Aplicación del nuevo IRPF en las nóminas
Desde que viera la luz hace ya cuatro años, la aplicación de la Ley del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas ha generado un sinnúmero de quebraderos de cabeza de todo tipo para empresas y trabajadores.
El pasado día 10 de enero, el Consejo de Ministros aprobaba el reglamento del nuevo IRPF que incorpora modificaciones notables como una considerable rebaja (un 11% de media) en las retenciones que las empresas practican en la nómina de sus trabajadores.
Este final de etapa es un buen momento para que los departamentos de recursos humanos y las empresas proveedoras de servicios y nóminas recapitulen sobre los errores cometidos anteriormente y subsanen las posibles dificultades que puede producir la aplicación del nuevo IRPF.
La normativa nacía con un objetivo claro: ajustar el cálculo del IRPF en las nóminas con el fin de que su impacto en las declaraciones de la renta se reduzca al máximo. Con la entrada en vigor de la nueva ley, las nóminas incorporan diferentes variables económico-retributivas y/o familiares que periódicamente repercuten en las retenciones. Una tarea que varía considerablemente la manera de elaborar las nóminas llevada a cabo hasta entonces.
Además, los departamentos de recursos humanos de las empresas son ahora los gestores del pago del ingreso a cuenta de los trabajadores; una situación que les convierte en deudores ante la Agencia Tributaria, con las consiguientes responsabilidades legales.
La empresa asume ante Hacienda todos los pagos que no se realicen correctamente, independientemente de que el trabajador realice o no su declaración. Analicemos algunos aspectos que pueden resultar de utilidad en la aplicación del impuesto.
La ley sólo obliga a realizar regularizaciones trimestralmente (abril, julio y octubre); sin embargo, lo aconsejable es realizar las regularizaciones de manera mensual (diciembre, incluido). Esta medida permite ajustar al máximo el importe de la retención del ingreso a cuenta a cada trabajador evitando la variación del salario final. Asimismo, cuanto más ajustado sea el cálculo de la cuota de retención anual, menos problemas surgirán con las inspecciones que realice la Agencia Tributaria.
Una empresa que realice el cálculo de manera trimestral sólo puede conocer la situación real hasta el mes de octubre -último mes para regularizar según la ley-, por lo que se produce un vacío de tres meses que se debe realizar de manera teórica. En cambio, los inspectores disponen de todos los datos reales y definitivos en el momento de efectuar los cálculos, lo que puede acarrear diferencias: un error que es responsabilidad última de la empresa.
Otro de los puntos que los empresarios deben tener en cuenta -y en el que la ley hace especial incidencia- radica en un necesario cambio de mentalidad que sustituya el cálculo del porcentaje de IRPF en la nómina por identificar qué cuota anual de retención repercute en el trabajador y que el empresario debe declarar e ingresar a cuenta de IRPF.
Hay que tener en cuenta que el cálculo del porcentaje es coyuntural y sólo es orientativo cuando se calcula al inicio de cada ejercicio fiscal, cuando no intervienen elementos que puedan distorsionar dicho cálculo ni se aplica la opción de regularización.
Pero las necesarias regularizaciones del impuesto del IRPF deben hacernos olvidar por completo el concepto aritmético de porcentaje en la nómina sustituyéndolo por la cuota anual de retención.
En el momento de la regularización se aplican diferentes variables como la cuota anual teórica de retención prevista junto a la cuota anual de retención practicada hasta el momento o la retribución anual teórica prevista y la retribución real percibida hasta el momento.
Por último, hay que tener en cuenta que el porcentaje aplicado en las nóminas ha sido redondeado al entero; por lo que en algunos casos puede llegar a variar hasta medio punto (por exceso o defecto), una circunstancia que puede generar diferencias considerables entre el porcentaje obtenido y el aplicado hasta el momento.
Este aspecto conlleva problemas de comprensión para el trabajador y las empresas, que siguen sin asimilar las diferencias que pueden existir en algunos casos entre los porcentajes de IRPF obtenidos entre un mes y otro.
Tras esta recapitulación y una vez detectadas las dificultades para aplicar este impuesto, se pueden apuntar unas líneas maestras de actuación para evitar problemas en el cálculo de las retenciones como:
Controlar la fiabilidad de la información de los asalariados, tanto a nivel del seguimiento del cálculo de IRPF como del asesoramiento legal.
Explicar y justificar el cálculo para la obtención del porcentaje de IRPF.
Efectuar las comparaciones de cálculo con los programas de ayuda de la propia Agencia Tributaria para confirmar la validez de los cálculos realizados.