Gastos de representación: ¿cuándo son legales y cómo pueden deducirse?
Son aquellos que potencian comercialmente la empresa para representarla ante clientes. ¿Cuándo son deducibles?
La Ley del Impuesto sobre Sociedades establece que los gastos de representación deducibles son aquellos marcados como necesarios para la actividad de la empresa y para generar ingresos a la misma. No obstante, distinguirlos no es siempre tan sencillo. Para explicarlo hemos accedido al texto publicado por la plataforma de gestión de gastos de viaje Captio, quien ha analizado la cuestión.
Los gastos de representación están pensados para potenciar comercialmente la empresa para representarla ante clientes y proveedores. Algunos ejemplos son el pago de estancias en hoteles a los clientes, invitaciones a restaurantes, inscripciones en jornadas, conferencias, talleres, regalos de empresa, entradas a espectáculos deportivos y de ocio e invitaciones a sesiones relacionados con el cuidado y bienestar.
Gastos de representación más comunes
Las comidas de trabajo son los gastos de representación más frecuentes. Solo se consideran gastos deducibles los que se producen en un establecimiento hostelero y hotelero. Si la cena es en un domicilio privado, no se puede pedir la deducción.
Para justificarlo hay que pedir la factura completa (con nombre de la empresa, razón social, NIF, datos del proveedor, fecha, número de factura, desglose de los conceptos, base imponible y tipo impositivo) e incluir el número de comensales y el motivo de la comida.
Al contrario, no se consideran gastos de representación los derivados de la contabilización del Impuesto sobre Sociedades. No tendrán la consideración de ingresos los procedentes de dicha contabilización, tampoco lo serán las multas y sanciones penales y administrativas, los recargos del periodo ejecutivo y el recargo por declaración extemporánea sin requerimiento previo, las pérdidas del juego, los gastos de actuaciones contrarias ordenamiento jurídico, los donativos y liberalidades, las dotaciones para planes y fondos de pensiones y las operaciones realizadas, directa o indirectamente, con personas o entidades residentes en países o territorios calificados como paraísos fiscales o que se paguen a través de personas o entidades residentes en estos, excepto que el contribuyente pruebe que el gasto devengado responde a una operación o transacción efectivamente realizada.
Justificar el gasto ante Hacienda
La Agencia Tributaria marca una serie de pautas para que un gasto pueda ser considerado deducible. La principal es que este pago debe ser imputable de forma contable, es decir, debe estar contabilizado en la cuenta de pérdidas y ganancias del ejercicio. Tiene que ser un gasto que pueda ser imputable temporalmente y esté justificado en base a alguna documentación: facturas completas, recibos, nóminas, etc. La justificación es indispensable para poder tener el derecho de desgravar el gasto.
Máximo de gastos de representación
El importe anual destinado a los gastos de representación deducibles no puede ser superior al 1% del importe neto de la cifra de negocios en ese mismo período impositivo. Así lo establece el artículo 15 de la citada Ley del Impuesto sobre Sociedades.
El IVA de los gastos de representación puede recuperarse, pero la normativa es poco flexible. Para empezar, es imprescindible que los conceptos estén vinculados a la actividad económica desarrollada por la empresa o el trabajador por cuenta propia. Además, los importes que excedan de lo razonable, no suelen admitirse. Para justificarlos es necesario contar con la factura original completa.
Se calcula que alrededor del 10% de los gastos de representación se quedan sin desgravar el IVA porque las empresas incumplen los requisitos de la Agencia Tributaria o porque desconocen la cantidad gastada en cada proveedor.
En cuanto al IRPF, los profesionales autónomos que declaran el IRPF por el régimen de estimación directa pueden desgravar lo mismo que las empresas en el Impuesto de Sociedades, los autónomos que se rigen por módulos no pueden porque pagan una cuota fija. Al considerarse como gastos de relaciones públicas, deben incluirse en el grupo de ‘Otros servicios exteriores’.
