Reglas básicas de facturación que te evitarán problemas con Hacienda en 2019

¿Qué datos deben contener todas las facturas? ¿Cómo se indican los impuestos?

Toda entrega de bienes o prestación de servicio debe ir acompañado de una factura. Los autónomos y los empresarios están obligados a emitir una factura con cada producto que vendan o servicio que den. Además, es preciso que se guarde una copia de cada una. Esta es una de las obligaciones fiscales más comunes de autónomos y empresarios. Sin embargo, es importante tener claro cómo deben ser las facturas, qué deben incluir, plazos de emisión y conservación, documentación necesaria, etc. A continuación vamos a exponer todas las reglas de facturación para que la Agencia Tributaria considere una factura como válida.

Contenido obligatorio en una factura

La que se denomina “factura normal” es la que incluye todo el contenido general obligatorio. Es decir, aquella que empresarios individuales, emprendedores de responsabilidad limitada e, incluso, las comunidades de bienes deben emitir con mayor asiduidad. También esta obligación se extiende a los pagos anticipados. Excepto las entregas intracomunitarias de bienes exentas. En toda factura, por tanto, debe incluirse:

• Número y, si procede, serie. Toda factura debe tener su número que irá realizándose de manera correlativa. La serie se incluirá solo cuando se cumplas alguno de los siguientes supuestos:

1. En caso de facturas emitidas por destinatarios de operaciones con terceros.
2. Cuando haya facturas rectificativas
3. Aquellas que deriven de procesos administrativos o judiciales forzosas.

• Fecha. El día en el que se emita.

• Nombre y apellidos, razón o denominación social. Deben indicarse los datos del emisor y del destinatario.

• Número de Identificación Fiscal. Este lo da la Agencia Tributaria española.

• Domicilio de emisor y destinatario.

• Descripción de la operación. Es importante este punto para saber qué tipo de IVA hay que aplicar, por ejemplo.

• Importe de la base imponible. Se debe incluir el precio unitario sin impuestos, y el descuento, en caso de haberlo.

• El tipo (o tipos) impositivo/s. El decir, el/los impuesto/s que se deben aplicar en la operación.

• La cuota tributaria, en caso de repercutir. Esto se refiere a la cantidad que debe ingresar el sujeto pasivo por la realización del hecho imponible de un tributo. Deberá consignarse por separado, si se repercute. Son casos en los que se debe incluir el IRPF, por ejemplo.

• Fecha. Se debe indicar cuándo se han efectuado las operaciones o, en caso, de un pago por adelantado, cuando la emisión de la factura sea diferente.

• Cuando es el destinatario el que emite la factura en lugar del proveedor, se debe incluir la mención "facturación por el destinatario".

• Por su parte, cuando el destinatario de la operación es el sujeto pasivo del impuesto, incluir la mención "inversión del sujeto pasivo".

Además, en caso de entrega de transportes nuevos se debe indicar todas las características, distancias, navegación etc. También es necesario indicar régimen especial de aplicación si se tributa en el "régimen especial de las agencias de viajes", "régimen especial de los bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección" y "régimen especial del criterio de caja".

Documentación y plazos de las facturas

Lo habitual es que la factura se emita cuando se realiza la operación. En caso de que el destinatario sea empresario o profesional, se puede emitir hasta el día 16 del mes siguiente al que se produzca el devengo del impuesto correspondiente. En una misma factura se pueden emitir facturas recapitulativas. Es decir, varias operaciones en distintas fechas pero al mismo destinatario. Éstas se emiten el último día del mes en el que se hayan realizado las operaciones o hasta el 16 del mes siguiente en caso de empresario o profesional.

Las facturas se pueden emitir en cualquier medio o formato (digital o papel), pero deben garantizar su legibilidad en su conservación, integridad y autenticidad de origen y contenido. Pueden estar escritas en cualquier idioma y expresarse en cualquier moneda, siempre que la cuota repercutida venga en euros.

Solo se permite emitir una original. Es posible emitir duplicados en dos casos:

• Cuando se pierda el original por alguna causa.
• Cuando haya una misma entrega de bienes o prestación de servicios con varios destinatarios.

Todas las facturas emitidas han de conservarse durante cuatro años. Además, también se extiende esta obligación a las copias, las facturas recibidas, justificantes contables cuando el proveedor no se ubique la comunidad, recibos justificativos (l Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca), así como los documentos acreditativos del pago de impuestos.

Impuestos en las facturas

En toda factura emitida deberá indicarse (y gravarse) el Impuesto de Valor Añadido (IVA) que corresponda. Están exentas las siguientes operaciones:

• Hospitalización, asistencia sanitaria y médicos.
• Transporte de enfermos.
• Exenciones inmobiliarias.
• Entregas de bienes utilizados en operaciones que están exentas.
• En los regímenes especiales: recargo de equivalencia IVA simplificado y personas acogidas al régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca.