Las firmas abrazan el ‘open space’: oficinas sin barreras

Uno de cada cuatro bufetes en Madrid ha derribado sus paredes e, incluso, en algunos casos, ha quitado los despachos de sus socios

Poco o nada se parecen las modernas oficinas de los despachos de abogados de hoy al tradicional bufete, situado en un antiguo edificio señorial, con largos pasillos, techos altos y un viejo parqué que, con su crujir, anunciaba la llegada a la puerta de algún cliente. Tampoco queda ni rastro ya de las enormes mesas de escritorio clásicas o de las estanterías llenas de libros, manuales y revistas. El negocio, los clientes y los propios usos profesionales exigen otro tipo de espacio, de organización e, incluso, de estética.

Poco a poco, y no sin tener que vencer antes importantes resistencias internas, en el sector legal se abre camino una nueva forma de distribuir y organizar las oficinas, tal y como pone de manifiesto el informe Law in EMEA: space usage and workplace strategy in the legal sector, de la consultora estadounidense CBRE. El documento, que analiza las últimas tendencias en los mercados jurídicos de la región de Europa, Oriente Medio y África (EMEA), certifica que la tónica general es la desaparición de las paredes y la reducción del número de despachos (en algunos casos, incluso, inexistentes hasta para los socios). El trabajo, cada vez más, se desarrolla en amplias praderas sin barreras físicas, que facilitan la comunicación y difuminan las jerarquías. Un sistema “más democrático”, según califica el estudio.

El informe indica, además, que los bufetes situados en Madrid nada tienen que envidiar, por ejemplo, a los de Londres. “Las firmas en España son bastante atrevidas y pioneras”, señala Enrique Carrero, director nacional de global workplace solutions en CBRE. Además de en la capital británica, Mánchester y Edimburgo, solo hay dos ciudades que han incorporado modelos de open space: Dublín y Madrid. Un 28% de las sedes de la capital española cuentan con modelos abiertos y flexibles. La media de EMEA es solo del 15%.

En este cambio de mentalidad, según afirma Bernardo Sesma, director de servicios de advisory & transaction para ocupantes de CBRE, los bufetes nacionales y extranjeros “van a la par”. No obstante, advierte de que estamos ante una tendencia creciente pero aún no mayoritaria. En muchas organizaciones los socios todavía no se han atrevido a dar el salto o aún les pesa el temor a la pérdida de confidencialidad o al ruido excesivo para trabajar.

Frente a los que así piensan, se sitúan los que apuestan por espacios compartidos, combinados con salitas o cabinas insonorizadas para reuniones o llamadas. Los beneficios de las zonas comunes, según afirman, son muchos: mejor comunicación, menos barrera a la colaboración y menos sensación de jerarquía, lo que incide directamente en una mayor productividad, una mejora del bienestar de los profesionales y más poder para atraer talento. “Una parte importante de los bufetes situados en España han entendido que hacer una mejor distribución del espacio es una necesidad a la hora de superar ciertos retos”, resume Carrero.

Madrid, una ciudad asequible

En el análisis de qué despachos han abrazado el modelo abierto, es fácil concluir que innovar en el uso del espacio resulta más sencillo al adquirir o mudarse a una nueva sede, normalmente, en un edificio más moderno. Pero no es el único factor. En muchas capitales europeas, el precio del metro cuadrado impone medidas de eficiencia espacial e, incluso, de incentivo del trabajo fuera de la oficina.

Madrid, en cambio, según resalta el informe de CBRE, es una de las grandes ciudades europeas más asequibles a la hora de establecer un despacho. El precio del alquiler anual en la capital española asciende a los 365.000 euros por metro cuadrado, frente a los 500.000 de la media de las principales metrópolis de la zona EMEA. París y Moscú lideran el ranking, con un coste anual de 710.000 euros por metro cuadrado, seguidos de cerca por los 630.000 euros que deben pagar las firmas situadas en Londres. Por el contrario, las ciudades más baratas son Bruselas, con un coste anual aproximado de 210.000 euros, y Düsseldorf, cuyo alquiler asciende a los 290.000 euros al año.

En lo que respecta al alquiler por persona (es decir, la media entre el coste anual del terreno y la plantilla total del bufete), la cifra asciende a los 9.500 euros anuales en Madrid; cantidad que, de nuevo, es menor a la media europea, que roza los 11.000. Por su parte, Moscú y París encabezan el listado de urbes más caras en este apartado, con 16.000 y 19.600 euros al año, respectivamente.

Una manera de lidiar con los altísimos precios de los centros financieros, zonas en las que se sitúan las grandes firmas, es, precisamente, adoptar los nuevos modelos de distribución del espacio. Según destaca el informe, la reorganización “suele tener un efecto beneficioso en la gestión a la baja de los costes de alquiler”. O, dicho de otro modo, al hacer un más uso económico de las oficinas, aumenta la densidad de trabajadores por metro cuadrado, lo que abarata el gasto por persona del alquiler.

