Guía para evitar problemas con la Inspección al pagar o compensar las horas extra

La entrada en vigor del registro horario obliga a muchas empresas a extremar el cumplimiento de la ley al retribuir el exceso de jornada

Uno de los efectos del registro horario, en vigor desde el pasado 12 de mayo, será el afloramiento de muchas horas extraordinarias que antes no se pagaban. El Estatuto de los Trabajadores regula esta figura en su artículo 35. Dicho precepto las define como "aquellas horas de trabajo que se realicen sobre la duración máxima de la jornada ordinaria", y establece que deberán ser retribuidas con una cuantía que, en ningún caso, puede ser inferior al valor de la hora ordinaria, o compensadas con tiempos equivalentes de descanso.

El máximo anual de horas extraordinarias que podrá realizar un trabajador será de 80. No obstante, no se tendrá en cuenta a efectos de este cómputo aquel exceso de jornada que haya sido compensado con descansos en los cuatro meses siguientes a su realización.

A la vista de estos cambios normativos y de la actividad de la Inspección de Trabajo, conviene que muchas empresas repasen todas las vicisitudes relativas a la retribución y compensación de las horas extra. En este sentido, la firma BDO Abogados ha editado una guía para advertir de los elementos a tener en cuenta en lo relativo al abono de las mismas.

Compensación por descanso

Según el bufete, el Estatuto de los Trabajadores "prioriza" que la hora extra sea retribuida con descanso en los cuatro meses siguientes a su realización. El tiempo de libranza, por tanto, deberá ser, como mínimo, el mismo que se dedicó a prolongar la jornada, "salvo que, por convenio o pacto colectivo, o, incluso, acuerdo individual entre empresa y trabajador", se haya establecido una compensación mayor. Asimismo, también cabe que se pacte un periodo de compensación diferente de los cuatro meses que marca la ley. Eso sí, el nuevo término no podrá restringir los derechos de los trabajadores; en todo caso, ampliarlos y mejorarlos.

La compensación de la hora extra por descanso, según el documento, se beneficia de una doble ventaja. En primer lugar, porque pierde "automáticamente su naturaleza de hora extraordinaria, lo que evita que el trabajador agote el límite legal máximo de 80 anuales". Y, en segundo término, porque el tiempo de descanso no debe ser cotizado de forma distinta de las horas trabajadas.

En todo caso, BDO Abogados recuerda que es legalmente obligatorio el registro, tanto de la hora extra que se va a compensar con descanso, como del tiempo de libranza para su recuperación. Salvo pacto en contrario, es la empresa quien deba decidir si la hora extra se compensa con descansos o con retribución económica.

Retribución económica

La segunda opción es que la empresa opte por compensar el exceso de jornada con dinero. Su valor, como menciona el Estatuto de los Trabajadores, no podrá ser menor que el de la hora ordinaria. Ahora bien, según remarca la firma, "la legislación laboral vigente no determina cómo ha de cuantificarse exactamente el valor económico de la hora ordinaria".

El Tribunal Supremo y los Tribunales Superiores de Justicia (TSJ) han fijado varias reglas en este sentido. Unos parámetros que "actúan siempre como mínimo obligatorio, sin que, ni siquiera los convenios colectivos, tanto sectoriales como de empresa, puedan fijar, incluso por vía indirecta, una retribución por hora extra inferior".

Según la jurisprudencia, para el cálculo de la hora ordinaria debe sumarse, en cómputo anual, el total de los conceptos salariales que percibe de forma habitual el trabajador por unidad de tiempo. Es decir, no solo el salario base, sino, igualmente, todos los conceptos del convenio colectivo vinculados a la jornada anual o al puesto de trabajo al que ha sido asignado el trabajador y a la forma de desarrollar la actividad laboral de que se trate.

¿Qué complementos deben sumarse al salario base? Todos los complementos de convenio como el plus de peligrosidad, el de penosidad, el de antigüedad, etc.. Asimismo deberán tenerse en cuenta los complementos fijados unilateralmente por la empresa, como el plus personal o el complemento "a cuenta de convenio", y lo percibido por pagas extraordinarias, tanto si se prorratean mensualmente como si son liquidadas en fechas de devengo semestral o anual.

¿Qué queda excluido de la hora extra?

En cambio, debe quedar fuera del cómputo para calcular la hora ordinaria aquellos conceptos vinculados a resultados o consecución de objetivos, o por una mayor calidad del trabajo (bonus, incentivos o comisiones). Y ello, según BDO, porque dichas retribuciones no tienen relación con las horas trabajadas, sino con el resultado del desempeño laboral.

Asimismo, el documento explica que la mayor parte de la jurisprudencia rechaza que deba incluirse, para determinar el valor de la hora ordinaria, los conceptos que no tengan naturaleza estrictamente salarial relacionados con las horas prestadas, "tales como el plus de transporte, el plus de ventas o similares". Tampoco se añadirán lo percibido por horas extra liquidadas con anterioridad.

Cálculo matemático

Una vez fijada la cuantía bruta anual por todos los conceptos arriba mencionados, la misma ha de dividirse por el número de horas de la jornada total anual máxima del trabajador. Esta corresponderá a lo fijado en el convenio o a lo acordado entre el trabajador y la empresa, cuando su número sea inferior al máximo anual establecido. "El resultado de dicha división será la cuantía económica correspondiente a la retribución de la hora ordinaria, que es el valor económico mínimo al que ha de liquidarse económicamente cada hora extra realizada por el trabajador", asevera el texto.

Cotización a la Seguridad Social

Las horas extra deben cotizarse a la Seguridad Social por contingencias comunes, aparte de las cotizaciones correspondientes al resto de los conceptos retributivos, sin que dichas cotizaciones puedan mejorar las prestaciones por jubilación y otras con cargo a la Seguridad Social de las que pueda resultar beneficiario el trabajador que perciba dicha retribución.

Descansos y festivos

Si la hora extra es realizada en los días reservados al descanso semanal del trabajador o en festivo no recuperable, explica BDO Abogados, esta deberá retribuirse incrementada, como mínimo, en un 75% de su valor (es decir, el 175% de la hora ordinaria). La firma constata que la legislación no regula específicamente la compensación por descanso del exceso de jornada realizado en festivo o días de descanso. Tampoco la jurisprudencia ha dado una respuesta clara a esta vicisitud. No obstante, el documento apuesta porque los descansos también deban incrementarse en un 75% respecto a la compensación ordinaria.

¿Hay límites a las horas extra?

Ante los riesgos legales crecientes que para las compañías conlleva el registro horario en materia de horas extra, el bufete recuerda que la realización de horas extra es voluntario tanto para el trabajador como para la empresa, "por lo que esta puede prohibir la realización de las mismas, o que su prestación deba obtener el permiso expreso, previo y por escrito, del responsable del empleado". Así se evitaría que este reclame que se le compensen o paguen unas horas extra que hizo en contra de la voluntad de la organización.