Si no tienen validez legal, ¿para qué sirve una factura proforma?
Casos en los que tiene sentido enviar una factura proforma, y utilidad real de la misma, frente a una factura comercial u ordinaria.
¿Para qué sirve realmente una factura proforma? ¿Cómo es y qué validez tiene? ¿Cuál es la principal diferencia con respecto a una factura "normal"? Una proforma es una factura que se utiliza para informar al potencial comprador de un servicio o producto de todos los detalles de la operación. Sería como un principio de acuerdo entre cliente y proveedor, sin ningún tipo de validez fiscal o contable En otras palabras, podría decirse que se trata de un borrador de lo que será la factura ordinaria o definitiva.
Es muy común en operaciones comerciales con proveedores o clientes de otros países. Se trata de informar al potencial cliente de todos los detalles. De hecho, cuando son clientes habituales, se utiliza como oferta comercial para conocer el precio de la operación. Al confirmarlo, el comprador acepta las condiciones de esa oferta. En estos casos, da validez para ejecutar una serie de operaciones contiguas a la venta en sí. Sin embargo, y como veremos a continuación, no tiene validez a nivel fiscal y/o contable.
La facturas proforma también se utilizan para cumplir los requisitos legales a la hora de exportar mercancías a países extracomunitarios Hablamos, por lo tanto, de una factura comercial a efectos aduaneros, que solo declara el valor de las mercancías exportadas.
¿Qué tiene que tener una proforma?
A nivel de contenido y estructura, la proforma es prácticamente idéntica a la factura ordinaria, pero siempre se debe especificar en el encabezado de la misma que se trata de una factura proforma, así como su fecha de emisión, tal y como explican en la guía para startup de la web Ionos, donde explican todos los detalles de este documento.
Así las cosas, la principal diferencia entre una factura proforma y una ordinaria es que la primera carece de valor legal, administrativo o fiscal. Por ello, la factura ordinaria lleva una serie de numeración diferente y única a nivel identificativo. Su emisión sí que supone un compromiso de pago y adquiere valor fiscal, administrativo y contable.
Tal y como explican desde Ionos, en este caso la proforma no tiene que numerarse. Incluso recomiendan no incluir ningún sello o firma identificativa. Y, muy importante, que esté claramente identificada como Proforma en el encabezado, con el objetivo de que no genere dudas de si trata de una factura comercial al uso.
En operaciones internacionales
La factura proforma sólo tiene ciertas implicaciones en casos de operaciones de exportación o importación. Por ejemplo, para tramitar una licencia de importador. O para gestiones financieras relacionadas con la operación, de modo que se convertirá en un comprobante de las mismas.
