El arte de delegar en una pyme

Crear equipos de trabajo y asignar responsabilidades maximiza la productividad, genera confianza y orgullo de pertenencia.

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Ser dueño de una empresa, administrar el negocio y desarrollar las tareas diarias no siempre es una decisión acertada para ganar productividad, rentabilidad, incrementar la cartera de clientes o alcanzar objetivos empresariales, en los que contemple, por ejemplo, la expansión o internacionalización.

Crear un equipo de trabajo para organizar las labores diarias y delegar parte de sus funciones es vital para el éxito de una pyme, sobre todo porque en las empresas pequeñas prevalece mayormente una estructura más lineal caracterizada por las relaciones de autoridad directa sobre la plantilla.

“Uno de los mayores problemas es cómo dotar de estructura a una pyme, donde las urgencias van más de la mano de conseguir y sacar pedidos que de estructurar procedimientos, contenidos y dotarla de métodos eficientes”, señala Javier González, director general de Magna Coaching.

González ve como ventaja contar con un equipo pequeño, ya que favorece el conocimiento mutuo, la cercanía y la participación directa de los empleados, aunque advierte de que esta condición también puede generar conflictos.

Algunas tareas, como las políticas de selección y las normas de conducta, no se pueden encargar

“Una vez que la pyme tiene una dinámica adquirida, los esfuerzos realizados hacia la organización y gestión de procesos tenderán a chocar con la incomprensión de los empleados”, indica.

Delegar supone así repartir la carga de trabajo, ampliar el desarrollo de habilidades de los trabajadores, ganar efectividad en los procesos y obtener mejores resultados en la organización, según los expertos.

Además, genera confianza, orgullo de pertenencia y promueve el reconocimiento, factores importantes para que haya un buen clima laboral y que los empleados se sientan identificados e involucrados con el proyecto de empresa.

“Lo que hace un directivo es crear directivos. Gestiona el talento y guía el crecimiento de los empleados de su entorno para que sean autónomos”, afirma Carlos Alberto Pérez, director del máster de Dirección de personas y desarrollo organizativo en la empresa de la escuela de negocios Esic.

Cuándo encomendar tareas

Pérez advierte de que hay empresas con métodos muy estructurados en los que se dificulta la asignación de mayores responsabilidades. “No todas las empresas ni todos los procesos pueden tener los mismo niveles de delegación”, insiste.

Sin embargo, opina que es necesario potenciarlo al máximo permitido. Pero, ¿cuándo puede convertirse en un peligro?, se pregunta. “Cuando una persona quiere mantenerse toda la vida en el mismo puesto”, impidiendo el desarrollo de los demás trabajadores, responde.

De ahí que, en ocasiones, delegar suscite recelos, ya que los que ocupan un puesto superior pueden creer que serán sustituidos por su subalterno. “Nunca hay un tope, siempre hay nuevas oportunidades de crecimiento aunque seas el dueño. Se pueden crear nuevas líneas de negocio o adelantarse a tendencias… En última instancia, puedes irte a jugar golf”, bromea Pérez.

Pero, ¿todo se puede delegar? No. Algunas tareas, como las políticas de selección, los valores y normas de comportamiento de la empresa, la misión y la visión, no se pueden encargar, opina Pérez, aunque sí compartirlas, apostilla.

Recomendaciones

Para que la delegación sea eficaz, es necesario establecer procedimientos alineados con los objetivos estratégicos de la pyme y acordes con la excelencia en el servicio al cliente; fomentar un liderazgo abierto a través de la escucha activa y la participación paritaria de todos los empleados, y trabajar la asertividad, a fin de comunicar las ideas, valoraciones, opiniones y sensaciones de forma directa sobre una situación concreta del negocio, recomiendan desde Magna Coaching.

En su artículo Emoción en la venta, José Antonio Pérez Fernández, de AEVE Asesoramiento Empresarial, sostiene que la forma de organización, la manera en cómo se relacionan y se coordinan los equipos para conseguir los objetivos es fundamental.

Y no concentre la delegación en una sola persona, sobre todo los factores críticos de su empresa, porque esta puede ganar poder y usarlo en contra de la organización o llevarse las habilidades adquiridas a otra compañía, aconseja Carlos Alberto Pérez, de Esic.

“Tenga en cuenta que el entorno cambia y, por tanto, los retos de las organizaciones. Por eso es necesario reorganizar los procesos y las tareas constantemente”, concluye.