Cómo sacarle el máximo rendimiento a las ferias

Si hay muchas, escoja una región a la que ya está exportando

Planifique y realice una prospección de clientes un año antes

Automechanika Fráncfort
La próxima edición de Automechanika Fráncfort se celebrará del 8 al 12 de septiembre de 2020. Pietro Sutera

Las ferias son el escaparate perfecto para las empresas que hacen sus pinitos en el exterior o que desean aumentar su presencia en determinados mercados. Pero los expertos en viajes de negocios vaticinan para 2019 fuertes incrementos en los precios de vuelos y alojamientos por el alza del petróleo y la falta de hoteles aptos para reuniones.

Es comprensible que con estos vientos de cola, las pymes se lo piensen dos veces antes de confirmar su participación en un evento internacional. Sin embargo, como en cualquier otra inversión, es posible obtener un retorno satisfactorio con una adecuada preparación.

Según ICEX, en 2017 (las cifras de 2018 probablemente no se conocerán hasta abril), 84.352 compañías españolas iniciaron actividades de exportación o las retomaron después de al menos un año de pausa.

Si su empresa está dentro de este grupo, que representa el 52% del total de exportadores, lo normal es que quiera promocionarse en los países a los que atiende. Y las ferias son la mejor forma de transmitir al mercado “que somos alguien”, dice Jùlia Farré, socia directora de International Team Consulting (ITC).

Además de entablar contactos con posibles clientes o cerrar acuerdos de venta, asistir a eventos en el extranjero sirve “para tener visibilidad, presencia, como espejo internacional, hacer marca y promocionarse”, resume Farré, cuya consultora presta asistencia a pymes en salones internacionales, contratando estands y concertando citas de negocios.

“Las ferias son uno de los principales instrumentos de promoción en comercio exterior, ya que dan acceso a una elevada concentración de compradores y competidores en un reducido período de tiempo”, coincide María Begoña Llamazares, responsable de mercados de Sernauto. “Además, facilitan conocer in situ el verdadero potencial de mercado de cada empresa, analizar la competencia y presentar nuevos productos o marcas”, añade.

SIAL París
Degustación en SIAL París, la mayor feria de alimentos, cuya próxima edición se celebrará del 18 al 22 de octubre de 2020. SIAL París

Sernauto, la asociación de fabricantes de componentes de automoción, es muy activa organizando la presencia española en las principales ferias del sector. En 2018 envió delegaciones a las Automechanika de Estambul, Dubái, Fráncfort y Shanghái, y a los salones de vehículos comerciales (IAA) de Hannover, de proveedores (IZB) de Wolfsburgo y de repuestos (AAPEX-SEMA) de Las Vegas, además de una misión comercial a Corea del Sur.

Con esa experiencia, recomienda planificar los eventos en los que se va a participar, sobre todo si la empresa compite en una industria como la de componentes de coches, muy internacionalizada, en la que se celebran multitud de eventos de influencia global. “En función de sus objetivos, cada compañía debe seleccionar aquellos salones que más se ajusten a sus necesidades”, afirma Llamazares.

Consejos

87 MICAM
Desfile en la feria de calzado de Milán, que este año se organizará del 10 al 13 de febrero.

Qué llevar. Depende mucho del sector y país, pero material promocional como afiches, banners y roll ups son básicos, además de las muestras de producto. ITC sugiere llevar también vino, jamón o alguna otra comida típica de España para ofrecer a los visitantes.

Cuántas personas enviar. Depende de los m2 que se alquilen, sin embargo, ITC aconseja dos como mínimo. Si no hablan idiomas, es clave contar con traductor, por ejemplo, en ferias en Rusia, Alemania y Francia, donde el idioma es importante.

Esta planificación es ahora más necesaria que nunca. Carlson Wagonlit Travel estima que los vuelos que salen de España se encarecerán este año un 6,7%. Los mayores incrementos se producirán en la clase turista de los vuelos intercontinentales (7,9%) y en la business de los domésticos (6,9%).

Las tarifas de los hoteles, entre tanto, subirán un 3,7% a nivel mundial y un 5,6% en Europa Occidental.

Ante este panorama, la compañía recomienda reservar más de 30 días antes del viaje para grupos pequeños y más de 75 para grupos grandes. Fuera de esos plazos, los compradores pierden la oportunidad de ahorrar entre un 5% y 10%.

Sernauto, por ejemplo, lleva trabajando en el diseño de su calendario 2019 desde junio pasado. Si los recursos de la pyme son limitados, asistir a una feria como miembro de una delegación ofrece múltiples ventajas.

“En nuestro caso ofrecemos un servicio llave en mano”, dice Llamazares. En otras palabras, la patronal contrata y decora los espacios expositivos, adaptándolos a la imagen corporativa de cada empresa; negocia tarifas especiales para los servicios de logística, edita el catálogo de expositores y organiza acciones de comunicación y promoción en torno al evento.

Si el sector es pródigo en salones, Farré aconseja exponer en uno de referencia, pero sobre todo que se celebre en una región a la que ya se esté exportando. De no ser el caso, sugiere realizar una prospección de clientes, distribuidores y agentes comerciales un año antes de la feria, visitar el país y conocer bien a los actores locales. “Si no se hace así, el retorno de la inversión es bajísimo”, advierte.

“Conozco decenas de casos de empresas que exponen en un país por primera vez y que, como no se habían preparado, vuelven con un carpesano de tarjetas, pero la mayoría no son de clientes con potencial real”, precisa.

Ronda de negocios Japón
Ronda de negocios para agencias de viajes en Tokio. Cinco Días

En cuanto al seguimiento que debemos hacer a nuestra participación en la feria al regreso de ella, la experta recalca que es “imprescindible” no quedarse en el email de agradecimiento. “Se debe realizar una segmentación A, B, C de cada contacto o visitante que se haya recibido en el stand y, según su importancia y potencial, poner en marcha las acciones comerciales correspondientes”, indica.

A un visitante A, por ejemplo, no solo se le enviará el correo electrónico, sino que se le llamará para ir a verlo en persona de nuevo o se le remitirán precios o presupuestos.

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