El Registro permite a las empresas el uso de Internet en sus relaciones societarias
Las leyes tardan en adaptarse a la realidad. Pese a que las comunicaciones a través de Internet están a la orden del día y cada vez son más las empresas que utilizan la Red para comunicarse con sus clientes y proveedores, comprar y vender, dar a conocer sus productos y sus novedades, las normas legales aún no recogen de una manera explícita la posibilidad de usar las nuevas tecnologías en las relaciones de las empresas con sus socios.
Sin embargo, la elaboración de pactos estatutarios en los que de manera expresa se recoja la creación de una página web y una dirección de correo electrónico que permita a los socios recibir los mensajes y notificaciones de la sociedad permiten hacer uso de las nuevas tecnologías en la vida societaria de las empresas. Es una de las recomendaciones que el Colegio de Registradores Mercantiles recoge en su Guía de comunicaciones electrónicas intrasocietarias, que tiene por objetivo informar a las empresas de las ventajas que ofrece la utilización de las comunicaciones electrónicas en la sociedad anónima y en la de responsabilidad limitada. La guía ofrece, además, una serie de ejemplos de cláusulas estatutarias. Los registradores son conscientes de que existe la sensación generalizada de que las leyes no alientan la incorporación de las nuevas tecnologías a la vida societaria 'y de que, salvo en contados casos, las modernas técnicas de comunicación no son miradas con disfavor por la normativa vigente'.
En el caso de las sociedades de responsabilidad limitada una simple modificación en sus estatutos puede obligar a la empresa a tener una página web y una dirección de correo electrónico donde atender las comunicaciones dirigidas por los socios a los administradores. Pero también la empresa puede obligar a sus socios a disponer de una dirección electrónica a la cual dirigirá la sociedad todas las comunicaciones que deban hacerse a los socios.
La guía editada por el Registro Mercantil también aclara que las sociedades limitadas pueden convocar juntas a través de Internet. La Ley de Sociedades de Responsabilidad Limitada permite sustituir los anuncios en el Borme (Boletín Oficial del Registro Mercantil) y de los periódicos por cualquier procedimiento de comunicación individual y escrita que asegure la recepción del anuncio por todos los socios.
La guía del Registro Mercantil aconseja también en este caso establecer un pacto estatutario que establezca como forma de convocatoria la remisión informática a una dirección de correo electrónico. También es posible convocar al consejo de administración a través del correo electrónico siempre que se introduzca una cláusula que así lo autorice en los estatutos de la empresa.
Videoconferencia
De igual manera, los registradores entienden que una reunión de junta general transmitida por videoconferencia puede ser perfectamente válida, ya que aseguran que 'no ofrece menores garantías de autenticidad y ausencia de manipulación de la que tiene lugar con todos los socios físicamente reunidos en un solo local'. Sin embargo, la posibilidad de aplicar las nuevas tecnologías a las sociedades anónimas es algo más complejo, en opinión del Colegio de Registradores. Pese a ello, es posible convocar al consejo de administración a través del correo electrónico y que la reunión se transmita por videoconferencia siempre que ni los estatutos lo prohíban ni los consejeros se opongan.
Y en las sociedades anónimas también pueden sustituirse algunas publicaciones exigidas por la ley por correo electrónico.