El peligro de perder un papel
Nueve de la mañana. Sentado en su despacho, un ejecutivo examina un grupo de currículos que uno de sus colaboradores ha depositado sobre su mesa. Como ninguno se ajusta al perfil que está buscando, los tira a una papelera que comparte con otro compañero y que se vacía en un simple contenedor.
Diez de la mañana. Después de examinar el primer borrador de un contrato con uno de sus clientes, ese mismo ejecutivo imprime el documento. La impresora, como siempre, está atascada. Tras maldecirla por enésima vez, vuelve a su despacho prometiéndose mentalmente recoger el documento más tarde. Pero no lo hace.
Estos son sólo dos ejemplos del descuido que existe en la mayor parte de las empresas y otras entidades a la hora de tratar los documentos en papel. Un agujero organizativo que puede traer consecuencias mucho más graves de lo que pueda parecer a simple vista. ¿La razón? En esos documentos no sólo puede recogerse información económica de la compañía, sino también datos personales de los trabajadores, clientes, proveedores y aspirantes a empleados de la empresa, entre otros.
'Las empresas se preocupan mucho por el aspecto tecnológico de la protección de datos. Todas hacen copias de seguridad e instalan cortafuegos. Sin embargo, nosotros por nuestra experiencia sabemos que es mucho más fácil meter la pata con el papel. Más del 90% de las inspecciones de la Agencia de Protección de Datos (APD) es por incumplimientos de la ley en cuanto a soportes en papel', señala José Helguero, director general de Helas Consultores, una empresa especializada en consultoría de protección de datos.
El año pasado, la APD ingresó más de cuatro millones de euros a través de 198 sanciones que oscilaron entre los 600 y los 600.000 euros. Entre esas actuaciones hubo muchos incidentes relacionados con el descuido hacia el papel. Fue el caso, por ejemplo, de la aparición de una caja con medio centenar de historiales médicos en un contenedor del polígono de El Campillo, en Abanto. O el descubrimiento en una calle de Madrid de 125 currículos de aspirantes a vendedor de una tienda de ropa juvenil.
Las inspecciones de la Agencia se inician a menudo por sorpresa. 'A las empresas que consideran serias las avisan con 24 horas de antelación. En las desconocidas se hacen por sorpresa, para evitar que a nadie le de tiempo de quemar papeles o hacer desaparecer equipos informáticos', explica Helguero. Muchas compañías utilizan esas 24 horas de gracia para tratar de construir, a través de documentos, una apariencia frente a la Agencia de que están inmersos en pleno proceso de adaptación a la ley. Otras veces las inspecciones surgen de la denuncia de algún cliente descontento o de algún empleado en conflicto con la empresa.
En cualquier caso, la clave para protegerse de las incidencias no sólo consiste en adaptarse a los requerimientos de la ley (fijar procedimientos sobre cómo archivar, qué guardar, qué destruir etc.), sino en instruir a los trabajadores para que respeten los procedimientos. Así, algunos estudios aseguran que el 80% de las fugas de datos se debe a malas praxis de la plantilla. 'En las impresoras compartidas, por ejemplo, al final del día nadie recoge los papeles que ha enviado. Ahí te encuentras de todo', explican los consultores.
Consejos para evitar sanciones
l Archivos seguros. Los especialistas en protección de datos aconsejan situar los archivos en salas cerradas con llave, dotadas de medidas contra inundaciones e incendios y con acceso restringido a personal con autorización. Prohibido almacenar ficheros en pasillos y despachos abiertos.l Uso de datos mínimos. Los empleados no deben tener acceso más que a la información mínima que requieran para realizar su trabajo.l Restringir la salida de información. Si la empresa permite a los trabajadores sacar información para trabajar en casa, es muy importante establecer la obligatoriedad de solicitar autorización y dejar constancia de los datos que se sacan y cuándo y cómo se devuelven. Las medidas anticopia son fundamentales.l Faxes confidenciales y mesas limpias. Hay que introducir cláusulas de confidencialidad en faxes y correos electrónicos. También es importante concienciar a los empleados para que mantengan despejadas las mesas. Nada de papeles a la vista ni impresoras desbordadas.l Destruir el papel. Para evitar riesgos, lo mejor es instalar trituradores de papel.