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El año definitivo para organizar la agenda

El año definitivo para organizar la agenda
El año definitivo para organizar la agenda

José Ignacio Arraiz, presidente de la consultora Hay Group, tiene un sistema infalible para organizar su tiempo. Arraiz no es exactamente un fanático del orden, pero cuenta con la ayuda de una secretaria eficiente y organizada. 'Dejo la gestión de mi tiempo en sus manos y así evito citarme con dos personas diferentes a la misma hora', confiesa con humor. Al finalizar la semana, se reúne con su secretaria para analizar cómo ha distribuido el tiempo durante ese periodo. 'Me he hecho un esquema de cómo debo organizar mi agenda y procuro seguirlo y mantener un equilibrio', apunta. La receta, aparentemente, es sencilla: un tercio del tiempo lo dedica a gestión interna, otro tercio a visitar clientes y el restante a actividades de marketing y relaciones sociales. 'Pero, finalmente, siempre termino dedicando el 40% del tiempo a gestión interna y menos del debido a marketing', explica.

La agenda de citas del presidente de Hay Group depende también de su secretaria. Cada trimestre entrega una lista de las personas con las que quiere verse y ella se encarga de cerrar los encuentros. 'También me avisa cuando ve que no llevo la lista al día', señala. Y, como ocurre con un buen número de ejecutivos, ella es la encargada de poner orden en su mesa.

El ejemplo es una muestra de lo importante que es conocer la propia personalidad a la hora de elegir una forma de organizar el trabajo. Contar con una agenda ordenada y una lista de tareas estructurada forma parte de los buenos propósitos con los que muchos profesionales comienzan el año. Pero no es un objetivo fácil y exige buenas dosis tanto de análisis como de realismo. 'La gestión del tiempo se rige por los mismos criterios que la gestión de la propia vida: supone tener claro qué se quiere hacer, de qué recursos se dispone y cuál es la personalidad de cada uno', resume José María Gasalla, profesor de Esade y director del Programa de Dirección y Desarrollo de Personas de esta escuela de negocios. Gasalla llama la atención sobre la tendencia creciente en este ámbito a depositar la confianza en las herramientas tecnológicas y relegar a segundo plano el factor personal. 'Muchas veces hacemos especial hincapié en la utilidad de las herramientas para organizarnos. Y las herramientas, qué duda cabe, son muy útiles, pero lo primero que hay que analizar es la propia personalidad', explica. En ese sentido, las peculiaridades del carácter son el primer factor que facilita o dificulta el llevar a cabo la lista de tareas que una persona se asigna. 'Hay que conocerse, asumir cómo es uno, los recursos con los que cuenta y trabajar en ello. De lo contrario puede suceder lo que a mucha gente le ocurre con el propósito de ir al gimnasio: se calculan mal los recursos, se da a ese objetivo una prioridad que no es real y, por tanto, no se cumple', reflexiona.

Una gestión eficiente supone tener claro qué se quiere hacer, qué recursos hay y cómo es cada uno

Una cultura del orden

En el caso de una persona organizada, las herramientas sí pueden constituir un punto de apoyo ideal para gestionar el tiempo. Es el caso de Samuel Arenas, director general de Ask.com, que estructura sus tareas con la ayuda de tres elementos tecnológicos: el correo, el móvil y la blackberry. 'Por la mañana mientras espero a mi hija para llevarla al colegio trabajo desde el ordenador. Después, cuando voy de camino, utilizo la blackberry y hago lo mismo con el teléfono', explica. En las reuniones internas de Ask.com los encuentros duran lo previsto y si surge un tema nuevo se convoca una reunión extra para tratarlo. 'Soy una persona organizada, vivir o trabajar en desorden me pone muy nervioso', confiesa. Un reflejo de esa personalidad metódica es su costumbre de digitalizar las tarjetas de visita que le entregan para incorporarlas al correo electrónico y a la blackberry. Arenas acostumbra también a anotar comentarios importantes al lado de cada nombre registrado.

Al margen del perfil personal de cada cual, en las empresas donde la organización es un valor dominante el ambiente favorece una buena gestión del tiempo. 'Un elemento que hay que tener en cuenta al abordar esta cuestión es el factor cultural. Si trabajas en una organización donde interrumpir o cambiar prioridades o reuniones es algo habitual es muy difícil optimizar el tiempo', concluye José María Gasalla.

Dos maneras de entender el orden

José Ignacio Arraiz. Presidente de Hay Group.

Entre las normas no escritas que sustentan el modelo de gestión del tiempo de José Ignacio Arraiz está el no convocar reuniones imprevistas, 'a menos que no tenga otro remedio que hacerlo'. Arraiz conoció por experiencia propia lo que supone tener un jefe que se dedique a dinamitar las agendas de los demás y por ello es muy remiso a hacer lo mismo con sus subordinados. 'Yo procuro respetar el tiempo de los demás, aunque no siempre es posible, depende de lo que te apuren los temas', explica. Junto a la colaboración inestimable de su secretaria, el presidente de Hay Group es un gran usuario de los mensajes sms. 'Me parece un gran invento, es una forma de comunicarse que no resulta invasiva y te permite estar al tanto de las cosas importantes sin cortar el ritmo. Yo nunca respondo al móvil en las reuniones, pero a los sms sí'.

Samuel arenas. Director general de Ask.com.

En Ask.com no existen secretarias personales. Los ejecutivos gestionan su propia agenda y las secretarias que trabajan en la compañía se encargan de tareas administrativas y de atender las llamadas, pero no de poner orden en las lista de tareas de sus jefes. Las herramientas tecnológicas son el pilar fundamental en el que se apoya la organización de tiempos y tareas en la empresa. 'Las reuniones presenciales que tenemos en España roban más tiempo del que nos gustaría, pero cuando se trata de reuniones internas utilizamos mucho la videoconferencia y la teleconferencia para evitar viajes y ahorrar tiempo', señala Arenas. Como persona organizada, el director general de Ask.com valora mucho que se respete su tiempo y hace lo mismo con el de los demás. De ahí la práctica de poner un tiempo de duración fija a las reuniones de trabajo.