Un software para gestionar las vacaciones de los empleados y no morir en el intento

Exisen fórmulas para cuadrar turnos, organizar equipos y que ningún área se quede huérfana pese a las ausencias en las empresas durante el periodo estival

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Después de un año de duro trabajo, llegan las merecidas vacaciones de verano. Los empleados aprovechan para viajar, descansar y reducir el estrés. Algunos se van días, otros un par de semanas y los más afortunados todo un mes. Pero estas ausencias suponen a veces un quebradero de cabeza para las empresas, que deben cuadrar bien los turnos para no descuidar el negocio. Hay fórmulas para gestionar los días libres y sobrevivir al periodo estival. Cerca del 70% de las empresas españolas usa un software especializado en la gestión vacacional, según Factorial.

Para las empresas es fundamental organizar los equipos para que ningún departamento se quede huérfano y tenga recursos suficientes para desempeñar las tareas con normalidad. Factorial da algunas claves, como por ejemplo establecer un orden de prioridad por el que determinados empleados pueden reclamar sus vacaciones antes que otros. El criterio puede ser empleados con hijos, favoreciendo a esos trabajadores que tienen que coordinarse con las vacaciones escolares, antigüedad en la empresa o bien un sistema rotativo.

Hay que tener en cuenta que cada sector se rige por una diferente normativa y es importante conocer lo que establece cada convenio y contrato. Cada uno de ellos estipula un número mínimo de días de vacaciones para los empleados afiliados, aunque también se pueden especificar los días en los que no se pueden reclamar vacaciones. Esto puede deberse a la gran carga de trabajo esperada. Por el contrario, si la empresa decide cerrar por vacaciones en el mes de agosto, por ejemplo, los días libres coincidirán irremediablemente con el cierre.

El 25% de las compañías aún usan complejas hojas de cálculo de Excel

El 25% de las empresas españolas siguen utilizando complejas hojas de cálculo de Excel para organizar las vacaciones de sus trabajadores. “Esto puede parecer una buena idea al inicio, pero a largo plazo resulta insostenible. El calendario debe ser creado desde cero para adaptarse a las necesidades de cada empresa, lo que se traduce en una gran cantidad de esfuerzo, tiempo y recursos. Lo más probable es que este tipo de plantillas queden obsoletas a corto plazo si no se actualizan continuamente, y si existe más de una copia, pueden surgir conflictos”, apuntan desde Factorial, donde aconsejan contar con un software que permita la automatización de este proceso, tanto para empleados como para los responsables de recursos humanos. A su juicio, “es la mejor opción para optimizar la gestión de vacaciones”.

Su aplicación permite administrar la plantilla, compaginando calendarios y facilitando el control de horarios y la gestión de nóminas, entre otros. Todas estas tareas se centralizan en una única plataforma en la nube permitiendo una gestión más eficiente.

Factorial cerró una ronda de inversión de 100 millones de dóalres, la tercera en su historia

La ‘startup’ Factorial, creada en 2016 por Jordi Romero, Pau Ramón y Bernat Farrero, ha logrado hacerse un hueco en los departamentos de recursos humanos de empresas en más de 60 países. Actualmente, la plantilla supera los 300 empleados, aunque prevé duplicar la cifra.

Después de cerrar una ronda de inversión de 100 millones de dólares, la tercera en su historia, Factorial está en pleno proceso de expansión en América. La empresa se centrará en nuevos mercados internacionales como Brasil y Estados Unidos, después de haberse consolidado en México. En Europa, la marca opera en España, Francia, Portugal, Italia, Reino Unido y Alemania.

Más libertad y flexibilidad

Teletrabajo y ‘workation’. En los últimos años y, sobre todo a raíz de la pandemai, se ha observado un cambio de tendencia en lo que respecta al periodo que escogen los empleados para disfrutar de sus vacaciones estivales. El teletrabajo, el trabajo por proyectos, la empresa ‘líquida’ o el workation son algunas de las variables que han hecho que los empleados hayan modificado sus hábitos. Desde Woffu, startup especializada en la optimización de la gestión del tiempo de los trabajadores, destacan que las vacaciones son más flexibles y se extienden entre junio, julio y agosto e incluso septiembre y no solo en agosto, como era más habitual antes. “El trabajador ahora tiene más libertad de movimiento y puede desempeñar su labor desde cualquier sitio, con lo que los propios trabajadores también son más flexibles a la hora de elegir sus fechas”, apuntan y señalan que el workation, o trabajar desde el lugar de vacaciones, permite compaginar trabajo y ocio. Sostienen también que todo lo anterior son características de las empresas ‘líquidas’. “Hoy en día, las corporaciones ya no son compartimentos cerrados en los que no hay cambios, sino que saben adaptarse y dar respuesta a las demandas de la sociedad”, afirman en Woffu. Por todo ello, las vacaciones se extienden desde julio, o antes, hasta septiembre. Sin embargo, a los directores de recursos humanos les sigue costando que los trabajadores tomen la iniciativa y soliciten sus vacaciones con antelación. Un estudio de SD Worx sostiene que solo la mitad de la solicitud de vacaciones se ha digitalizado.