'Si se pregunta al director financiero, dirá que se mudan para ahorrar costes; el de Recursos Humanos, por la calidad de vida de los trabajadores; el de marketing, para mejorar la imagen de la compañía; una gran empresa, para ganar en eficacia; y si se pregunta al director general o al presidente, que porque se ha cambiado de casa'.l Mejora de imagen. Cuando una empresa ya se ha asentado en el mercado, no necesita cuidar tanto la imagen y se puede permitir mudarse a zonas no tan céntricas. La imagen también lleva a buscar vías concurridas para lucir el logotipo en el edificio.l Mejora técnica. Para adecuarse a las nuevas tecnologías con la consiguiente mejora de productividad.l Reagrupación y reubicación. Para agrupar departamentos dispersos en distinto edificios o para un nuevo reparto del espacio con un uso más racional.l Ahorro. Pagar más barato el metro, sobre todo si se está negociando -al alza- la revisión de la renta.