Contra crisis, innovación
Puede la economía española permitirse el lujo de no ahorrarse 13.000 millones de euros? Esta sorprendente pregunta, formulada recientemente por la sociedad española de Facility Management (IFMA), cobra candente actualidad dados los tiempos que corren, cuando recortes y ajustes presupuestarios están a la orden del día. ¿Pero de dónde ahorrar 13.000 millones de euros? ¿Despedir más trabajadores, cerrar y/o vender más empresas, frenar más subvenciones...?
La respuesta, según IFMA, está en la eficiente optimización y gestión empresarial, tanto pública como privada. Es en este campo donde las técnicas del facility management, cuya traducción aproximada sería "la gestión de los entornos de trabajo productivos con el menor coste posible", muestran todas sus posibilidades. Esta disciplina, originada en EE UU, se desarrolló y expandió rápidamente por Europa a partir de los años noventa y hoy en día buena parte de las organizaciones empresariales importantes la incluyen en su organigrama de gestión.
"Este es el mensaje que queremos trasladar al mercado, porque en estos momentos una racionalización a fondo de los tradicionalmente conocidos como gastos generales podría solucionar los problemas financieros de muchas empresas", comenta Pedro García Carro, vicepresidente de IFMA.
"De hecho", añade, "estos gastos generales suponen la segunda partida de gasto más importante para las empresas de servicios después de los de personal y el tercero en las empresas industriales". Aquí se incluyen desde los servicios inmobiliarios (planificación de espacios, valoraciones, alquileres, etcétera), la gestión de proyectos (mudanzas y remodelaciones), los servicios asociados al edificio, al personal y al negocio (mantenimiento, jardinería, limpieza, vending, cafetería, audiovisual, conserjería, correo, seguridad) hasta los servicios corporativos (viajes, flotas, gestión documental y gestión e higiene).
Para fundamentar un poco más este planteamiento, en 2010 la asociación europea de Facility Management presentó en el Parlamento Europeo, entre otros datos, el volumen económico del sector, estimado en 640.000 millones de euros. De esta cantidad, se ha estimado que en España el mercado alcanza los 50.500 millones de euros. Este montante económico procede de toda la actividad que se genera de la gestión de activos inmobiliarios y de todos los servicios vinculados a la explotación de los mismos, como puede ser el mantenimiento, la seguridad, la limpieza, la jardinería y un largo etcétera.
Ahora bien, la optimización y gestión eficiente de ambas actividades es una labor de la que se encarga el facility management, administrando cuatro recursos clave de una empresa: financieros, humanos, activos fijos e información, y conocimiento, con lo que España lograría un ahorro anual de unos 13.000 millones de euros, repartidos al 55% entre la empresa privada y un 45% la pública.
Para llegar a esa cifra, un facility manager (el encargado de liderar un proyecto de este tipo) ha trabajado previamente en múltiples campos optimizando gastos y servicios. Así se puede determinar que la gestión profesionalizada de contratos de arrendamiento, gestión de los espacios de trabajo, suministros (consumo energético, agua, gas, luz), limpieza, mantenimiento, seguridad, jardinería, flotas, viajes, reprografía, mobiliario de oficina, catering, reformas, traslados, mensajería, material de oficina, etcétera, podría suponer ahorros en todas estas partidas entre el 20% y el 30%.
"Hasta ahora", recuerda García Carro, "todas las empresas se han centrado en una única fórmula tradicional para aumentar sus beneficios: más ingresos. Durante los años en los que esa fórmula ha funcionado, los gastos fueron considerados un mal menor, pero dado el actual momento económico la situación exige un replanteamiento. En IFMA España pensamos que otra forma eficaz de incrementar beneficios es la conocida política de reducción de gastos, pero con un enfoque muy concreto. Simple pero eficaz, ya que la única alternativa viable o mayoritariamente escogida no conviene que siga siendo el necesario ajuste de personal. ¿Por qué no hacer un primer y decidido esfuerzo para reducir el segundo factor de costes de la compañía, es decir, los gastos generales, antes de plantearse ajustes de personal? ¿Por qué no optimizar lo que ya se tiene? Un facility manager es experto en lograr estos objetivos. Como hemos dicho muchas veces, si entendemos que el segundo factor de costes se sitúa en torno al 30%, con reducir entre un 20% y un 30% esta cifra habremos logrado aumentar directamente el beneficio neto de un 6% a un 9%".
Todo ello exige implicar al facility manager en las decisiones estratégicas, ya que su reto es mejorar de forma significativa los resultados de la gestión de sus activos. La primera regla es que no se puede mejorar lo que no se mide. Habitualmente se trabaja con criterios subjetivos como: creo que se podría ahorrar, me han dicho que gastamos mucho en..., cosas así. Por ello hay que detectar, analizar, estudiar y proponer soluciones.
