Así se aborda, paso a paso, una investigación interna en una empresa
Las técnicas utilizadas van desde la revisión de los correos corporativos hasta las entrevistas con empleados
En el 2022, los jueces procesaron por corrupción a 164 personas físicas y 36 personas jurídicas, según los datos del Consejo General del Poder Judicial (CGPJ). Desde hace trece años, las compañías pueden sentarse en el banquillo de los acusados no solo para responder por delitos relacionados con la corrupción, como el fraude, el cohecho o la malversación. La lista de ilícitos se ha ido ampliando y ya incluye más de cuarenta infracciones. El acoso sexual y el delito de trato degradante se incorporaron recientemente al catálogo por la llamada ley del “solo sí es sí”.
Para esquivar multas millonarias, desprestigio e incluso la extinción, las empresas se han empapado de la cultura de prevención y cumplimiento normativo. Y, en este contexto, las investigaciones internas se han convertido en una pieza clave para detectar y corregir comportamientos que pueden dar al traste con la compañía.
Una de las razones de esta progresiva concienciación de las empresas en materia de compliance, indica Sonia Trendafilova, abogada en Clifford Chance. “viene dada por la presión natural que ejercen sobre ellas no solo las autoridades, sino los intervinientes en el mercado”.
Procedimiento
Cualquier investigación interna comienza con una información o chivatazo. A partir de ahí, explica Trendafilova, será el órgano de dirección el que decida abrir las pesquisas.
“Antes de meterse de lleno hay que determinar si realmente los hechos se corresponden con un delito o irregularidad”, subraya Carlos Coscollano, responsable del área de tecnología forensic en BDO España. El primer paso, apunta el experto, es identificar las fuentes de información disponibles para, posteriormente, recopilar los datos “de manera que preserven su integridad y se garantice su no manipulación”.
Según la complejidad y el daño potencial del asunto, las empresas pueden echar mano de especialistas en forensic (término anglosajón que refiere a una actividad mixta de investigación y auditoria). “Siempre realizamos una copia forense de los dispositivos y utilizamos keywords (palabras clave) o búsquedas ciegas”, explica Hugo Sutil, director de disputes and investigations en Alvarez & Marsal.
Una vez analizada la información obtenida, “se suele elaborar un plan de entrevistas con las personas clave”, indica Sonia Trendafilova. En el proceso es fundamental, subraya la abogada, respetar ciertos límites relacionados con los derechos de los trabajadores y con la normativa de protección de datos. También pueden ser necesarias, añade Sutil, averiguaciones sobre los vínculos personales y/o profesionales de los investigados y el rastreo de dinero. Para ello, asegura, “utilizamos fuentes públicas de información, accesible a cualquier tercero”.
Toda investigación termina normalmente con un informe en el que se determinan y califican los hechos, se identifican a los implicados y se proponen medidas correctivas. Si la infracción tiene tintes penales, el trabajo puede servir para anticipar la labor del juzgado de instrucción, destaca Miguel García-Casas, of counsel responsable de la práctica penal de la oficina de Madrid de Herbert Smith Freehills. Así, asevera, “se demuestra el firme compromiso de la empresa para evitar la comisión de delitos en el contexto de su actividad”.
Colaboración
El resultado de la investigación puede adjuntarse como informe pericial en un proceso penal. Para García-Casas sería recomendable que la Ley de Enjuiciamiento Criminal regulara el valor de estas diligencias internas y su incorporación a la causa. El experto aboga por que, a semejanza de otros países, se prevea la colaboración con la fiscalía a través de acuerdos previos al inicio del proceso. “Creo que España debe dar un paso adelante y recoger un mecanismo de conformidad previo al desarrollo del procedimiento”, afirma.
Sobre la reglamentación de las investigaciones internas, Javier Gómez-Ferrer, director en BDO Abogados España, defiende una regulación de mínimos, con base en el respeto a la presunción de inocencia y a la confidencialidad y adaptable a las particularidades de las compañías. En esta misma línea, García-Casas considera que hay que avanzar en el desarrollo de un código de buenas prácticas que marque directrices para las empresas, abogados y asesores.
De los detectives internos a sentarse en el banquillo
Delitos. Los delitos corporativos más comunes son los de naturaleza económica, señala Miguel García-Casas (of counsel de la oficina de Madrid de Herbert Smith Freehills). En la práctica, indica Hugo Sutil (Alvarez & Marsal), “las investigaciones internas para las cuales solicitan nuestra colaboración suelen versar, entre otras, sobre prácticas desleales de directivos”.
Plazos. El plazo máximo de investigación interna es de seis meses para casos complejos y de tres para el resto. Javier Gómez-Ferrer (director de BDO Abogados) destaca la importancia de establecer un límite porque, recuerda, las empresas “no son detectives” ni sustituyen a las fuerzas de seguridad ni al Ministerio Fiscal”.
Sanciones. Desde la primera sentencia del Tribunal Supremo de condena a una empresa (de 29 de febrero de 2016), las multas impuestas ascienden a un total de 2.745.332.598 euros, según datos acumulados hasta el 6 de junio de 2023 en Laleydigital. Además, las organizaciones condenadas deben hacer frente a la responsabilidad civil derivada de la comisión del delito. Los jueces también pueden ordenar la disolución de la empresa, como cuando hay una condena por asociación ilícita o por delito contra los derechos de los trabajadores. En 2018, la Audiencia de Madrid multó con 360.000 euros a una empresa y suspendió sus actividades por dos años por no haber tomado medidas para poner fin a la emisión de ruidos.