Un buen ejemplo de ello es Londres. El metro cuadrado de la capital británica es el tercero más caro de la zona EMEA, pero, sin embargo, el gasto por empleado de sus bufetes se posiciona al nivel de ciudades como Fráncfort o Milán (cuyo suelo tiene un valor por debajo de la media europea). Lo mismo ocurre con Dublín, en donde el precio del terreno rebasa la media de los principales mercados europeos, pero la tarifa por persona cae significativamente hasta situarse en los 8.100 euros anuales, el cuarto más barato de la región. Ambas ciudades son, junto con Mánchester y Edimburgo, las que cuentan con modelos de ocupación más modernos e innovadores.

Las condiciones más favorables que presenta Madrid explican el gran número de mudanzas y transacciones inmobiliarias de los últimos años. Según datos de CBRE, desde el año 2008 se han producido un total de 100 transacciones en la capital española. La mayoría, además, han sido llevadas a cabo por bufetes nacionales, un 62%. Las operaciones de firmas internacionales, no obstante, van ganando terreno (también en el sentido literal de la palabra): de cada diez transacciones de superficies de más de 3.000 metros cuadrados (el mayor rango estudiado), seis corresponden a bufetes extranjeros.

En Barcelona, en cambio, la suma total de operaciones inmobiliarias en los últimos diez años asciende a 73. En este caso, los despachos nacionales ganan por goleada, protagonizando el 88% de las transacciones.

Bufetes espaciosos

Por otro lado, los modelos que buscan “democratizar” el despacho tienen una incidencia directa sobre el espacio que ofrecen a cada letrado. Así, y según el mismo estudio, los abogados que ejercen en la capital española cuentan con 40,8 metros cuadrados cada uno, por encima de la media de los otros mercados (39,3).

Los letrados bruselenses, por su parte, son los que disponen de más sitio, con 74,8 metros por profesional. Les siguen de cerca los alemanes de Düsseldorf y Fráncfort (65,8 y 59,4, respectivamente). En el otro extremo se encuentran Mánchester (24,9) y Edimburgo, que otorga a sus letrados un total de 15,8 metros cuadrados por cabeza.

Baker McKenzie: futbolín, biblioteca y terraza

Más eficacia. Inaugurada a finales de 2017, la oficina madrileña de Baker McKenzie (en el edificio Beatriz, en la calle Ortega y Gasset) es un ejemplo de entorno moderno e innovador. En ella, el bufete dispone de amplios espacios donde se agrupan letrados de diversos ámbitos. Asimismo, la oficina tiene zonas más recogidas, como la biblioteca, y otras más informales, como una terraza, un futbolín y un pequeño auditorio para llevar a cabo presentaciones o reuniones informales. Este tipo de distribución, aseguran desde la firma, influye directamente en la eficacia de la plantilla. De hecho, el despacho observó que a reunir a los abogados en la misma sala, las llamadas internas se redujeron un 44%. Además, subrayan que son habituales las reuniones improvisadas en esos espacios abiertos, “que son más rápidas y eficaces que cuando tenían que reservar agenda y sala”.

EY Abogados: letrados sin sitios fijos

Atracción del talento. El trabajo colaborativo y los espacios compartidos son elementos que los jóvenes mileniales y de la generación Z (nacidos entre mediados de los 90 y principios de los 2000) valoran especialmente. Así lo afirma Lucía Jaquotot, responsable de recursos humanos en EY Abogados: “Este modelo favorece un entorno fresco y juvenil en el que los nuevos letrados se encuentran mucho más cómodos”, señala. Desde que se trasladó de sede en 2016, las oficinas de EY en la madrileña Torre Azca (en la calle de Raimundo Fernández Villaverde) no cuentan con despachos individuales para los profesionales, sino que el espacio se divide en zonas amplias con mesas donde, además, no hay sitios asignados, ni siquiera para los más veteranos. De esta forma, subraya Jaquotot, no solo se logra atraer a los recién graduados, sino que se consigue “romper” las jerarquías existentes en la plantilla.

Pinsent Masons: espacio abierto y escritorios iguales

Sin diferencias entre socios y juniors. En su oficina en Madrid, en el número 90 de la calle Serrano, Pinsent Masons trabaja en el formato open space: sin despachos (ni siquiera para los socios) y con el mismo modelo de escritorio para todos los abogados, con independencia de su posición jerárquica. Su socio director, Diego Lozano, que se declara un “apóstol” de esta forma de organización, explica que casi dos años después de ocupar esta sede todas las ventajas que intuía se han cumplido. “Hay más igualdad, comunicación y colaboración; genera una relación distinta entre abogados”. Y comenta cómo el open space conecta mejor con los jóvenes, por lo que se vuelve un activo para atraer el talento. Lo que no ve, al menos de momento, es el formato hot desk (sin sitios fijos): “Es mejor que los equipos estén juntos, facilita el trabajo”.