Las normas ISO y su aplicación en las pymes
Qué son las normas ISO, porqué una pyme debe implantarla y cómo se obtiene su certificación.
Las ISO son un conjunto de normas creadas con la intención de ordenar la gestión de la empresa en diferentes ámbitos. ISO son las siglas que corresponden a Organización Internacional de Normalización. Estas normas son independientes y no gubernamentales, y se ocupan de establecer requisitos con el fin de garantizar la idoneidad de los productos o servicios, pero también de su seguridad y eficacia en la producción.
La gran competencia internacional, junto a los procesos globalizadores de los mercados y el poder de los consumidores, han provocado la necesidad de creación de estas normas. Se pueden aplicar en todos los sectores y actividades y para la mayoría de las empresas sirven como herramientas que ayudan a reducir los costes y errores, además de mejorar la productividad.
Las normas ISO tienen un papel fundamental en el comercio internacional e impactan en la industria global. Contar con distintas certificaciones ISO facilita acceder a diferentes mercados. Así, la norma ISO más destacada y popular es la 9001. Pero hay una especial para medio ambiente, la 14001; para seguridad y salud, la 45001; de seguridad en la información, la 27001, etc.
La norma ISO 9001 es la estándar para todos los sectores. Con ella se consigue la máxima satisfacción del cliente mediante una fabricación de productos o prestación de servicios en constante mejora.
Las pymes y las normas ISO
Para las pequeñas y medianas empresas conseguir la certificación ISO es fundamental. Supone una manera de fidelizar y ganar clientes, por lo que es el paso hacia el crecimiento y desarrollo empresarial. Sí es cierto que se debe asumir un coste, pero permitirá aumentar la bondad de su producto o servicio, por lo que sus ventas a otros mercados se incrementarán, gracias a la confianza de estas normas en clientes extranjeros.
Los recursos, o la falta de ellos, es la dificultad básica a la que apuntan todas las pymes para referirse a la implantación de las normas ISO. Sin embargo, la implantación de los procesos para conseguir la satisfacción de los clientes ofrece un retorno muy efectivo.
Cómo conseguir la certificación ISO en una pyme en diez pasos
Para conseguir la ISO 9001 (la más implementada) la pyme debe seguir los siguientes pasos:
- Para empezar, es necesario establecer un enfoque claro y preciso para obtener la certificación.
- En segundo lugar, la pyme debe estar informada. Es decir, debe conocer los principios de la norma, tanto lo positivo como lo negativo. Además, es recomendable que analicen el proceso en otras empresas similares pata poder aplicárselo a sí misma.
- El siguiente paso es el de preparación. Los directivos de la pyme son quienes deben estimar los recursos necesarios y los internos para poder preparar la certificación. En este sentido, se tendrá que nombrar un responsable de calidad que conozca todo el proceso y se encargue de su supervisión. También habrá una persona encargada de relacionarse con el consultor externo.
- La comunicación será el próximo trámite. Todos los trabajadores han de conocer los cambios que se vayan a producir, el proceso implementado, la política de calidad y los objetivos marcados.
- A continuación, es momento de capacitación. La empresa ha de planear la capacitación a los trabajadores para que tengan las habilidades necesarias para llevar a cabo el proceso. Aquí entra en juego la formación, en caso de necesitarla. Este es uno de los pasos fundamentales para que el proceso salga bien.
- Cuando ya se cuenta con trabajadores capacitados es momento de analizar los procesos y métodos con los que cuenta la empresa para trabajar. Se persigue optimizar el trabajo en tiempo y forma, con los recursos con los que se cuenta.
- La fase de implementación es aquella en la que se explica el qué. Es el momento de desarrollar el manual de calidad en el que se describa detalladamente la organización de la empresa, las relaciones entre las actividades, procesos, gestión y sistema de calidad interno. En este punto se implementan los procedimientos del trabajo. También en este punto es momento de encontrar el mejor medio para acceder a la información que se necesite. Completados los pasos y validados los procesos, se realiza la preparación preliminar antes del momento de la certificación.
- El paso octavo, que es en el que se determina la formación y experiencia del equipo auditor. Uno de ellos debe sr independiente, de manera que no podrá intervenir en los procesos.
- En la preauditoría se revisa la aplicación de los requisitos dictados por la norma ISO 9001. El objetivo en este paso es analizar y diagnosticar la empresa. En caso de problemas, la pyme deberá resolverlos antes de la auditoría.
- Por último, se procede a la auditoría de certificación. El auditor se encarga de verificar capa proceso, en función de la norma ISO, asegurando su efectividad. Una vez finalizado, la pyme obtendrá, o no, la certificación. En caso afirmativo, deberán realizarse análisis periódicos para comprobar que sigue cumpliendo con los requisitos.
