Los autónomos están exentos si son personas físicas, pero no si tienen una sociedad

Renovarse... o no cobrar de las Administraciones

La factura electrónica, obligatoria desde enero, desconcierta a las pymes

Renovarse... o no cobrar de las Administraciones
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A medio plazo, será para mejor, pero en las primeras semanas de funcionamiento, la sensación de desconcierto reina entre los afectados por la entrada en vigor de la obligación de presentar factura electrónica a las Administraciones Públicas.

La medida está entre las reformas del Gobierno para disminuir la morosidad en el sector público, ya que el nuevo sistema permite dejar constancia de la fecha de presentación de la factura y mejorar su control.

Se trata de una medida ineludible para las empresas que tengan relación comercial con las Administraciones, según la nueva Ley 25/2013, siempre que el importe de la operación supere los 5.000 euros o bien cuando la Administración pertinente así lo indique de forma reglamentaria. De hecho, algunas comunidades autónomas, como es el caso de Cataluña o La Rioja, ya contaban con su propia legislación desde hace años.

Lo cierto es que la factura electrónica llevaba funcionando bastantes años, pero era utilizada principalmente por grandes empresas. Ahora se abre ampliamente el abanico de proveedores que tendrán que utilizarlo, un gran avance en la denominada Administración electrónica que permitirá registrar todas las facturas de los proveedores y, por ende, agilizar los trámites. Pero eso no significa que la transición esté siendo fácil.

Las empresas habituadas a trabajar con entes locales o autonómicos y con facturaciones de cierta entidad parece que están optando por contratar los servicios especializados, pero Alberto Redondo, director de marketing de Seres de Iberia y Latinoamérica, uno de los grandes operadores globales de factura electrónica, reconoce que los problemas los están sufriendo aquellas pymes y autónomos con poca relación con las Administraciones y que por ello teóricamente pueden asumir el trabajo internamente.

Y he ahí la diferencia entre las empresas que cubren sus necesidad al 100% con FACe la solución gratuita que ofrece el Ministerio (ver despiece FACe y otras formas de cobrar) y aquellas otras que deben realizar el intercambio con Administraciones que no están en ese sistema, ya que ahí se ven obligados a conjugar diferentes herramientas con distintas características, lo que puede entorpecer una gestión eficiente.

Ventajas

Morosidad: El objetivo principal es que el sector público abone su deuda comercial dentro de los 30 días que marca la legislación.

Seguimiento: Además de reducirse el proceso de gestión, la automatización en la contabilidad y administración facilita la consulta del estado en el que se encuentra la factura.

Ahorro: La medida ahorrará al Estado 51 millones de euros anuales en cuanto a tramitación, lo que equivale a 3,48 euros por factura. De esta cifra, 2,78 euros corresponderían a la Administración receptora, y el ahorro para la entidad emisora llegaría a 70 céntimos.

En el caso de los autónomos, el grueso, aquellos que son personas físicas, están exentos de la obligación de utilizar el soporte electrónico, según explican desde la Asociación de Trabajadores Autónomos (ATA), pero no así aquellos que tienen una sociedad o están vinculados a ella. Son estos los que están encontrando problemas con el programa que la Administración ha puesto a su disposición.

“Se pierden y no encuentran ninguna empresa que les eche una mano”, asegura Celia Ferrero, vicepresidenta ejecutiva de ATA. “Los autónomos están acostumbrados a que estas cuestiones las resuelvan sus gestores o asesores fiscales, sin embargo, estos también se han encontrado con problemas de adaptación” y en este punto mencionan que algunos ayuntamientos todavía no han adaptado sus procesos y desconocen cómo deben gestionar los documentos.

No obstante, asegura Ferrero, “los cambios en las operativas siempre conllevan algún tiempo para adaptarse pero en este caso será para bien, ya que no habrá, o al menos habrá menos, facturas en los cajones y los plazos de cobro serán más cortos, esperemos, y se podrán controlar mejor”.

A la hora de valorar el grado de adaptación de las distintas Administraciones al nuevo escenario, según el responsable de Seres, estas funcionan de manera dispar. “Por un lado, nos encontramos las Administraciones que están adheridas a FACe y tienen unas especificaciones estándares definidas por el Gobierno y que funcionan correctamente, aunque algunas todavía están con las desviaciones lógicas que surgen al asumir este tipo de proyectos”.

Y por otro están principalmente las administraciones autonómicas y locales, que no están adheridas a FACe. Aquí hay varios tipos: “Las que todavía no han dado un paso firme, tienen una situación caótica que desespera a muchos proveedores. Tenemos también las que lo han adoptado recientemente, pero donde se trabaja a contrarreloj para cumplir con todos los requisitos. Y para terminar, los casos donde ya se contaba con un proyecto en funcionamiento, que en líneas generales han mejorado sus cifras”.

FACe y otras formas de abonar

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Hay que adaptarse técnicamente al nuevo escenario. El Ministerio de Industria, Energía y Turismo (Minetur) ha puesto a disposición de pymes y autónomos un programa informático gratuito que sirve para generar las facturas electrónicas conforme a los requisitos exigidos.

Para presentar esos albaranes, cada Administración ha de tener un punto general de entrada de facturas electrónicas y, de momento, el creado por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, denominado FACe, es el más utilizado, ya que ha sido adoptado por la propia Administración General del Estado, la mayoría de las comunidades autónomas o de las entidades locales.

De hecho, ya se han adherido al FACe 6.300 entes locales, el 80% del total de municipios españoles, y el pasado viernes a mediodía, una vez superados los problemas de funcionamiento que ralentizaron los procesos en las primeras semanas, ya habían recibido facturas mediante esta vía cerca de 5.400 de ellos, según la propia web.

No obstante, las cifras pueden ser más abultadas ya que a estas operaciones han de sumarse las realizadas mediante otros puntos de entrada propios creados por algunos organismos. Incluso, en algunos entes se han adoptado más de una vía.

En cuanto a los municipios más pequeños y por ende, aquellos que apenas reciben facturas por importe de 5.000 euros o más, siempre pueden realizar los trámites, recuerdan desde la FEMP, a través de las diputaciones.

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