Las realidades se imponen y hacen reflexionar. Recientemente, el Gobierno comunicó que la Administración General del Estado disponía de 55.000 edificios, muchos de ellos sin uso, y que gastaba 100 millones al año en alquileres. Según cálculos realizados por IFMA, la gestión integral del facility management en las instalaciones y edificios públicos podría suponer un ahorro de 6.000 millones de euros al año -afirma el vicepresidente de IFMA-, ahorro que encajaría perfectamente en el plan de austeridad del Gobierno.
Dada la amplitud de la actividad generada por la gestión de activos inmobiliarios y todos aquellos servicios vinculados a la explotación de los mismos, los proveedores de soluciones de facility management se dividen en tres grandes áreas:
Servicio y recursos: empresas especializadas en la provisión de un servicio. Mantenimiento, seguridad, limpieza, reprografía, mobiliario de oficina... Algunas de ellas están especializadas en un servicio determinado y otras integran la mayoría de los servicios.
Consultores: empresas especializadas en aportar conocimiento y buenas prácticas en la gestión de los activos inmobiliarios y la gestión de los servicios. Suelen estar especializadas en una temática determinada: gestión energética, diseño de espacios de trabajo, transacciones inmobiliarias, project management, construction management, modelos de gestión, etcétera.
Gestores: empresas especializadas en la gestión de activos inmobiliarios y servicios. Estas reciben de las compañías la responsabilidad de lograr ahorros manteniendo un nivel de calidad de servicio determinado, de manera sostenida en el tiempo.
Ya existen eficientes soluciones en el mercado español. Por ejemplo, algunos sistemas de control de la demanda energética en tiempo real que, según la empresa de ingeniería y servicios energéticos Euroconsult, suponen un ahorro del 25% en la factura energética final. Este hecho, por ejemplo, significa ahorrar más de 3.000 millones de euros anuales en el conjunto de los edificios españoles, pero los ahorros son mayores si se controla el consumo de luz. En la actualidad, la mitad del gasto energético de las empresas se dedica a la iluminación de sus edificios y oficinas. De ahí que conseguir una mayor productividad y rentabilidad esté directamente ligado también al ahorro energético y al uso de sistemas más eficientes.
"En este sentido, la tecnología led en iluminación permite un ahorro en la factura de la luz en torno al 80%, indica un informe de Hella, compañía alemana proveedora de tecnología de iluminación general. Este hecho, unido a los mínimos costes de mantenimiento de los led, puede llegar a reducir considerablemente los gastos totales en este capítulo, algo crucial precisamente ahora que las pymes se enfrentan también a una subida de la tarifa de la luz de entre un 5% y un 7%", subraya el director general de Hella España, Osmael Carmena.
HORIZONTE ESPECTACULAR
Pero no es oro todo lo que reluce. "Al ser una actividad principalmente contratada a empresas de servicios, con frecuencia los contratos no están adecuadamente redactados, pesando más la concepción jurídica que la técnica. Esto lleva a todas las partes a una situación absurda en la que todos saben que no se hace lo que se tiene que hacer porque los acuerdos son leoninos y con bajas temerarias en la negociación económica, que hacen imposible su cumplimiento en términos de "calidad exigible", advierte José María Borda, director general de Sisteplant, ingeniería especializada en excelencia operacional.
Por su parte, Iñaki Lozano Ehlers, managing director de BICG, y con casi dos décadas de experiencia en consultoría de espacios de oficinas, piensa que hay que ir más allá. "Si bien todos estos planteamientos abren espectaculares horizontes a la empresa, la figura del facility manager, o como se le quiera denominar, debe integrarse en el organigrama de la empresa. Debe ser una mezcla entre el que conoce a fondo las tecnologías utilizadas, que utiliza eficazmente los espacios, gestiona con eficacia los procesos de la organización y, además, tiene una visión exacta y muy realista de la cultura de la empresa. Esa figura, cuando la hay, porque no existe normalmente en la empresa española, aporta muchísimo valor, ya que permite alinear exitosamente distintas disciplinas en una organización, porque cuanto más grande es la organización más fácil es que se disperse esa situación. Así se conseguiría un importante ahorro de costes en el capítulo inmobiliario, un aumento de la productividad de las personas, porque se centraría en las personas el diseño de las formas de trabajo (tecnología, espacio, cultura, etcétera) y, además, el componente humano se consideraría en los aspectos de motivación y que la gente diseñara su vida privada y laboral más adecuada".